У кадровому діловодстві відображається
як рівень правового регулювання у сфері
трудових відносин, так і рівень правової
культури в суспільстві. У зв'язку з цим
доцільно звернути увагу на проблему нормативної
та реально функціонуючої правової та
загальної культури працівника кадрової
служби. Такий показник є одним з визначальних
у справі побудови та функціонування правової
держави.
- ДОКУМЕНТУВАННЯ КАДРОВИХ
ОПЕРАЦІЙ
- Особливості документального оформлення прийому на роботу, переміщення, звільнення, надання відпусток, заохочення та дисциплінарного
стягнення, атестації та переатестації кадрів
Порядок документального оформлення
прийняття на роботу. Коли людина звертається
з проханням про прийняття на роботу, нею
займається відділ кадрів підприємства,
установи, організації. Це перша фаза прийняття
на роботу - фаза зустрічі. Заявникові
дають бланки заяви, особистого листка
з обліку кадрів (Додаток 1), автобіографії
(Додаток 2), особової картки (Додаток 3)
і розповідають про умови прийняття на
роботу і про підприємство як місце роботи.
Прийняття на роботу на підприємства різних
форм власності здійснюється у відповідності
з правилами внутрішнього трудового розпорядку,
які запроваджені керівниками підприємств
та погоджені із профспілковими організаціями,
якщо такі існують на підприємстві.
Влаштовуючись на роботу, працівник
має подати адміністрації: трудову книжку,
a у випадку, коли особа влаштовується
на роботу вперше - довідку з домоуправління,
ЖЕКу або сільської ради про останню діяльність.
В усіх випадках паспорт подається
особисто.
У разі, коли робота потребує
спеціальних знань, адміністрація може
вимагати від працівника диплом (копію)
про закінчення навчального закладу та
спеціальну професійну підготовку.
Метою охорони здоров'я населення
особи, які працевлаштовуються на підприємства
харчової промисловості, громадського
харчування, продовольчі магазини, дитячі
заклади, усі види транспорту, а також
на підприємства зі шкідливими умовами
праці, підлягають медичному обстеженню
і за його результатами надають медичну
довідку. Списки професій та порядок медичного
обстеження встановлює Міністерство охорони
здоров'я України.
Під час бесіди особа, яка приймає
на роботу, має пересвідчитися, що документи
того, хто працевлаштовується, відповідно
оформлені, тобто записи зроблено вірно,
фотокартки на документах відповідають
особі пред'явника.
Потім особі, яка працевлаштовується,
видається бланк наказу про прийняття
на роботу, або це може бути типова форма
заяви, яку візує керівник відділу, куди
влаштовується особа, тобто він погоджується
з можливістю прийняття працівника, а
також визначається, на яку посаду може
бути призначений претендент і з яким
окладом.
Під час оформлення на роботу
особа знайомиться з посадовою інструкцією
та правилами внутрішнього розпорядку
організації, пі-дприємства.
Результати медичного обстеження,
відмітки про всілякого роду інструктажі
з техніки безпеки і протипожежного мінімуму
проставляються на зворотному боці бланку
- заяви про прийняття на роботу.
Після підписання заяви першою
особою підприємства (установи, організації)
відділ персоналу заповнює особову картку
та записує прізвище працівника у штатно-посадову
та алфавітну книги.
Після звільнення працівника
особова картка зберігається у відділі
персоналу протягом двох років, а в архіві
- ще 73 роки.
У випадках, коли особа призначається
на посаду з матеріальною відповідальністю,
з нею укладається особлива письмова угода
про від-повідальність за забезпечення
збереження переданих їй цінностей, яка
зберігається у бухгалтерії або в особовій
справі працівника.
Порядок документального оформлення
переведення на іншу роботу. Переведення
працівників із одного підрозділу до іншого
оформляється наказом про переведення.
Працівник звітує за попереднім
місцем роботи, передає справи згідно
з описом, якщо цього потребують умови.
Медичне обстеження та інструктаж з техніки
безпеки проводяться у випадках, коли
це необхідно.
Переведення на іншу роботу
реєструється у відділі кадрів, наказ
про переведення зберігається в особовій
справі працівника.
Після видання наказу про зарахування
на роботу про переведення на іншу роботу
в трудовій книжці працівник кадрової
служби робить відповідний запис.
У наказі слід точно зазначити
назву посади, на яку призначено працівника,
відповідно до штатного розкладу. Те саме
має бути зроблено і в трудовій книжці.
Під час оформлення переведення
на іншу роботу працівник, у разі потреби,
знайомиться з посадовою інструкцією
та з правилами внутрішнього розпорядку
підрозділу.
Всі документи, подані у відділ
кадрів при прийнятті на роботу, переведені
на іншу роботу, видані щодо працівника
за час його роботи, підшиваються у папку
(теку), яка визначається як особова справа
працівника.
Порядок документального оформлення
звільнення з роботи. Звільнення працівника
з роботи у відповідності з чинним законодавством
може здійснюватися за власним бажанням,
переводом на іншу роботу в іншу організацію,
зайняттям виборної посади (депутат Верховної
Ради), призовом до лав армії, а також з
ініціативи адміністрації.
Для звільнення з роботи за
власним бажанням та у зв'язку з пе-реведенням
до іншої організації працівник пише заяву
на ім'я керівника організації, ознайомлює
з нею керівника структурного підрозділу,
де працює, кадрову службу, а також інших
осіб, які визначені організацією. Ознайомлення
здійснюється за допомогою візу-вання
заяви посадовими особами. Отримавши відповідні
візи на за-яві, працівник подає її на підпис
керівникові, після чого вона і направляється
до кадрової служби, де складається наказ
про звільнення працівника, в якому формулюється
підстава для звільнення і зазначається
стаття Кодексу законів про працю України.
У відповідності з чинним законодавством
процес звільнення триває два тижні (14
днів).
У відділі кадрів працівник
одержує обхідний лист. Обхідний лист
- документ, який дозволяє зафіксувати
повний розрахунок працівника з організацією.
Він містить перелік підрозділів, які
по-винні засвідчити відсутність боргів
перед організацією у працівни-ків, що
звільняються.
Згідно
зі статтею 10 Закону України «Про відпустки»
від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР черговість
надання відпусток визначається графіками
(Додаток 4), які затверджує власник або
уповноважений ним орган за погодженням
з виборним органом первинної профспілкової
організації (профспілковим представником)
(далі — профспілка) чи іншим уповноваженим
на представництво трудовим колективом
органом і доводить до відома всіх працівників.
Затверджений графік відпусток
обов’язковий для виконання як роботодавцем,
так і найманим працівником.
Повідомляємо працівника
про початок відпустки
Про дату початку щорічної відпустки
роботодавець зобов’язаний письмово
повідомити працівника. Згідно із частиною
одинадцятою статті 10 Закону № 504 це треба
зробити не пізніше ніж за два тижні до
встановленого графіком терміну. Порушення
строку такого повідомлення дасть можливість
працівникові вимагати перенесення щорічної
відпустки на інший період.
Письмовим повідомленням у
цьому разі може слугувати як окремо складений
документ довільної форми, так і підпис
працівника про ознайомлення у наказі
про надання щорічної відпустки (додаток
5).
Це повідомлення доцільно складати
у двох примірниках: один — для працівника,
другий (з відміткою про ознайомлення
працівника) — для кадрової служби роботодавця.
У заяві зазвичай указується
дата початку щорічної відпустки (про
яку просить працівник) і тривалість відпустки.
Якщо працівник має право ще й на додаткову
щорічну відпустку, то в заяві він повинен
указати також підставу для надання такої
відпустки.
На складеній працівником заяві
керівник підприємства ставить свій підпис,
погоджуючись надати щорічну відпустку
у вказані в ній терміни, або через певні
обставини пропонує перенести її на інший
період. Далі заяву передають до відділу
кадрів підприємства, де на її підставі
оформляють наказ про надання щорічної
відпустки (додаток 6).
Видаємо наказ про надання
щорічної відпустки
На підприємстві надання щорічних
відпусток оформляється наказом. Для цього
можна використати типову форму № П-3 «Наказ
(розпорядження) про надання відпустки»,
затверджену наказом Державного комітету
статистики України «Про затвердження
типових форм первинної облікової документації
зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року
№ 489 (далі — Наказ № 489). Ця форма наказу
є рекомендованою, тому роботодавець може
внести до неї корективи або скласти наказ
довільної форми (додаток 7).
Наказ про надання щорічної
відпустки складається у двох примірниках,
один — для відділу кадрів, другий — для
бухгалтерії. Підписує наказ керівник
підприємства.
Новий термін відпустки у разі
її перенесення встановлюватиметься відповідно
до домовленості між працівником і роботодавцем.
Перенесення щорічної відпустки здійснюється
на підставі заяви працівника, відтак
видається наказ по підприємству (додаток
8).
Працівник має право поділити
щорічну відпустку на частини
Згідно зі статтею 12 Закону
№ 504 щорічну відпустку можна поділити
на частини будь-якої тривалості за бажанням
працівника та за згодою роботодавця.
При цьому основна безперервна частина
відпустки має становити не менше 14 календарних
днів, яка може бути як першою частиною,
так і однією з наступних її частин. Це
означає, що, скажімо, відпустку тривалістю
24 календарних дні можна поділити на 14
календарних днів безперервно, а решту
10 днів використати за бажанням працівника
або відразу, або поділивши їх на ще менші
частини (хоч тривалістю в один день). При
цьому не важливо, в якій послідовності
використано вказані 14 календарних днів
відпустки і решта 10 днів.
Безперечно, роботодавець
може й не погодитися на
поділ щорічної відпустки. А також
запропонувати свої умови поділу.
Зазвичай невикористану частину
щорічної відпустки слід надати працівникові
до закінчення робочого року. Проте, якщо
цього не відбулося, обов’язково це треба
зробити не пізніше 12 місяців після закінчення
робочого року, за який надається така
щорічна відпустка (додаток 9).
Заохочення
Працівники заохочуються за
зразкове виконання трудових обов'язків,
підвищення продуктивності праці, творчу
ініціативу, винахідливість у роботі,
передання передового досвіду роботи
іншим працівникам, за багаторічну і сумлінну
працю, за попередження крадіжок, аварій,
пошкоджень, економію державних коштів.
Заходами заохочення є:
нагородження цінним подарунком;
занесення прізвища в Книгу
пошани або на Дошку пошани;
нагородження Почесною грамотою;
нагородження нагрудним значком.
Допускається одночасне застосування
декількох заходів заохочення.
Застосування заходів заохочення:
право оголошення подяки має
кожний керівник;
преміювання і нагородження
цінним подарунком провадиться керівником,
що користується правом прийняття на роботу
даного працівника і розпорядження коштами,
передбаченими для цієї мети;
рішення про занесення прізвища
працівника в Книгу пошани або на Дошку
пошани приймається керівником підприємства
за погодженням з відповідним профспілковим
органом, а такі заходи заохочення, як
оголошення подяки, преміювання і нагородження
цінним подарунком, застосовуються адміністрацією
за погодженням з профспілковим комітетом
підприємства;
нагородження нагрудним значком
провадиться відповідним міністром разом
з Центральним комітетом профспілки працівників.
Занесення прізвища працівника
в Книгу пошани або на Дошку пошани, нагородження
Почесною грамотою і нагрудним значком
здійснюється за поданням керівника підприємства.
Заохочення проводиться наказом
керівника, якому таке право надано. Цей
наказ оприлюднюється, а в трудовій книжці
працівника робиться в установленому
порядку відповідний запис про заохочення.
Вищестоящий керівник користується
правом застосування заохочень, що належить
нижчестоящому керівникові, у повному
обсязі.
Стаття 143 Кодексу законів про
працю містить заохочення за успіхи в
роботі. До працівників підприємств, установ,
організацій можуть застосовуватися будь-які
заохочення, що містяться в затверджених
трудовими колективами правилах внутрішнього
трудового розпорядку.
Заохочення оголошуються наказом
(розпорядженням) в Урочистій обстановці
і заносяться до трудових книжок працівників
згідно з правилами їх ведення.
- Ведення трудових книжок
Трудова книжка - це документ установленого
зразка, в якому записані відомості про
стаж роботи, нагороди, заохочення кожного
працівника. Отже, це основний документ,
який підтверджує трудову діяльність
особи. Тому трудовим книжкам, зокрема
точному заповненню їх, приділяють особливу
увагу. Порядок заповнення трудових книжок
та вкладишів до них, обліку їх та видачі
в разі звільнення чи втрати тощо, регламентує
"Інструкція про порядок ведення трудових
книжок на підприємствах, в установах
і організаціях".
Відповідно до постанови Кабінету
Міністрів України від 27.04.93 р. №301 «Про
трудові книжки працівників» Міністерством
праці України, Міністерством юстиції
України і міністерством соціального
захисту населення України, наказом №58
від 29 липня 1993 р затвердили "Інструкцію
про порядок ведення трудових книжок на
підприємствах, в установах і організаціях",
наказом цих же Міністерств №29 від 26 березня
1996 р. внесені зміни до інструкції, яка
діє на цей час.