Деловая документация

Личные подписи председателя и  всех членов комиссии проставляются  на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указываются.

Почти все разновидности актов  подлежат утверждению или первым руководителем предприятия и организации, или его заместителями, по указанию, приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка (С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты).

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки- Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например, “Переписка за 1987-1990 г. – 4 дела”

_______________________

^{(Наименование  предприятия)}

                                  УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                 Директор

00.00.96 No ___                    Подпись    И.О.Фамилия

О выделении документов             00.00.96

к уничтожению                      Печать

На основании перечня _____________________________________________________

^{(название и  выходные данные  перечня)}

________________________________________________________________________

^{(документов с  указанием сроков  хранения)}

Отобраны к уничтожению, как  не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

NoNo п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и NoNo статей по перечню	Примечание

Итого ______________________________ дел за _________________ годы

^{(Цифрами и  прописью)}

Описи дел за ___________ годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК подпись И.О.Фамилия

подпись И.О.Фамилия

 

 

Организационные документы  – их виды. Порядок составления  и оформления. Порядок утверждения  и согласования.

 

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок  работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска  и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия);

• порядок управления и прекращения  деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная  структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

• для акционерных обществ –  сведения о категории выпускаемых  акций, условия их приобретения, размеры  долей каждого участника и  др.

Текст устава может содержать следующие  разделы:

• Общие положения.

• Акционерный капитал (уставной фонд).

• Порядок деятельности.

• Управление.

• Учет и отчетность, распределение  прибыли.

• Прочие накопления.

• Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

• наименование организации –  автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

• наименование вида документа –  УСТАВ;

• дата;

• регистрационный номер, место  издания (город);

• гриф утверждения (если предприятие  частное, указывают, кем зарегистрировано);

• текст;

• подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и  индивидуальными. Типовые положения  разрабатываются для однотипных организаций и используются при  разработке индивидуальных. Различаются  положения об организациях, о структурных  подразделениях, положения о коллегиальных  и совещательных органах, положения  о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие  разделы:

• Общие положения;

• Цели и задачи;

• Функции;

• Права и обязанности;

• Руководство;

• Взаимоотношения с другими  подразделениями.

Положения подписывают должностные  лица, являющиеся непосредственными  разработчиками (например, начальник  структурного подразделения, заместитель  руководителя), визирует юридическая  служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента  утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях  разъяснения применения законодательных  актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и  др.).

Инструкция оформляется на общем  бланке организации и должна содержать  реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место  издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые  нумеруются арабскими цифрами, а  количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем  того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации  или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

• Общие положения;

• Должностные обязанности;

• Права;

• Ответственность;

• Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный  бухгалтер, юрист подписывает начальник  отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная  численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус коллегиального или совещательного органа;

• порядок планирования работы;

• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение материалов на рассмотрение;

• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• ведение протокола заседания;

• оформление решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения решений  до исполнителей;

• материально-техническое обеспечение  заседаний.

Регламент оформляется на общем  бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

• наименование учреждения (организации);

• вид документа;

• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

• вид документа;

• дата;

• место составления;

• гриф утверждения;

• текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической  службой, подписываются руководителем  организации или руководителем  коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. –  Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. – 231 с. – (Система открытого образования).
2. Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2000. - 214 с.
3. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. - 142 с.
4. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. - 252 с