Документация

СОДЕРЖАНИЕ

Задание 1.6

Задание 2.6

Задание 3.6

Задание 4.6

Задание 5.6

Список использованных источников

ЗАДАНИЕ 1.6.

ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ СУЩЕСТВУЮТ БЛАНКИ И ФОРМАТЫ ДОКУМЕНТОВ.

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на ко­тором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размеща­ется полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Од­нако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.

Формат документа это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Постоянное документирование требует типовой основы. Поэто­му каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками».

Многообразие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицирован­ных форм документов и процедур работы с ними.

Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003

Левое                   не менее 20 мм

Верхнее              не менее 20 мм

Правое                не менее 10 мм

Нижнее               не менее 20 мм

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

ЗАДАНИЕ 2.6.

СДЕЛАЙТЕ ВЫПИСКУ ИЗ ПРОТОКОЛА.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

              Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности – «Секретарь», его(ее) личной подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка делается для предоставления в другую организацию, она заверяется печатью организации или соответствующей службы.

Научно-исследовательский институт

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

15.04.2007                                                                                                                                                                                                                                                 №25

Вологда

Заседания совета института

Председатель – А.М. Кротов

Секретарь – О.М. Смагина

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

              ПОВЕСТКА ДНЯ:

              2. о назначении директора центра.

              Выступление А.М. Кротова.

3. СЛУШАЛИ:

              Кротов А.М. – предложил руководство центром поручить профессору Н.В. Иванову.

ПОСТАНОВИЛИ:

              Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора Иванова Н.В.

Председатель                                                                                                                           А.М. Кротов

Секретарь                                                                                                                                       О.М. Смагина

Верно

Секретарь                                                         (подпись)                                                                О.М. Смагина

21.04.200

ЗАДАНИЕ 3.6.

СОСТАВЬТЕ ПИСЬМО В АДРЕС БАЗОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ С ПРОСЬБОЙ О ВЫДЕЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ ПРИОБРЕТЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИМ КОЛЛЕДЖЕМ ОБОРУДОВАНИЯ: КОДОСКОПЫ – 4 ШТ.; ВИДЕОМАГНИТОФОНЫ – 2 ШТ.; ЭДИАСКОПЫ – 4 ШТ.;  МИКРОКАЛЬКУЛЯТОРЫ – 75 ШТ. – НА ОБЩУЮ СУММУ 3 МЛН. РУБ. ДЛЯ ОСНАЩЕНИЯ УЧЕБНЫХ КАБИНЕТОВ.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование  может отсутствовать в случаях  очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба  излагается с помощью глагола просить:

Просим  Вас сообщить…

Просим  Вас предоставить…

Просим  Вас предоставить данные о…

Обращаемся  к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся  на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть  наше обращение…  и т.п.

В одном письме может  содержаться несколько просьб. В  этом случае используются следующие  языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно  просим Вас…

Просьба может содержаться  и в других письмах, например в  сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует  письма-ответа. 

Письмо-просьба

Технический колледж

                                                                                                                      ОАО «АСТРОН»

                                                                                                                        П.И. Иванову

444567, г. Вологда                                                                                         440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12                                                                                                   ул. Попова, 11                                                                                                 

тел 28 43 88                                                                                                               

25.02.2002      № 90

На    № ____  от  _________

О предоставлении услуги

Уважаемый Петр Иванович!

Руководство Технического колледжа обращается к Вам с просьбой о выделении денежных средств, для приобретения Техническим колледжем оборудования:

- кодоскопы – 4 шт.;

- видеомагнитофоны – 2 шт.;

- эдиаскопы – 4 шт.;

- микрокалькуляторы – 75 шт.

на общую сумму 3 млн. руб. для оснащения учебных кабинетов.

С уважением,

Директор                                                                                                                                            Н.Н. Лядов

ЗАДАНИЕ 4.6.

СОСТАВЬТЕ ПИСЬМО – ПРЕДЛОЖЕНИЕ НА ПРОДАЖУ 200 Т КАУЧУКА ПРИ УСЛОВИИ ПОЛУЧЕНИЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПОКУПАТЕЛЯ НЕ ПОЗДНЕЕ 15_________ (М-ЦА) 200___ГОДА.