Документация и инвентаризация

Сводные документы составляются на основе первичных. К ним относятся кассовые отчеты, товарно-денежные и товарные отчеты, авансовые отчеты, отчеты о движении товаров и тары по складу и т.д.

4. По объему записей: разовые; накопительные.

Разовые документы –  это документы, в которых отражается одна или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно в момент их совершения. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы и т.д.

Накопительные документы – это документы, в которых фиксируются однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. Это документы, которые составляются постепенно путем накапливания сведений. К ним относятся лимитно-заборная карта и т.д.

5. По способу составления: заполняемые вручную; частично механизированные; полностью механизированные; полученные с помощью средств автоматизации.

Существуют следующие  стадии обработки документов в бухгалтерии [18, С. 59]:

1. Проверка документов;
2. Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной документе (таксировка и калькулирование);
3. Разметка (контировка) – запись на документах корреспондирующих счетов;
4. Включение документов в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит правильность бухгалтерского учета. Поэтому все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме; по существу; арифметически.

Проверка документа  с формальной стороны заключается  в том, что бухгалтер должен убедить в правильности использования бланка документа, установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр. Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.

Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого  подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.

Первичные документы  обобщаются в отчетах.

После проверки документов производится их бухгалтерская обработка. Она заключается в проставлении корреспонденции счетов по каждому  документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Обработанные документы и отчеты записываются в регистры бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.

После проверки и обработки  документов на их основании производятся записи в регистры бухгалтерского учета. Только после этого документы поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение года. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом [15].

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ  по созданию, проверке и обработке  документов. В графике документооборота определяются подразделения организации  и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями  графика документооборота.

Таблица 1.1.1 Пример графика  документооборота в организации.

Утверждено приказом N _____ от __________________

Наимено-вание документа	Создание документа
	Количество экземпляров	Ответствен-ный за выписку	Ответствен-ный за оформление	Ответствен-ный за исполнение	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6
Требование	2	цех	ОМТС Бухгалтерия	склад	Ежедневно (до…часов)

 

Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
Ответ- ствен. за про-верку	Кто пред- ставляет	Порядок пред-ставле- ния	Срок пред-ставле-ния	Кто исполня- ет	Срок исполне-ния	Кто исполняя-ет	Срок передачи
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгал-терия	1 экз. – цех 2 экз. – склад	При отчете При реестре	Ежеднев-но (до … часов)	Бухгал-терия	Ежеднев-но	Бухгал-терия	По исте-чении квартала

 

Для рациональной организации документооборота на предприятии приказом директора  утверждается график документооборота. Он может составляться в виде графика  или в виде перечня работ по составлению, проверке и обработке документов. Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив  их необходимо соответствующим образом  подготовить: однородные первичные  документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. В дело группируются документы  одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел, к которым относятся, например, личные дела.

Документы должны хранится так, чтобы  обеспечить их сохранность, а в случае необходимости быстро получить необходимые  сведения.

Установленные сроки хранения некоторых бухгалтерских документов приведены в приложении [23] (Приложение 1).

Ответственность за организацию хранения первичных документов, учетных регистров  и бухгалтерской отчетности несет  руководитель организации. Документы  из архива могут выдаваться только по разрешению руководителя организации.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что  документация составляет основу бухгалтерского учета. Значение бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Документы служат важнейшим источником информации, которая используется в управлении, они имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота зачастую приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций, поэтому каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

 

1.2 Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Одним из требований предъявляемых  к учету является требование реальности и точности показателей. Но при ведении  бухгалтерского учета могут возникать  расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальными ценностями. Такие изменения в текущей работе поддаются бухгалтерскому учету и не могут быть оформлены документами. К ним относятся естественная убыль- это изменения, возникающие в результате биологических, физических и химических воздействий внешней среды (усушка, утруска, распыливание) порча грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не соответствовать данным учета в результате не правильного отражения данных на счетах из-за ошибок и описок. Причинами несоответствия могут быть ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств (излишки, недостатки и т.д.). Расхождения могут возникать из-за неисправности или неточности весоизмерительного  оборудования, из-за несоблюдения норм вложений сырья в изготовленную продукцию. Расхождения между учетными и фактическими данными могут быть вызваны и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц путем обвеса, обмера, хищения.

При расчетах между предприятиями  так же могут возникать расхождения  в бухгалтерских записях из-за ошибок, разногласий и споров между сторонами. Для устранения расхождений периодически производится сверка расчетов, и вносятся соответствующие поправки и уточнения.

Сверка фактических остатков с  учетом данных производится с помощью  инвентаризации. Инвентаризация является одним из элементов бухгалтерского учета, средством контроля за сохранностью собственности предприятия. Инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей путем их сопоставления с данными бухгалтерского учета[10, С.63]

Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учете.

В документах инвентаризации указываются [17]:

- дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;

- номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

При инвентаризации проверяется  наличие товарно-материальных и денежных средств, находящихся на хранении  у материально ответственных лиц. Поэтому с помощью инвентаризации проверяется добросовестность работников, выявляются недостачи и хищения.

Основными целями инвентаризации являются [14]:

- выявление фактического наличия ценностей;

- сопоставления фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета;

- проверка соблюдения правил хранения ценностей.

Инвентаризация  может проводиться в следующих  случаях [19]:

- по распоряжению руководителя организации в установленные сроки;

     - при смене материально ответственных лиц;

     - при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а так же при порче ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при проведении аудиторских проверок;

- по требованию судебно-следственных органов.

При бригадной  материальной ответственности инвентаризации проводят при смене бригадира, при  выбытии из коллектива более 50% членов бригады, по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Количество  инвентаризаций в отчетном году и  даты их проведения устанавливаются  руководителем организации. Ответственность  за правильное и своевременное проведение инвентаризации несет руководитель. Он обязан создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия ценностей в наиболее короткие сроки.

Инвентаризации  подразделяются по следующим признакам [16, С. 184]:

1) По объему: полная, частичная.

2) По месту проведения: выборочная, сплошная.

3) По названию: плановая, внеплановая; повторная, контрольно - перепроверочная.

4) По длительности контрольных действий: дискретные (прерывные), перманентные (непрерывные)

5) По способу оформления  результатов: оформленные в ручную, оформленные с помощью компьютера.

Полная инвентаризация, охватывает все виды средств, в том  числе ценности, не принадлежащие  предприятию (товары, принятые на ответственное  хранение, материалы, переданные в переработку, арендованные основные средства и т.д.), правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами. Полная инвентаризация проводится в установленные сроки, как правило, перед составлением годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств предприятия: основные средства, товары и тару в магазине, на складе и т.д.

Выборочная  инвентаризация - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые на выбор ценности у конкретного материального лица. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех предприятиях, принадлежащих данной организации, а так же во всех структурных подразделениях. Сплошная инвентаризация помогает вести контроль за работой материально ответственных лиц и предупреждать возможные недостачи.

Плановая инвентаризация проводится в сроки, заранее установленные руководителем и в соответствии с графиком. Внеплановая инвентаризация- это инвентаризация, которую проводят внезапно, без плана, по инициативе администрации или следственных органов. Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке товарно-материальных ценностей, краж.  Повторная инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникли сомнения в качестве проведенной инвентаризации. Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. В случае выявления расхождений по решению директора может быть проведена повторная инвентаризация.

Дискретные (прерывные) инвентаризации проводят по отдельным  видам материальных ценностей в тот период, когда имеются минимальные остатки, без закрытия магазинов и складов [20].

Порядок проведения инвентаризации определяется Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г.

После проведения инвентаризации составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете, составляются отдельные  сличительные ведомости.