Деловая документация

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«МИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВЫЙ КОЛЛЕДЖ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«Деловая  документация»

 

Контрольная работа № 1

 

Вариант № 7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                             Зарубицкая Илга Викторовна

                                                                                                 Учащейся 3 курса 31245 группы

                                                                                     Специальность БУХучет

                                                                           Шифр учащейся 07

                                                                                      Тел. 8 (029) 269-71-92 мтс

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2012

 

 

Содержание

 

Понятие «реквизит» документа. Реквизиты ОДР (перечислить с указанием цифрового обозначения, согласно СТП 6.38-2004). 3

Акты – их назначение, порядок оформления. Составьте акт с соблюдением всех реквизитов. 6

Организационные документы – их виды. Порядок составления и оформления. Порядок утверждения и согласования. 11

Список использованной литературы 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие «реквизит» документа. Реквизиты ОДР (перечислить с  указанием цифрового обозначения, согласно СТП 6.38-2004).

 

Каждый  документ состоит из элементов, которые  называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную  систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный  герб Республики Беларусь;

02 – эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

03 – код  организации: код ОКОГУ для  министерств и других органов  управления, код ОКЮЛП для других  организаций;

04 – код  формы документа по ОКУД;

05 – наименование  вышестоящей организации;

06 – наименование  организации;

07 – наименование  структурного подразделения;

08 – почтовый  адрес отправителя;

09 – коммуникационные  и коммерческие данные;

10 – название  вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный  индекс документа;

13 – ссылка  на регистрационный индекс и  дату входящего документа;

14 – место  составления или издания;

15 – гриф  ограничения доступа;

16 – адресат;

17 – гриф  утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок  к тексту;

20 – отметка  о контроле;

21 – текст;

22 – отметка  о наличии приложения;

23 –подпись;

24 – гриф  приложения;

25 – гриф  согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – отметка  об исполнителе;

29 – отметка  о заверении копии;

30 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка  о переносе данных на машинный  носитель.

Стандарт  дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть  реквизитов, место для которых  очерчено графически.

Документ  можно условно разделить на три  части:

1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты  
   1–20;
2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;
3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

 

Расположение  реквизитов приведено на рис. 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

		30				80
			17			73						8-10
3													8	297
17							2		1		3
									2		4
17			2			5, 5, 7				15, 16, 17, 24
12						8, 10
8						9
6						11, 12				18
6						13
6						14
4
17
			20			19
						21
						22, 23, 27
						25, 26
						28, 29
													20
						30		32			31
											42
		210

Рисунок 1. Схема расположения и размеры реквизитов организационно-распорядительных документов

 

 

 

 

 

Акты  – их назначение, порядок оформления. Составьте акт с соблюдением  всех реквизитов.

Акт- документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

АКТ - справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов.

В практике управления применяются  и составляются акты многих разновидностей - ликвидации, проверки, экспертизы, приема-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приема работы и т.п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утвержденной формы.

Но общие правила составления и оформления, и формуляр акта остаются едиными.

Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным.

Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т.п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

На основе черновых и предварительных  записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях.

Каждый экземпляр  акта подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояний, событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.

Акт может  быть оформлен на общем бланке, организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом).

В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер, место составления; заголовок; текст; подписи, гриф утверждения.

Название  вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - центрованным способом прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.97) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.

Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т.п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.

Реквизит  место составления содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.

Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита место составления. Он отвечает на вопрос О чем?, начинается с предлога О (Об) и формулируется с помощью отглагольного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии:

Текст акта состоит, как правило, из двух составных частей: введение - изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой могут содержаться выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт.

Вводная часть  текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка

Все элементы текста, относящиеся к слову Основание, печатаются через один межстрочный интервал от границы левого поля.

Характерный оборот текста Составлен комиссией: располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова Основание заканчивается двоеточием.

Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах оформляются полные названия должностей, т.е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1 5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.

Во вводной  части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т.п.).

Подобная формализация вводной  части текста акта делает невозможным  применение устаревшего канцелярского оборота: Мы, нижеподписавшиеся (далее - перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что..., который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен.

Констатирующая  часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, представляет собой сплошной связный текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста - изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: Составлен в ... экземплярах:, а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат, которому направлен экземпляр акта.

При наличии  приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границ левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.