Организационно-кадровая документация

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….…………….3

1 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ…………..4

2 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ………………………..………………..8

3 ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ……….....12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………...…………..13

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………...…………….14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      ВВЕДЕНИЕ

 

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение  по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется  в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми  вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное  лицо. В маленьких организациях (с  небольшим штатом сотрудников) функцию  кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

В состав документации по личному  составу входят различные виды документов:

• организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
• распорядительные (приказы по личному составу);
• информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);
• документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки) и т.п.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять  и соблюдать меры по обеспечению  их сохранности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

В настоящее время постановка учета кадров и ведение кадрового  делопроизводства является обязательным условием эффективного управления персоналом любой компании. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует  действующее гражданское, налоговое  и трудовое законодательство. Кроме  этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения  работодателя и наемного работника. Поэтому большое значение приобретает  формальное закрепление функций  ведения кадрового учета и  делопроизводства, которое возможно посредством разработки Положения  о подразделении, выполняющем эту  работу.

Положение об отделе кадрового  учета и делопроизводства службы управления персоналом предприятия - организационно-правовой документ, определяющий место подразделения  в общей структуре предприятия, регламентирующий порядок его повседневного  функционирования, а также вопросы  подчиненности и взаимодействия отдела с должностными лицами, подразделениями  и службами предприятия.

Положение устанавливает  системно связанные между собой  правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции  отдела кадрового учета и делопроизводства предприятия (организации, учреждения), обязательные для выполнения его  сотрудниками. 
Текст Положения должен быть напечатан на общем бланке предприятия и изложен от третьего лица единственного или множественного числа. При этом используются формулировки "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Текст положения может быть разделен на главы, пункты и подпункты. Тогда главы должны иметь названия и быть пронумерованы римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту Положения формулируется в предложном падеже.

Структура "Положения  об отделе кадрового учета и делопроизводства" должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов  управленческих документов, но при  этом как можно более полно  учитывать специфику его организации  и деятельности и может содержать  следующие основные разделы: 
общие положения;

• структура и состав отдела кадрового учета и делопроизводства;
• цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства;
• организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства;
• организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства;
• организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства;
• полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства;
• ответственность отдела кадрового учета и делопроизводства;
• особые вопросы деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства;
• заключительные положения.

Перечисленные разделы образуют основной текст Положения. 
Преамбула Положения об отделе кадрового учета и делопроизводства 
Основному тексту Положения, как правило, предшествует преамбула, указывающая на его предназначение, например: 
"Настоящее Положение определяет порядок работы отдела кадрового учета и делопроизводства: (следует указать полное наименование предприятия). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем Положении, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями предприятия, допущенными к ведению работы с персоналом предприятия".

Раздел I. Общие положения.

Данный раздел должен содержать  следующую информацию:

• о цели работы по учету кадров и организации кадрового делопроизводства на предприятии;
• о целях и задачах деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства, его организационном статусе;
• о полном официальном и условно-сокращенном наименовании отдела кадрового учета и делопроизводства;
• о руководстве отделом кадрового учета и делопроизводства;
• о порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры отдела кадрового учета и делопроизводства;
• о документах, регламентирующих деятельность отдела кадрового учета и делопроизводства и его сотрудников.

Раздел II. Структура и  состав отдела кадрового учета и  делопроизводства.

В этом разделе, как правило, отражаются:

• порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава подразделения по работе с персоналом;
• сведения о наличии в составе подразделения по работе с персоналом внутренних подразделений, их названиях;
• сведения о численном составе сотрудников подразделения по работе с персоналом;
• организационно-штатная структура (в виде схемы, как правило, выносимой в приложение) подразделения по работе с персоналом;
• ведомость численного состава (обычно в табличной форме, с указанием количества, в т.ч. в процентах к общей численности, руководителей, специалистов и исполнителей, и также выносимая в приложение) подразделения по работе с персоналом.

Раздел III. Цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства 
В этом разделе излагают цели и основные задачи отдела кадрового учета и делопроизводства, определяющие состав его важнейших функций. Содержание этого раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя перечень целей и задач отдела, но и наглядно показывало роль и место ОКУД в деятельности предприятия (например, в виде схемы, отражающей внутренние организационно-документационные связи подразделений службы управления персоналом, вынесенной в приложение).

Раздел IV. Организация управления отделом кадрового учета и  делопроизводства 
Содержание этого раздела целесообразно изложить в следующей последовательности:

• общее и повседневное руководство работой отдела кадрового учета и делопроизводства;
• руководящий состав отдела кадрового учета и делопроизводства;
• 3) организация управления повседневной деятельностью отдела кадрового учета и делопроизводства;
• 4) организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства в оперативном режиме.

Раздел V. Организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства 
Этот раздел содержит описание организации его взаимодействия с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия в вопросах: получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства, предприятия;, обмена, документами.

Кроме того, в разделе  целесообразно коротко пояснить, что подразумевает термин "взаимодействие" применительно к условиям данного  предприятия. Как правило, указываются  основные направления взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства с другими подразделениями, службами и должностными лицами.

Раздел VI. Организация обеспечения  отдела кадрового учета и делопроизводства 
В этом разделе должен быть определен общий порядок технического и материального обеспечения деятельности подразделения. Здесь же могут быть отражены вопросы технического обслуживания оргтехники, используемой в работе ОКУД, его информационного обеспечения, включая меры по защите служебной информации от несанкционированного доступа и т.п.

Раздел VII. Полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства 
Этот раздел может включать перечень предоставленных отделу кадрового учета и делопроизводства полномочий для реализации своих задач. 
предприятия.

Раздел VIII. Ответственность  отдела кадрового учета и делопроизводства 
Содержание этого раздела определяет границы коллективной и индивидуальной ответственности отдела кадрового учета и делопроизводства.

Раздел IX. Особые вопросы  деятельности отдела кадрового учета  делопроизводства 
В данном разделе рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику деятельности подразделения по работе с персоналом предприятия и требующие документального разъяснения (регламентации), в т.ч.: 
вопросы контроля и проверки деятельности отдела; 
отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников отдела и должностных лиц других подразделений и служб предприятия..

Раздел X. Заключительные положения.

В разделе обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее  положение. Также здесь может  быть установлен срок пересмотра содержания документа и порядок внесения и утверждения дополнений и изменений  в текст Положения. 
При введении в действие данного документа можно учесть рекомендации, изложенные в п. 2.7.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , которую часто принимают в качестве образца при подготовке инструкции о делопроизводстве на предприятии. Так, согласно указанной Типовой инструкции, Положение (в нашем случае - Положение об отделе кадрового учета и делопроизводства) "принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила" и "применяется как самостоятельный правовой акт". Этот документ подписывает начальник данного структурного подразделения, а утверждает - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении - руководитель предприятия или его заместитель по управлению персоналом. Решение о порядке принятия положений (а также правил и инструкций) организация, не относящаяся к органам федеральной исполнительной власти, устанавливает самостоятельно. 

 

 

 

 

2 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

Наиболее значимые документы, традиционно используемые в качестве организационных для нормативного установления статуса и объема деятельности кадровой службы и ее работников, –  положение о службе и должностные  инструкции. Эти документы являются нормативными актами длительного действия и, как все организационные документы, предназначены для регламентации  объема работы структурного подразделения  и должностных лиц.

Документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой  для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций и установления взаимосвязей отдельных  должностей, является должностная инструкция.

Известно, что служебная  должность – первичный элемент  управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых  в структурном подразделении, разделения обязанностей и кооперации труда.

Должностные инструкции в  мировой управленческой практике рассматриваются  как действенное средство управления, предназначенное для решения  организационных, регламентирующих и  регулирующих задач. Кроме того, должностные  инструкции помогают руководителю объективно оценивать деятельность каждого  работника, мотивированно применять  меры воздействия.