Кадрової документації

 

 

ВСТУП

 

Темою мого дослідження є визначення вимог до документаційного оформлення кадрових операцій.

 Документація з особового  складу утворюється як результат  роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення  підготовка та перепідготовка, виховання). Вона характеризує правові, трудові  та службові взаємовідносини  окремої особи з установою.

У документації з особового складу відбивається діяльність установи з питань обліку, прийняття, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Документація з особового складу використовується в довідкових справах. Мільйони громадян, практично все працююче населення, неодноразово звертаються за довідками чи іншими документами. Особливо підвищується значення документації з особового складу під час виходу працівника на пенсію.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відбиває діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

З огляду на сказане можна дійти висновку, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути поставлені зразково.

Метою дослідження є саме визначення правової бази кадрової діяльності та правил їх оформлення.

Предметом дослідження є визначення вимог до документаційного оформлення кадрової документації.

Об’єктом дослідження є система кадрової документації.

Для вирішення поставленної мети слід вирішити такі завдання: охарактеризувати основні терміни та поняття кадрової документації. Визначити особливості документального оформлення: прийому, переміщення, надання відпусток, заохочення, дисциплінарного зтягнення, звільнення; визначення основних вимог та правил ведення трудових книжок; ведення обліку кадрів.

Протягом цього дослідження я користувалась роботами видатних фахівців у цій галузі юриспруденції, державного управління, а саме: Ю.І. Палеха, А.Н. Діденко, А.Б. Фельзер, М.А. Міссерман, В.А. Кудряєв В.П., Козоріза, А.С. Головач, велику увагу приділила вивченню КЗпП, а також нормативно – методичним матеріалам.

Робота містить 3 розділи, 5 додатків, 9 використаних джерел.

 

 

 

1. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ДОСЛІДЖЕННЯ

1. Характеристика основних термінів та понять в кадровій діяльності

 

У навчальний літературі, що стосується роботи з людьми на макрорівні, вирізняють поняття людські ресурси, трудові ресурси, робоча сила, на рівні організації — частіше зустрічаються поняття персонал, кадри і, відповідно, управління персоналом чи кадровий менеджмент.

Розглянемо вищезазначені поняття більш детально.

Людські ресурси — це населення країни, етносу, регіону, міста чи населеного пункту.

Люди — це найбільш важливий елемент продуктивних сил і головне джерело розвитку економіки, де визначальними є рівень їхньої майстерності, освіти, підготовки та ступінь мотивації діяльності. Існує непересічна залежність конкурентоспроможності регіональної економіки та рівня добробуту населення від якості і кількості трудового потенціалу персоналу підприємств та організацій регіону.

У будь-якому суспільстві одним із загальних законів його розвитку є закон підвищення якості населення, який зазначає, що кожне наступне покоління має властивості більш високої якості, більше знає і вміє порівняно з попереднім. Це визначається усталеними закономірностями розвитку науково-технічного і соціально-економічного прогресу та розвитку людського суспільства загалом.

Трудові ресурси — це частина працездатного населення, яке за своїми віковими, фізичними, освітніми даними відповідає тій чи іншій сфері діяльності.

До трудових ресурсів, відповідно до діючого законодавства України, відносять населення в працездатному (робочому) віці (чоловіки від 16 до 60, жінки від 16 до 55 років), за винятком непрацюючих інвалідів праці і війни 1-ої та 2-ої груп та непрацюючих осіб працездатного віку, які отримують пенсії за старістю на пільгових умовах, а також населення, старше і молодше працездатного віку, яке зайняте в суспільному виробництві.

Слід відрізняти трудові ресурси реальні (ті люди, які вже працюють) та потенційні (ті, які мають бути залучені до певної праці у перспективному періоді).

Особливості управління трудовими ресурсами зумовлюються специфічними рисами об'єкта управління, оскільки вони одночасно є виробником і споживачем матеріальних та духовних благ. Хрім того, кожен індивід споконвічно має певні права, які він намагається відстоювати.

Трудові ресурси є одним із головних об'єктів управління персоналом на рівні як макросистем (держава, регіон, галузь), так і мікросистем (організація, установа, підприємство). Характерна їх ознака — обмеженість.

Однак, загальна пропозиція ресурсів на якийсь певний момент — величина цілком визначена й може змінюватися під впливом внутрішніх (характер продукції, технології та організації виробництва) і зовнішніх факторів (демографічні процеси, юридичні та моральні норми суспільства, характер ринку праці тощо).

Робоча сила — це реальні трудові ресурси, тобто ті люди, які вже зайняті на ринку праці.

Ринок праці — це система суспільних відносин: соціальних, економічних, юридичних норм та інститутів, які забезпечують нормальне відтворення та ефективне використання праці відповідно до її кількості і якості винагородження. Ринок праці — це інститут (механізм), який зводить разом покупців (пред'явників попиту) та продавців (постачальників) окремих товарів та послуг.

Оскільки робоча сила на ринку продається і купується, вона має ціну, є наслідком взаємодії попиту та пропозиції на неї.

Розрахунки потреби в робочій силі повинні спиратися не лише на кількісну та якісну оцінку реальних трудових ресурсів, але й на можливий рівень їх використання, аналіз зумовлюючих факторів — технічних, організаційних, соціально-економічних.

Персонал — це працівники підприємства, які працюють на ньому постійно чи тимчасово за трудовим договором або трудовою угодою.

Персонал підприємства — це сукупність працівників, котрі отримали необхідну професійну підготовку та (або) мають досвід практичної діяльності. Окрім постійних працівників, у діяльності підприємства можуть брати участь інші працездатні особи на основі тимчасової трудової угоди.

До складу персоналу входять як постійні (прийняті на роботу безстроково чи на строк, обумовлений контрактом або договором), так і тимчасові (прийняті на строк до 2 місяців чи для заміни тимчасово відсутньої особи — на 4 місяці), сезонні (прийняті на роботу, що має сезонний характер) працівники, позаштатні працівники і сумісники, а також працівники, які працюють за трудовою угодою.

Кадри — це постійний штат кваліфікованих працівників того чи іншого підприємства, організації чи установи згідно зі штатним розкладом. До кадрів не відносять працівників, посади яких не передбачені в штатному розписі.

Це найбільш складний об'єкт управління в організації, тому що він:

- на відміну від предметних факторів виробництва, є «живим», 
що спричиняє його здатність самостійно вирішувати, кри- 
тично оцінювати вимоги, які до нього ставляться, та діяти,

-  має суб'єктивні інтереси,

- дуже чутливий до управлінського впливу, реакція на який 
невизначена.

Кадри є не лише соціально-економічною, а й політичною категорією, оскільки вирішення будь-якої економічної, соціальної чи політичної проблеми вимагає людей, які могли б їх розв'язувати на професійному рівні. Як багаторівневе поняття кадри, насамперед, характеризуються чисельністю та структурою (розглядаються як у статиці, так і в динаміці), професійною принадністю й компетентністю.

Трудовий колектив підприємства — це всі працівники, які приймають участь у діяльності організації на підставі трудового договору (контракту) та інших установлених законом форм, що регулюють трудові відносини.

Управління персоналом або кадровий менеджмент — це цілеспрямований вплив, необхідний для узгодження спільної діяльності людей з виробництва продукції, виконання робіт чи надання послуг, що включає ціле визначення, організацію виконання, мотивацію, координацію та контроль. Це процес, що забезпечує інтеграцію і найбільш ефективне використання працюючих для досягнення цілей організації.

Відомий фахівець з наукового управління Р.Макнамара казав так: «Менеджмент — це мистецтво, мистецтво мистецтв, оскільки це мистецтво організовувати людські таланти».

 

2. Правова основа кадрових операцій

 

Правова основа кадрового діловодства формується низкою законодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого — Кодексом законів про працю. Наприклад, питання навчання працівника без відриву від виробництва регламентують 20 статей Кодексу (ст. 201—220). Безпосередні стосунки до кадрового діловодства мають закони про оплату праці, про відпустки, про соціальний захист тощо. Але є багато законодавчих актів, які лише окремими аспектами дотичні до кадрового діловодства. У Законі України "Про інформацію" ст. 21—23 визначають правові норми інформації державних органів та органів місцевого самоврядування, норми правової інформації та інформації про особу. Ст. 200 Кодексу про адміністративну відповідальність встановлює санкції за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Колективним договором можуть бути встановлені додаткові умови оплати праці та соціальних пільг працівників. Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені також особливі вимоги щодо зарахування на роботу та внутрішнього режиму в організації.

Основним документом щоденного та щогодинного використання вважається положення про підрозділ — про кадрову службу чи про службу управління персоналом.

Основу цього документа становить Типове положення про кадрову службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України. Типове положення про кадрову службу складається з п'яти розділів. Перший розділ визначає статус служби та її підпорядкування, встановлює, якими документами вона керується і який існує порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників кадрової служби, а також обумовлює наявність у службі круглої печатки і штампів. Другий розділ формулює основні завдання служби, третій — основні функції, четвертий — права, п'ятий — відповідальність.

Усі приписи та вимоги директивних документів реалізуються у посадових інструкціях працівників кадрової служби. Кожна така інструкція затверджується керівником організації і видається працівникам для ознайомлення. Тільки після того, як працівники прочитали посадові інструкції та поставили на них свої підписи і числа, можна вважати, що процедура формування правової бази для діяльності кадрової служби завершилась.

Провадження кадрової документації реалізується в багатоплановому і багаторівневому правовому полі. Правова база кадрової служби не обмежується законодавством про працю. Та й саме це законодавство зазнає динамічних змін у зв'язку із змінами у суспільстві. Це історичний процес, відомий із досвіду багатьох держав. Загальна характеристика така: чим більше впорядковується суспільне життя, чим чіткіше визначаються економічні особливості — тим необхіднішим стає правове регулювання трудових відносин між працедавцем і працівником. Яскравим прикладом цього є відповідні процеси в Україні останнього десятиліття. Часті зміни в законодавстві, що регулює перебіг різних соціальних перетворень, відображаються в кадровому діловодстві і формують різнорівневість правового поля кадрової служби: від Кодексу законів про працю до правил внутрішнього трудового розпорядку в кожній організації.

З огляду на це виникає потреба акцентувати увагу на ролі і значенні кадрового діловодства (діяльності служб управління персоналом) у правовому і соціологічному аспектах. Успішна взаємодія двох економічних та соціологічних об'єктів — працедавця і працівника — можлива лише за умови досконалого юридичного регулювання їх стосунків. Обидві ці сторони правового процесу однаково зацікавлені в чіткому і грамотному формулюванні їх взаємних вимог і сподівань, а також у їх закріпленні на основі чинного законодавства. Реалізується це шляхом провадження кадрової документації.

У зв'язку із специфікою кадрової служби і кадрового діловодства необхідно звернути увагу на такі терміни, як регламентація, конфіденційність, державна таємниця, правовий режим. На основі Закону України "Про інформацію" встановлено: майже вся кадрова документація є конфіденційною, тобто не підлягає розголошенню, і порядок доступу до неї визначається окремим дозволом. Нерідкісні випадки, коли в кадровій службі працюють з документами, які мають гриф різного рівня таємності, і регулюється така діяльність Законом України "Про державну таємницю". Отже, для успішного провадження документації та надійного її зберігання в кадровій службі регламентовано практично все. Особову справу, наприклад, не можна виносити з приміщення кадрової служби, а для ознайомлення з нею сторонньої особи необхідний персональний дозвіл керівника організації. Відповідні органи контролюють у кадровій службі всі аспекти збереження таємниці — від системи захищеності приміщення до правил провадження діловодства і дотримання вимог номенклатури справ. Перевіряється також наявність відображення відповідних прав і обов'язків у посадових інструкціях працівників кадрової служби. А для працівників, допущених до роботи з таємними документами, існують ще й окремі вимоги щодо оформлення трудових відносин. Постановою Кабінету Міністрів України № 414 від 15.06.1994 р. за роботу в умовах режимних обмежень встановлено надбавку в розмірі 15% від основного окладу.