Автор: Пользователь скрыл имя, 13 Марта 2014 в 13:40, курсовая работа
Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відбиває діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.
З огляду на сказане можна дійти висновку, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути поставлені зразково.
Метою дослідження є саме визначення правової бази кадрової діяльності та правил їх оформлення.
Предметом дослідження є визначення вимог до документаційного оформлення кадрової документації.
Об’єктом дослідження є система кадрової документації.
В колонці «Назва професії, посади» записується найменування посади згідно штатного розпису - «методист першої категорії».
В колонці «Розряд» (оклад) - записується прописом розряд, категорія, посадовий оклад - «шостий», 130 гри.
В колонці «Підстава» записується номер і дата наказу про прийняття працівника на роботу - «Наказ N 10 к від 10.06.90 р.».
В колонці «Підпис власника трудової книжки» ставиться особистий підпис працівника, з яким заключили трудовий договір. Це може бути і підпис ознайомлення з наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.
IV. Відпустки - ведеться облік щорічник і всіх додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.
В колонці «Вид відпустки» пишеться вид відпустки - «щорічна», «без збереження заробітної плати» і ін.
В колонці «За який період» - пишеться робочий рік, за який надається щорічна і додаткові відпустки. Робочий рік згідно ст.6 Закону України «Про відпустки» відлічується з дня укладення трудового договору -10.02.97 р.-09.02.98 р.
З колонці «Дата» - пишеться початок і кінець відпустки -»12.09.98 р.» «04.10.98 р.»
В колонці «Підстава» - пишеться дата і номер наказу про надання відпустки - «наказ №12 к від 10.09.98 р.»
Окремо в особовій картці по формі П-2 виділені пункти:
«Додаткові відомості» - у рядку записуються зміни, які відносяться до першого і другого розділів картки, зміни прізвиська, підвищення кваліфікації тощо - Прізвище Петренко змінено на Сидоренко на підставі наказу №201 к від 10.03.98 р.
У рядку «Трудову книжку отримав» вказується дата, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки.
Особові картки на працівників повинні мати номери, що відповідають номерам запису в «Книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них». Зберігаються особові картки після звільнення працівника два роки в відділі кадрів і 73 роки в кадровому архіві. У випадках повторного прийняття особи на роботу на дане підприємство рекомендується користуватись ї ї старою особовою карткою.
Як уже зазначалось в розділі розпорядчих документів всі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів за формою (Додаток 11)
Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприємства.
Вилучення аркушів з книги не допускається, виправлення також.
У разі відміни наказу чи зміну пункту пишеться новий наказ, який реєструється з цій книзі на загальних підставах.
Записи в книзі мусять відповідати наявності наказів.
Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання. Ведеться працівником кадрової служби, який готує 1 еєдє облік наказів по особовому складу.
Запевнення граф необхідно робити коротко відповідно змісту наказу, наприклад: -. дата і номер наказу: 29.05,98 №58-к;
Штатно-посадова книга є важливим робочим документом обліку кадрів у відділі кадрів і відображає стан комплектації штатного розкладу і зайнятості посад.
Штатно-посадову книгу складають і ведуть працівники кадрової служби на підставі затвердженого керівником штатного розпису по формі (Додаток 12)
Запис даних про працівника в штатно-посадовій книзі ведеться по структурним підрозділам згідно штатного розпису. Записи бажано вести олівцем (звільнився працівник, витерли його дані, записали дані іншого), крім найменування посади і підрозділу.
На випадок зміни штатного розпису бажано залишати вільними декілька рядків штатного розпису кожного структуоного підрозділу.
Порядкові номери записів на працівника у штатно-посадовій книзі надаються згідно номерів їх особових справ і особових карток П-2.
Усі записи у штатно-посадовій книзі повинні вноситись одночасно з виданням наказу пре прийняття на роботу, чи переведення на іншу посаду.
Наявність книги та сумління її ведення забезпечує:
Щоб правильно скласти штатний розпис и правильно вести штатно-песадову книгу, треба чітко виконувати вимоги щодо назв посад, перелік яких висвітлює Державний класифікатор професій. Застосовування державної класифікації професій дивіться в наступному розділі.
Алфавітна книга складається на всіх працівників для оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для одержання довідкової інформації про працівника і, особливо, для інформації про стаж роботи.
Книга ведеться по структурних підрозділах або категоріях персоналу залежно від структури підприємства, установи, організації та чисельності працюючих за формою (Додаток 13)
Прізвище, ім'я, по батькові прийнятого працівника записують у розділі на відповідну літеру алфавіту по першій літері прізвища.
Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з'ясувати де працює працівник, на якій посаді, коли прийнятий, куди переведений, коли звільнений.
І особливо важливо, швидко отримується інформація про стаж роботи для обчислення стажу роботи на випадок непрацездатності чи інших соціальних пільг.
На підприємствах з невеликою кількістю працюючих алфавітну книгу можна не вести.
Якщо працівник звільнився з підприємства, то в алфавітній книзі його прізвище викреслюють тонкою червоною лінією.
Для вирішення проблем управління підприємством, установою, організацією керівництв. необхідно мати загальні та аналітичні дані про особовий склад, його чисельність, про плинніс-: кадрів, про підготовку звітності статистичної, про зв'язок з державними службами зайнятеє-населення.
Керівник щоденно повинен знати рух кадрів в цехах, структурних підрозділах і ззагаг щоб своєчасно приймати рішення щодо укомплектування, особливо спеціалістами, треба знаті оперативну обстановку по трудовим ресурсам.
В кадровому діловодстві, особливо для підготовки державної звітності, підрахувань плинності кадрів, необхідно вести журнали руху кадрів по обліку прийнятих, переведених звільнених. Для цього в відділі кадрів ведеться «Журнал обліку прийняття на роботу» по формі (Додаток 14)
В відділі кадрів необхідно вести «Журнал обліку переведення (переміщення) працівників на іншу посаду» по формі (Додаток 15)
Особливо для обліку плинності кадрів в відділі кадрів ведеться «Журнал обліку звільнек-працівників» по формі (Додаток 16)
Форма і ведення журналу обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією і умовами праці.
Уклавши трудовий договір, працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові. Власник або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором.
Щоб працівник знав яку роботу йому виконувати і які, при цьому, умови праці, його треба ознайомити (згідно ст.29 КЗпП України) з посадовою інструкцією, внутрішнім трудовим розпорядком і колективним договором. Згідно Закону України «Про охорону праці» (ст,8) при прийнятті на роботу власник або уповноважений ним орган повинен ознайомити працівника під розписку про умови праці.
Згідно Закону України «Про колективні договори і угоди» (ст.9) - усі працюючі, а також щойно прийняті повинні бути ознайомлені з колективним договором. На підставі ст.29 КЗпП України, ст.6 Закону України «Про охорону праці» і ст.9 Закону України «Про колективні договори і угоди» в відділі кадрів повинні буди:
Таким чином, з метою правового захисту працівникам і керівникам, в віділі кадрів ведеться «Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією і умовами праці» по формі (Додаток 17).
ВИСНОВОК