Автоматизация работы с кадровой документацией

- личные дела, личные  карточки работников (в том числе временных работников);

- лицевые счета или  расчетные ведомости по начислению заработной платы;

- табели и наряды работников вредных профессий;

- трудовые договоры (контракты)  или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Срок хранения этих документов в соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - 75 лет ⁸.

Помимо вышеперечисленных  документов длительному хранению (сроки  хранения указаны в Типовом перечне) подлежат: списки личного состава, в  том числе работающих на производстве с вредными условиями труда; акты несчастных случаев, связанных с производством; штатные расстановки, книги учета приема, увольнения и перемещения работников и др.

Документы передаются в  архив организации, оформленные  в соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций, по сдаточной описи установленной формы.

Подготовка документов по личному составу к длительному  хранению начинается на стадии составления  номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Типовым перечнем. Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дела только исполненные,  правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

- включать в дело по одному экземпляру документа;

- группировать в дело документы одного календарного года;

- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

- дело не должно  содержать более 250 листов при  толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.  Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.  
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу: приказов.

Приказы по личному составу  формируются в дела в зависимости  от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.  
В соответствии с Типовым перечнем (ст. 6б) приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования  документов по личному составу показывает, что при значительных объемах  приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно - приказы о премировании, поощрении и т.д., т.е. содержащих сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию⁹.

Приказы, распоряжения и  другие распорядительные документы  по личному составу формируются  в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке  и с относящимися к ним приложениями.  
В соответствии с Правилами распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.  
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.  
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.  
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством  проводится работа по их подготовке к  передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Правилами в  архив поступают документы, в  том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела передаются в  архив в упорядоченном состоянии  по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в  отдельную группу, систематизируются  обособленно и включаются в самостоятельную опись.  
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел; 

- составление описей  и научно-справочного аппарата  к нему (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для  дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; обращается внимание на правильность оформления документов.  
Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов).

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, систематизируются в хронологической  последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к  награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Как уже отмечалось выше, лицевые счета и личные карточки сотрудников систематизируются по алфавиту фамилий.  Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола  суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при  выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющего повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в  конце - лист-заверитель по установленной форме.  В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа  в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.  Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.  
Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение  документов, замена их копиями и  т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

 

2.2 Автоматизация в архиве

Внедрение автоматизированной системы в архиве при помощи электронных каталогов позволяет моментально узнать сведения о трудовом стаже и другим вопросам социально-правового характера.

С внедрением полнотекстовых автоматизированных систем появилась возможность оперативного многоаспектного поиска и просмотра любого документа или тематической подборки документов.

Один  из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после  исполнения документа, - номер дела, в которое помещен документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.

Важная  задача решаемая системами автоматизации, - упорядоченное хранение кадровых документов в электронной форме. Но хотя на рынке присутствует ряд решений типа "электронный архив", пока еще нет систем, которые бы соответствовали действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций¹⁰.

При создании автоматизированной системы параллельно  должны решаться вопросы обеспечения  сохранности документов. К сожалению, сегодня многие даже не знают о  создании в апреле 2002 г. Центрального архива документов на электронных носителях  Московского городского объединения архивов и не имеют представления о том, что документы коммерческих организаций составляют негосударственную часть Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Проблема  сохранения документов на электронных  носителях и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Автоматизация кадровой документации в Военном комиссариате

Военный комиссариат г.Сызрани для автоматизации кадровой документации использует автоматизированную систему «Военно-учетный орган» которая предназначена для ведения кадровой документации и предусматривает специфику организации - воинского учета граждан.

Система позволяет: автоматизировать решение задач военно-учетной работы (учет, контроль, поиск и анализ); автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т.е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами  на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности «Военно-учетный орган»:

 · Учет граждан,  пребывающих в запасе или подлежащих  призыву;

· Учет фактов бронирования и снятия с бронирования;

· Поиск (отбор, фильтрация) граждан из общего списка по различным критериям (возраст, чин и т.д.);

· Автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

. Автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма №18) · Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

· Ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

· Автоматизация информационных обменов на магнитных носителях  с вышестоящим военно-учетным органом в каком-либо электронном виде (Excel, Access, d-Base, …).

«Военно-учетный орган» автоматически создает различные кадровые документы. Тексты документов выводятся в Word. Каждый документ создается по шаблону, который автоматически заполняется «Военно-учетным органом».

 Используя Word, специалист отдела кадров легко можете изменять шаблоны или создавать новые, а также редактировать текст получающихся документов при автоматизации кадрового делопроизводства.

Военный комиссариат  г.Сызрани на базе программы «Военно-учетный орган» автоматизирует учет практически любых кадровых операций. Конфигурация настроена на автоматизацию кадрового учета следующих операций;

- прием на работу;

- перевод;

- увольнение;

- очередной отпуск;