Кадрової документації

Згідно "Інструкції про порядок ведення трудових книжок" трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому прядку (ст.24 КЗпП України).

При виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки, власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві років підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними), акуратно, кульковою ручкою або ручкою з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Печаткою завіряються записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що відносяться до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку з особовій картці (типова форма № П-2), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формування причини звільнення.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завір; правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підпис особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємсті (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменувані підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графї 2 зазначається дата прийняття на роботу.

При відновленні в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги по державному соціальному страхуванню до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вноситься запис. «Безперервний трудовий стаж відновлений із такого-то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

У тому разі, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Вкладиш виписується за заявою працівника і за його власний рахунок.

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України зід 27 жовтня 1995 р. №277, і ведеться по формі (Додаток 10)
• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. №277, і ведеться по формі

 

3. ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ

3.1  Призначення обліку  кадрів

 

Для правильного і своєчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник підприємства має володіти документальною інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів — це процес діловодного обслуговування діючого підприємства (установи) в сфері отримання, обробки, контролю та систематизації даних щодо його працівників.

Ведеться облік кадрів на всіх підприємствах усіх форм власності, які мають право самостійно приймати та звільняти працівників. Піддягають обліку працівники всіх категорій незалежно від характеру займаної посади.

Організація обліку кадрів на підприємстві покладається безпосередньо на працівників кадрової служби залежно від чисельності його особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати ймовірні відомості про:

• кількість працівників взагалі та за структурними підрозділами, в т.ч. за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;
• сумісників, пенсіонерів, ветеранів війни, інвалідів тощо;
• зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін, плинність кадрів;
• стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;
• кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників, нагородження;
• стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Обліку підлягають робочий час (табельний облік), відпустки, трудові книжки, особові справи, дисциплінарні заходи та заохочення.

Щоб одержати згадані та інші дані про особовий склад, кадрова служба веде відповідну облікову документацію й звітує статистичним органам та державній службі зайнятості.

Первинно-облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів.

 

3.2 Оформлення та ведення особової картки за формою П-2, особових справ та інших облікових документів

Основним обліковим документом особового складу (кадрів персоналу) є особова картка по формі П-2.

Типова форма П-2 затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р. № 277.

Особові картки ведеться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльностіі галузевої належності.

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних підрозділах, а в середині структурного підрозділу – по прізвищах працівників в алфавітному порядку.

Особові картки на сцміснків, тимчасових працівників і жінок, які знаходяться у відпусці по догляду за дитиною комплексуються окремо. З карток складається картотека особового складу підприємства, установи, організації. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, яка відповідає за оформлення прийняття працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів:

паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), військового квитка. Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12, 13, 14 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем в зв'язку з можливими змінами.

Особова картка заповнюється в такій послідовності:

1. Загальні відомості.

п.1 - записується прізвище, ім'я, по банкові працівника в називному відмінку: Петренко Іван Сидорович

п.2 - записується рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 1950.08.20

п.З - записується місце народження (найменування населеного пункту вказується в називному відмінку, району, області - з родовому):

село Дударків Бориспільського району Київської області

п.4 - освіта - зазначається:

а) вища (для осіб, які закінчили учбові заклади 3 чи 4 рівне. акредитації);

• незакінчена вища (для осіб, які закінчили не менше як три курси вищого навчального закладу або продовжує навчання в ньому):
• середня спеціальна (для осіб, які закінчили технікум, коледж, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади):
• середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
• початкова (для осіб, які закінчили 3-4 класи);

б) заповнюється повне найменування і дата закінчення вищого або прирівняного до нього учбового закладу (інститут, академія, консерваторія, університет): Львівський медичний інститут, 1958 р.

в) повне найменування і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища: Середнє професійно-технічне училище №5, м. Київ, 1986 р.

г) вид навчання (денне, вечірнє, заочне) – підкресленням необхідне зазначити вид навчання.

Працівники, які закінчили п'ятий чи шостий клас середньої школи, відносяться до осіб з початковою, а тих хто не закінчив повний курс навчання в школі - до осіб з неповною середньою освітою.

Працівників, які навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, але не закінчили їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади.

Незакінчена вища освіта записується у випадку, коли працівник залишив навчання після закінчення не менше як трьох курсів вузу або продовжує навчання в ньому.

п.5 - Спеціальність за дипломом (свідоцтво) - заповнюють лише на спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі (посвідченні, свідоцтві) про закінчення вищого чи середнього спеціального навчального закладу.

п.6 - Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) (ті, які закінчили вищий навчальний заклад, технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет) - заповнюють повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплому (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу: Інженер-механік ЯО №13730 від 20.06.94 р.

Далі записується дата заповнення особової картки фахівцем з кадрів чи відповідальною особою з оформлення прийняття працівника на роботу.

п.7 - Загальний стаж роботи - записується загальний стаж роботи з початку трудової діяльності, підрахувавши його згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 1998 р. №1658.

п.8 - Безперервний стаж роботи - записується безперервний стаж роботи.

п.9 - Останнє місце роботи, посада - записується повне найменування підприємства, установи, організації, де в останнє працівник працював і яку посаду займав.

п.10 - Дата і причина звільнення - записується дата і причина звільнення з підприємства, установи, організації де в останнє працівник працював: 10.08.90 ст. 38 КЗпП України, за власним бажанням. Записується із трудової книжки.

п. 11 - Родинний стан - Записати родинний стан і перелічити всіх членів сім'ї із зазначенням дати народження: Заміжня. Чоловік - Бойко Іван Васильович, 1965 р.

п.12, 13. 14 - Паспоот, домашня адреса, телефон - записується серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі, домашня адреса і номер телефону. Дані паспорта \ адреса записується співцем із паспорта.

Після заповнення фахівцем відділу кадрів усіх пунктів першого розділу в особовій картці ставить особистий підпис працівника, який приймається на роботу.

3. Призначення і переведення - відповідний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни у кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

Вносячи на підставі наказів у трудову книжку записи про прийняття, переведення чи звільнення, фахівець відділу кадрів ознайомлює про це її власника під розписку в колонці. «Підпис власника трудової книжки». В колонці «Дата» ставиться дата, коли працівник приступив до роботи, ця дата відлічується як початок робочого року щорічної відпустки.

В колонці «Назва структурного підрозділу» коротко записується назва підрозділу «учбово-методичний відділ».