Документация

     Отзыв об исполнении гражданским служащим должностных обязанностей. Согласно Положению (п. 12) не позднее чем за две недели до начала аттестации в  аттестационную комиссию представляется отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период. Отзыв подписывается непосредственным руководителем гражданского служащего и утверждается вышестоящим руководителем. В п. 13 Положения определена структура этого докумета. Он должен содержать следующие сведения о гражданском служащем:

     а) фамилия, имя, отчество;

     б) замещаемая должность гражданской  службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

     в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский  служащий принимал участие;

     г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов  профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

     Дополнительные  сведения об исполнении служащим должностных  обязанностей за аттестационный период. В соответствии с Положением (п. 14) к отзыву прилагаются сведения о  выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. При каждой последующей аттестации в аттестационную комиссию представляется также аттестационный лист гражданского служащего с данными предыдущей аттестации. Как установлено в п. 15 Положения, кадровая служба государственного органа не менее чем за неделю до начала аттестации должна ознакомить каждого аттестуемого гражданского служащего с представленным отзывом об исполнении им должностных обязанностей. При этом аттестуемый гражданский служащий вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о своей профессиональной служебной деятельности за указанный период, а также заявление о своем несогласии с представленным отзывом или пояснительную записку на отзыв непосредственного руководителя.

     Следует отметить, что в качестве источника  информации об исполнении служащим должностных  обязанностей может выступать достаточно широкий круг лиц. Например, Положением об аттестации муниципальных служащих городского округа Оренбурга (утверждено постановлением мэра городского округа Оренбурга от 28.06.2006 № 5416-1/п) предусмотрен следующий порядок. Перед проведением аттестации подготавливается отзыв об исполнении подлежащим аттестации муниципальным служащим должностных обязанностей за аттестационный период. Этот документ заполняет непосредственный руководитель подразделения органа местного самоуправления (ОМС), в котором работает аттестуемый. В целях обеспечения объективности и многосторонности деловой оценки подлежащего аттестации муниципального служащего могут также подготавливаться оценочные листы, которые заполняются всеми участниками процесса деловой оценки: коллегами, непосредственным руководством, подчиненными, сотрудниками смежных подразделений, имеющими рабочие контакты с оцениваемым сотрудником. 
 
 
 
 
 

     30. Архивные справки, архивные выписки

     Архивная  справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

     Архивная  выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

     Архивные  справки, выписки выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

     Архивные  справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.

     В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных  документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

     В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

     В тексте архивной справки не допускаются  комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

     После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также  номера листов в деле).

     Архивная  справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

     Архивные  выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

     Выписка производится только из документа, в  котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

     Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

     Машинописные  архивные копии и выписки изготавливаются  на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа  бланк организации, как правило, не используется.

     После текста архивной копии или выписки  указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается  на обороте каждого листа. Все  листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

     Архивные  справки и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

     Получатель  архивной справки, копии или выписки  расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием  данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

     Архив в соответствии с законодательством  обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в  каких целях использует и использовал  эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

     Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций  и лиц, которых она касается. Ограничения  возможны лишь в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

     Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

     Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

     Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     На  место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных  архивных документах делается отметка  об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

     При отсутствии в архиве запрашиваемых  сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем  указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

     Регистрация архивных справок, копий и выписок  ведется в журнале регистрации.

     Информация  о других формах использования документов архива представлена в Основных правилах работы архивов организаций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     40. ООО «Космос» обращается  с просьбой в  ООО «Компьютеры  и сети» провести  автоматизацию бухгалтерского  учета и установить  программы «1С:  Бухгалтерия»  и  «1С: Зарплата».  Оплата гарантируется  со счета в банке.  Вам, бухгалтеру ООО «Космос», поручено подготовить служебное письмо в адрес ООО «Компьютеры и сети».

           Задание

     Составьте и оформите гарантийное письмо.

     Недостающие реквизиты оформите произвольно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Генеральному  директору                                              

       ООО «Компьютеры и сети»                                             

       Петрову Владимиру Николаевичу                                               

       от генерального директора                                              

       ООО «Космос»                                              

       Иванцова Геннадия Васильевича 

     Гарантийное письмо

 

 

     Настоящим гарантийным письмом прошу вас  провести автоматизацию бухгалтерского учета и установить программы «1С: Бухгалтерия»  и «1С: Зарплата».

     Оплату  гарантируем с расчетного счета № _____________________________ в ОАО «Банк «Вологжанин» в срок до 15 ноября 2011 года в размере 50 000 (Сто тысяч) рублей 00 копеек.

     В случае неуплаты указанной суммы  в установленный срок нами будет  осуществляться выплата пени из расчета 1% от суммы просроченных обязательств за каждый день просрочки уплаты.  

     Генеральный директор

     ООО «Космос»                                                     Иванцов Г.В.  

     Главный бухгалтер

     ООО «Космос»                                                      Викулова А.И.  

     М.П. 
 
 

     51. В целях обеспечения  материальных ценностей,  принадлежащих райпотребсоюзу, с кассиром РПС  необходимо заключить  договор о полной  материальной индивидуальной  ответственности.

     Задание

     Составьте и оформите договор о полной материальной индивидуальной ответственности.

     Недостающие реквизиты оформите произвольно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение  № 2 
к постановлению Министерства 
труда и социального развития 
Российской Федерации 
от 31.12.2002 № 85