Документация

План

10. Документирование  трудовых отношений:

 предоставление  отпусков, командирования. Документирование 

оценки  труда работников.

30. Архивные  справки, архивные выписки.

40. ООО «Космос» обращается с просьбой в ООО «Компьютеры и сети» провести автоматизацию бухгалтерского учета и установить программы «1С: Бухгалтерия»  и «1С: Зарплата». Оплата гарантируется со счета в банке. Вам, бухгалтеру ООО «Космос», поручено подготовить служебное письмо в адрес ООО «Компьютеры и сети»

Задание

Составьте и оформите гарантийное письмо.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

51. В  целях обеспечения материальных  ценностей, принадлежащих райпотребсоюзу, с кассиром РПС необходимо  заключить договор о полной  материальной индивидуальной ответственности.

Задание

Составьте и оформите договор о полной материальной индивидуальной ответственности.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

Список  использованной литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 

    10. Документирование  трудовых отношений:  предоставление отпусков, командирования. Документирование оценки труда работников

     В условиях рыночных отношений, с созданием  большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

     Статьей 149 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) предусмотрено, что  работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии  оснований, предусмотренных ТК. Под  отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы (в случаях, предусмотренных ТК). Процедура предоставления отпуска сопряжена с оформлением документов, фиксирующих юридически значимое действие.

     Согласно  ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым приказом (указание) нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания приказа о предоставлении отпуска. В этом случае нет необходимости в письменном заявлении работника. Визы ознакомления, проставленные работником на графике трудовых отпусков, а также приказе о предоставлении отпуска будут одним из вариантов письменного выражения согласия работника с условиями и сроками предоставления отпуска.

     Заявление о предоставлении отпуска содержит следующие основные блоки информации:

     1) наименование структурного подразделения,  в котором работает автор заявления  (в данном случае - работник);

     2) название вида документа ("ЗАЯВЛЕНИЕ");

     3) адресат (т.е. должностное лицо, которому адресуется заявление);

     4) дата подписания заявления;

     5) регистрационный индекс;

     6) текст;

     7) подпись заявителя;

     8) визы;

     9) резолюция.

     Заявления можно оформлять на чистых листах бумаги формата А4 или А5.

     Оформлять заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера (печатной машинки). Однако, независимо от способа оформления работник должен собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.

     Заявления о предоставлении отпуска регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации составляется большое количество таких заявлений, то для их регистрации можно завести отдельный журнал. После регистрации на заявлении проставляется его регистрационный номер (индекс).

     Согласно  ТК отпуск работнику предоставляется  уполномоченным должностным лицом (руководителем организации или его заместителем), поэтому заявление адресуется на имя этого лица. Адресат, располагаемый в правом верхнем углу, содержит указание на должность руководителя, включая наименование организации, его фамилию и инициалы в дательном падеже.

     Текст заявления включает указание на вид отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск и его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в его тексте указывается причина (основание).

     Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

     Подписанное заявление визируется заинтересованными  должностными лицами организации, т.е. проходит внутреннее согласование. В  состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи.

     Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

     В комплект документов для оформления служебной командировки входят:

     1) приказ (распоряжение) о направлении  работника (группы работников) в  командировку - унифицированная форма  № Т-9 (Т - 9а) (см. примеры заполнения  приказов (распоряжений) о направлении работника(ов) в командировку);

     2) командировочное удостоверение  работника - унифицированная форма  № Т-10;

     3) служебное задание с отчетом  о его выполнении - унифицированная  форма № Т-10а (см. пример служебного  задания для направления в командировку и отчет о его выполнении);

     4) авансовый отчет - унифицированная  форма № АО-1, утвержденная постановлением  Госкомстата России от 01.08.2001 №  55 (см. пример авансового отчета).

     Основной  документ - служебное задание, которое  выдается руководителем структурного подразделения по разрешению руководителя организации на поданной служебной записке. Именно оно является основанием для приказа о направлении работника в командировку. 
А уже на основании приказа сотруднику выдается командировочное удостоверение.

     Направление работников в командировку осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя.

     В приказе указывается: место назначения, цель командировки, срок в календарных днях, источник финансирования.

     Работник  знакомится с приказом под роспись.

     Приказ (распоряжение) издается на основании  служебного задания для направления  в командировку и отчета о его  выполнении.

     Служебное задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении подписываются руководителем  структурного подразделения, в котором работает командируемый работник.

     Задание утверждается руководителем организации  или уполномоченным им на это лицом  и передается в кадровую службу для  издания приказа (распоряжения) о  направлении в командировку. 
Работнику, направляемому в командировку, выдается командировочное удостоверение установленной формы.

     Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в  служебной командировке. В каждом пункте назначения делаются отметки  о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

     Вместе  с командировочным удостоверением работнику под отчет выдается предварительно рассчитанная согласно действующему Положению сумма денежных средств. Возможна ситуация, когда работник едет в командировку за счет собственных средств, которые после окончания командировки возмещаются работнику согласно установленных норм.

     После возвращения из командировки в организацию  работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. 

     Учет  работников других организаций, прибывших  в организацию в служебную  командировку, ведется в журнале  прибытия по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, вступившим в силу 13 ноября 2009 г.

     Журнал  прибытия ведет работник, ответственный за его ведение. Этот же работник проставляет отметки о прибытии и выбытии в командировочных удостоверениях работников, прибывших в служебные командировки в организацию.

     Журнал  прибытия заполняется на основании  командировочных удостоверений работников, прибывших в командировку в организацию, оформленных по унифицированной форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

     Каждая  запись в журнале производится на дату выбытия работника другой организации, находившегося в служебной командировке, на основании данных в его командировочном  удостоверении.

     Журнал  выбытия лицом, ответственным за его ведение, заполняется на основании командировочных удостоверений, оформленных по унифицированной форме № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Каждая запись в журнале производится не позднее даты выбытии работника в командировку. 

     Аттестация  является методом изучения кадров, включающим оценку результатов деятельности работника за определенный период времени  с целью выявления его соответствия занимаемой должности и дальнейшего служебного продвижения.

     Нормативные правовые акты, регламентирующие аттестацию различных категорий работников, дают развернутое описание целей  аттестации.

     Правовой  акт о проведении аттестации. В  Положении (п. 7) установлено, что для проведения аттестации гражданских служащих по решению представителя нанимателя издается правовой акт государственного органа, содержащий положения:

     а) о формировании аттестационной комиссии;

     б) об утверждении графика проведения аттестации;

     в) о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации;

     г) о подготовке документов, необходимых  для работы аттестационной комиссии.

     График  проведения аттестации. В Положении (пункты 10, 11) подробно описаны требования к графику проведения аттестации. Он ежегодно утверждается представителем нанимателя и доводится до сведения каждого аттестуемого гражданского служащего не менее чем за месяц до начала аттестации. В графике указываются:

     а) наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация;

     б) список гражданских служащих, подлежащих аттестации;

     в) дата, время и место проведения аттестации;

     г) дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с  указанием ответственных за их представление  руководителей соответствующих подразделений государственного органа.

     Документы, необходимые для работы аттестационной комиссии. Зачастую по поводу аттестации издается не один, а несколько правовых актов, посвященных ее отдельным вопросам. В п. 7 Положения сказано, что правовой акт о проведении аттестации должен содержать положение о «подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии», но сами эти документы не названы. К таким документам относятся планы проведения аттестации, положения об аттестационных комиссиях, регламенты их работы, перечни вопросов для оценки квалификации служащих и другие документы.