Документация и инвентаризация

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………......5

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТЫ

МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА………………………………………...7 1.1 Документирование хозяйственных операций…………………………..…...7

1.2 Инвентаризация имущества  и финансовых обязательств…………...........16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………..…27

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………....….29

 

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет, как  и любая другая наука, разрабатывает  собственные способы исследования своего предмета. Совокупность таких способов представляет собой метод бухгалтерского учета. Отдельные, конкретные способы являются составными частями метода, его элементами.

Метод бухгалтерского учета  включает всего восемь способов (элементов):

- документация;

- инвентаризация;

- счета бухгалтерского  учета;

- двойная запись;

- оценка;

- калькуляция;

- бухгалтерский баланс;

- отчетность.

Данная курсовая работа посвящена рассмотрению только первых двух способов: документация и инвентаризация.

Организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации каждой хозяйственной операции в специальных документах или в технических носителях информации. Все последующие записи в бухгалтерском учете производят только на основании документов. Следовательно, документация – это способ первичной регистрации хозяйственных операций в учетных документах или технических носителях информации и обоснования правильности бухгалтерских записей.

По ряду причин не все  явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в документах в момент их совершения, например естественная убыль и т.п. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств путем их подсчета в натуре. Данные инвентаризации используют для документального оформления неучтенных операций, чтобы установить соответствие учетных данных об имуществе его фактическому состоянию.

Следовательно, инвентаризация – способ уточнения показателей  учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Цель данной курсовой работы – рассмотрение сущности таких элементов метода бухгалтерского учета как документация и инвентаризация.

Для достижения этой цели в курсовой работе решаются следующие  задачи:

- выявление требований, предъявляемых к составлению  документов; рассмотрение классификации документов;

- изучение порядка  приемки, проверки и обработки  документов;

- уяснение понятия  о документообороте в бухгалтерском  учете и его основных этапах;

- изучение порядка  и сроков хранения бухгалтерских  документов;

- уяснение сущности инвентаризации, её видов, общего порядка проведения инвентаризации, документального оформления инвентаризации;

- изучение ситуаций, когда проведение инвентаризации является обязательным;

- изучение срока проведения инвентаризации различных видов активов и обязательств организации.

В курсовой работе использовались нормативно-правовые документы, как Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ и т.д.,   определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организациях Российской Федерации и сборники научных трудов Астахова В.П., Кондракова Н.П., Бакаева А. С., Безруких П. С., Кравченко Г. Н., и учебное пособие Молчанова С. С. – преподавателя международной школы бизнеса РЭА им. Плеханова, Финансовой академии при правительстве Российской Федерации.

 

1. Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерский учет осуществляет непрерывное и  сплошное наблюдение за хозяйственной  деятельностью предприятия с  помощью документов.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения [12, С. 28].

Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут так же составляться на компьютерах.

Документы служат важнейшим источником информации, которая  используется в управлении. На основании  документов ведется постоянное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.

Бухгалтерские документы имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируются действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотреблений.

Сопоставление фактических данных, выявленных при  инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостачу  или излишек товарно-материальных ценностей.

С помощью документов производится анализ хозяйственной деятельности и выявляется внутренние резервы предприятия.

Документы имеют  доказательную силу при рассмотрении спорных дел в арбитраже или  суде. Они используются в судебно-бухгалтерской  экспертизе, которая проводится по решению судебно-следственных органов. Документы имеют юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Характер операций, совершающихся на предприятии, может  быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов. Для наиболее полной характеристики операции нужно знать место, время, условия совершения операции, а так же лиц, которые принимали в ней участие. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные [12, С. 28].

Обязательные  реквизиты представляют собой обязательные сведения, без которых бухгалтерские  документы не могут являться основанием для подтверждения хозяйственной операции.

К обязательным реквизитам относятся:

- название документа;

- название предприятия, организации;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и ее измерители;

- наименование должностей, лиц, ответственных за совершение операции, а так же их подписи и расшифровке фамилий.

Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных хозяйственных операциях и имеют большое значение в оперативном учете. К дополнительным реквизитам могут относиться: номер документа, адрес и телефон организации, порядковый номер товарно-материальных ценностей, название банка и его адрес, виды и номера транспортных средств, пункты отправления и назначения, корреспондирующие счета и т.д. [11].

Первичные бухгалтерские документы — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащихся в  альбомах унифицированных   (типовых) форм первичной учетной документации. Форма документа - это порядок расположения реквизитов и их совокупность.

С 1 января 1999 г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71 а.

Унификация документов - это разработка единых типовых форм документов, которыми должны оформляться однотипные операции. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандартизация позволяет экономно использовать бумагу при печатании бланков, документов, уменьшает отходы бумаги, облегчает бухгалтерскую обработку документов и их последующее хранение [18, С. 57].

Для тех хозяйственных  операций, для которых не предусмотрены типовые формы документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов.

Требования, предъявляемые  к документам, определяются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29.07.1983 г.  № 105, а так же другими нормативными актами.

К составлению документов предъявляют следующие требования [13]:

-  первичные документы должны быть составлены по установленной форме с указанием всех обязательных реквизитов;

- документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не возможно, сразу после окончания операции.

- не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения, с денежными средствами и другими ценностями.

Ответственность за своевременное  и правильное составление документов, за достоверность данных, а также  своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие  и подписавшие эти документы.

При заполнении документов нужно соблюдать следующие правила:

1. Все записи в документах  производятся чернилами, пастой  шариковых ручек, при помощи  пишущих машин, компьютера, а также  других средств, которые обеспечивают  сохранность этих записей в течение срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах простым карандашом делать не разрешается.

2. Записи должны вестись  четко, разборчиво, аккуратно, подчистки  и помарки не допускаются.

3. Число и год в  документах пишутся цифрами, а месяц прописью.

4. Все реквизиты документа  должны быть заполнены.

5. Итоговые денежные  суммы записываются следующим  образом: рубли пишутся прописью  и с большой буквы, а копейки  – цифрами.

6. В документах подчистки  и помарки не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху делают правильную запись. Об исправлении делается оговорка: «Исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ. В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах ошибки не допускаются. Если в этих документах допущена ошибка, то их нужно уничтожить или аннулировать и составить новые документы.

Документы подразделяются по следующим признакам [9, С. 157]:

1. По назначению: распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы  бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы  содержат приказ или распоряжение на проведение хозяйственной операции. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы составляются до совершения хозяйственной операции, и они должны быть подписаны ответственными лицами. Распорядительные документы разрешают проведение операции, но информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. К ним  относятся накладные, счета-фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты и т.д. Исполнительные документы составляются в момент совершения операции.

Комбинированные документы  совмещают распоряжение и исполнение. К ним относятся приходные  и расходные ордера, ведомости  по сбору паевых взносов пайщиков и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера, группировочные ведомости и т.д. Эти документы составляются на основании распорядительных и исполнительных документов для того, чтобы создать обобщенные документы.

2. По местам составления: внутренние; внешние.

Внутренние документы  составляются на данном предприятии. К  ним относятся кассовые документы, накладные, акты, счета-фактуры, отчеты материально ответственных лиц  и т.д.

Внешние документы –  это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие.

3. По способу отражения операций: первичные; сводные.

Первичные документы  – это документы, в которых  фиксируется одна или несколько  хозяйственных операций непосредственно  в момент их совершения.