Организационно-кадровая документация

При разработке должностных  инструкций важнейшее значение имеет  соблюдение общепринятых юридических  норм, установленных требований к  структуре, тексту и оформлению. Среди  действующих общегосударственных  нормативных документов следует  прежде всего назвать ГОСТ Р 6.30-97, в котором содержатся общие требования к оформлению организационных документов.

Должностные инструкции оформляют  с указанием реквизитов, обязательных для бланка, предназначенного для  всех внутренних документов: наименования организации, наименования документа, даты и места его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения (ГОСТ Р 6.30-97).

Заголовок к тексту (как  и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием  документа. Например: Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу.

Формуляр должностной  инструкции и структура текста унифицированы. Структура текста должностной инструкции предусматривает следующие разделы: “Общая часть” (“Общие положения”), “Основные  задачи и функции”, “Должностные обязанности”, “Права”, “Ответственность”, “Взаимоотношения (связи по должности)”. Их содержание излагается отдельными пунктами, которые  нумеруются арабскими цифрами в  пределах каждого раздела.

Разрабатывает должностные  инструкции руководитель кадровой службы, он же подписывает этот документ. Утверждает инструкции руководитель организации. При необходимости должностные  инструкции могут быть согласованы  с юридической службой или  другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией  под расписку. Ее располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.

Содержание должностной  инструкции во многом определено государственными нормативными документами.

Первый раздел “Общие положения” начинается с пункта, устанавливающего статус работника и наименования должности в соответствии со штатным расписанием, отнесения ее к определенной категории (руководитель, специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника.

В следующем пункте перечисляются  основные организационные, нормативные  и распорядительные документы организации (приказы и распоряжения руководителя, начальника кадровой службы и др.), которыми работник отдела кадров руководствуется  в своей деятельности.

Отдельным пунктом могут  быть изложены основные требования к  профессиональным навыкам работника, которые необходимы при выполнении его должностных обязанностей.

Второй раздел “Задачи и функции” является центральным в должностной инструкции и включает формулировку основного назначения данной должности и перечисление функций, т. е. действий, выполняемых работником. Формулируя основную задачу, следует определить предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

При составление раздела  “Задачи и функции” желательно отразить логическую последовательность выполнения разных видов работ, начиная  с тех, которые выполняются ежедневно, а заканчивая выполняемыми периодически. Так, обязанности по оформлению приема на работу или по формированию дел  выполняются более или менее  постоянно в течение года, поэтому  их надо изложить в начале раздела. А работы, связанные со сдачей документов в архив или разработкой номенклатуры дел, обычно выполняют в конце  года, поэтому их следует поместить  в конце раздела.

 

В следующем разделе должностной  инструкции “Обязанности” устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, т. е. того, что нужно делать работнику для выполнения закрепленных за ним функций. В этом же разделе можно установить этические нормы, которые работник обязан соблюдать в коллективе при выполнении своей трудовой деятельности.

В разделе “Права” закрепляются права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей, порядок осуществления этих прав. Типовая формулировка прав работника содержит, как правило, следующие пункты:

• Докладывать руководству (указывается конкретная должность) о всех выявленных недостатках в пределах своей компетентности.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением изложенных в должностной инструкции обязанностей.

Этот раздел может быть дополнен и другими правами, если они предоставляются работнику  кадровой службы, например правом получать информацию для выполнения своей  работы.

Требовать у работников организации  представления документов, необходимых  для формирования личных дел, ведения  трудовых книжек, оформления трудового  договора, пенсий, проведения аттестации и т. д.

Требовать у руководителей  подразделений своевременного предоставления сведений и документов для составления  графиков отпусков, табельного учета, ведения трудовых книжек, формирования резерва на выдвижение.

Предоставляя инспектору кадровой службы какие-либо права, связанные  с составлением (оформлением) документов, следует уточнить состав документов и компетенцию инспектора.

Визировать приказы генерального директора по личному составу.

Подписывать личные справки  работникам организации.

 

• Вести переписку по вопросам кадровой службы с городскими и региональными организациями и учреждениями.

 

• Отказаться готовить и представлять в какие-либо инстанции данные по кадрам, не предусмотренные действующим законодательством.

Если в разделе “Обязанности”  за инспектором закреплен контроль за состоянием трудовой дисциплины, то ему следует предоставить право  документировать зафиксированные  нарушения или требовать объяснения в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину. Особое внимание следует уделять формулировкам  тех пунктов раздела, которыми работник наделяется правом принимать самостоятельные  решения. В этом случае необходимо конкретно  определить сферу его деятельности и пределы компетенции.

Определение прав работника  является основанием для установления его ответственности, которая в  должностной инструкции выделяется в отдельный раздел

В разделе “Ответственность” должны быть установлены содержание и формы ответственности работника кадровой службы за результаты и последствия своей деятельности, неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям, неиспользование предоставленных должностных прав.

Раздел “Взаимоотношения (связи по должности)” обычно закрепляет те внутрифирменные связи, которые неизбежно возникают при выполнении обязанностей работника, те контакты, которые связаны с выполнением закрепленных за ним функций.

Следует отметить, что действенность  должностных инструкций, их влияние  на эффективность работы службы в  значительной мере определяются качеством  этих документов, их информационной емкостью, соблюдением требований к формулировкам  всех позиций. Нормативная регламентация  деятельности службы способствует специализации, помогает достигнуть четкого взаимодействия ее работников, разграничить их должностные  обязанности. Разработка организационных  документов – не формальная бюрократическая  процедура, а реальное средство воздействия  на эффективность работы кадровой службы.

Однако организационные  документы только отражают принятую систему, основополагающие директивы  и принципы в области управления кадрами, политику руководства. Они  закрепляют порядок работы кадровой службы, но не определяют стратегию  управления персоналом. Сложившаяся  система управления кадрами предполагает выполнение главным образом учетно-регистрационных  функций, которые традиционно закрепляются в положениях о кадровых службах, должностных инструкциях их работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

Инструкция по кадровому  делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны  всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок  прохождения внутри организации. А  главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные  затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий  со стороны трудовой инспекции.

Инструкция по кадровому  делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления (см. перечень ниже). Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.

Тематические разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщенным названием  «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам.  

По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

• Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.».
• Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

Грамотная постановка и ведение  кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных  документов в этой сфере.

Знание нормативной и  нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством; 
  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1.ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к составлению  и оформлению документов”. –  М.: Изд-во стандартов, 1998

 

2.Унифицированная система  документации. Унифицированные формы.  Инструктивные и методические  материалы по их применению. –  М., 1980

 

3.Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и служащих. – М., 2000

 

4. Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти 

5. Справочник кадровика:  должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики,

 

6. ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов". - М.: ИПК "Изд-во  стандартов", 2003.