Автоматизация работы с кадровой документацией

Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа³.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- определяя потребность  в кадрах и организуя поиск  будущих работников, специалисты  кадровых служб должны руководствоваться  наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

- заключив трудовой  договор с работодателем, работник  обязан соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

- работники организации  должны быть под расписку ознакомлены  с документами, устанавливающими  порядок обработки персональных  данных работников, а также об  их правах и обязанностях в  этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- при сменной работе  каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления  оплачиваемых отпусков определяется  ежегодно в соответствии с  графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).  
 
ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы  заработной платы, размеров тарифных  ставок, окладов, различного вида  выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

- о введении, замене  и пересмотре в организации  норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных  нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

- локальные нормативные  акты, регламентирующие режим и  условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);

- штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются  работодателем единолично;

- другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых  локальных нормативных актов  является их включение Госкомстатом России, а состав унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД). К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Документ должен содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах (тарифных ставках), надбавках и месячном фонде заработной платы. Порядок разработки штатного расписания нормативно не закреплен и устанавливается самой организацией. Целесообразно возложение подготовки данного документа на экономистов по труду и заработной плате с обязательным обсуждением его содержания с руководителями структурных подразделений, включая юридическую и кадровую службы.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. После здания данного приказа в штатном расписании оформляется гриф утверждения.

Изменения в штатное  расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного  им лица. 
Приказы об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений относятся к приказам по основной деятельности и регистрируются секретарской службой.

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. Отпускной период может показываться в графике как по месяцам (это указано в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26), так и по датам (это отражено в самой унифицированной форме графика отпусков № Т-7)⁴.

График отпусков, согласно Инструкции Госкомстата России, должен быть сводным, т.е. единым для всей организации. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. В связи с последним условием кадровая служба может использовать следующую методику подготовки графика отпусков. Сначала составляется приказ или распоряжение о подготовке проектов графиков отпусков на следующий календарный год в каждом - структурном подразделении организации.

Предложения структурных  подразделений вносятся в проект сводного графика отпусков, который визируется руководителем кадровой службы и руководителями других структурных подразделений и согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии). Гриф согласования с профсоюзным органом должен содержать ссылку на протокол заседания.

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При разработке и утверждении графика отпусков необходимо учитывать требование ТК РФ о подготовке этого документа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Из утвержденного сводного графика отпусков целесообразно сделать выписки для структурных подразделений и передать их под расписку руководителям подразделений, которые в свою очередь ознакомят с ними подчиненных.

В унифицированной форме  графика отпусков предусмотрена возможность перенесения срока отпуска при наличии уважительной причины или по просьбе работодателя при условии согласия работника.

Заполнение унифицированных  форм № Т-3 и Т-7, безусловно, существенно  облегчает подготовку локальных  нормативных актов. Однако не все документы этой группы имеют утвержденные унифицированные формы. Так, правила внутреннего трудового распорядка оформляются в произвольной форме, ТК РФ (ст. 189) устанавливает лишь требования к их содержательной части. Правила должны регламентировать порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и другие вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Правила внутреннего  трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников и, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ).

Совершенно новыми для  кадровой службы являются документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также документы об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Несмотря на то что ТК РФ требует, чтобы работники и их представители были ознакомлены с этим документом под расписку, в большинстве организаций они до сих пор не разработаны. Начать работу в данном направлении можно с составления положения (инструкции, правил и т. п.) о защите персональных данных работников. В Положении следует указать цель и задачи организации в области защиты персональных данных; раскрыть их понятие и состав; показать, в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные.

Важно отметить, каким  образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. При оформлении положения о защите персональных данных работников можно воспользоваться следующей примерной формой, в целом, отвечающей требованиям, предъявляемым к документам организационно-правового характера.

1.3 Совершенствование кадровой документации на основе автоматизации

Повышение эффективности  работы аппарата управления и кадрового отдела может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе  можно отметить, что в связи  с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность  работы, но так как  внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные  направления совершенствования работы с кадровой документацией неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс⁵.

Система автоматизации кадровой документации должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности⁶.

Что же касается эффективности автоматизации работы с кадровыми документами, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации.

При переходе на работу с  электронными копиями кадровых документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

При переходе на автоматизированную систему работы с кадровой документацией  повышается рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. При переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%⁷.

Итак, внедрение полноценной  системы автоматизации кадровых документов предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Глава 2 Кадровая документация в архиве

2.1 Подготовка кадровой документации к архивному хранению

Документы по личному  составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее  чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Документы, имеющие  временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе и бухгалтерии) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Основными видами документов, характеризующими трудовую и производственную деятельность граждан, являются:

- приказы, распоряжения  руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;