Аудит кадровой документации на предприятии

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................3

1. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: СУЩНОСТЬ, МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ.......................................................................................................5

1.1. Цели и содержание  аудита кадровой документации...............................5

1.2. Анализ существующих  подходов к проведению аудита  кадровой документации.........................................................................................................13

2. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ  НА ПРИМЕРЕ ООО «ДубльГИС-Иркутск»...........................................................................................23

2.1.Характеристика организации.........................................................................23

2.2. Аудит Правил внутреннего распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск»....25

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ НОВОЙ РЕДАКЦИИ ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА................................................28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................30

СПИСОК ИСТОЧНОКОВ....................................................................................31

ПРИЛОЖЕНИЯ.....................................................................................................33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность изучения вопросов, связанных с аудитом кадровой документации на предприятиях различных отраслей, обусловлена необходимостью построения эффективной системы кадрового делопроизводства, что требует предварительного, а в дальнейшем систематического аудита кадровой документации, который направлен на проверку соответствия ее ведения в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а так же предотвращение негативных последствий этих нарушений.

Целесообразность проведения аудита кадровой документации обусловлена тем, что он позволяет выявить существующие нарушения в оформлении, содержании и ведении кадровых документов и принять меры для их устранения, что особенно актуально в условиях кризиса.

Цель курсовой работы: провести аудит кадровой документации предприятия и разработать предложения по ее совершенствованию на примере Правил внутреннего распорядка общества с ограниченной ответственностью  «ДубльГИС-Иркутск» (ООО «ДубльГИС-Иркутск»).

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

• рассмотреть понятие, а также подходы к проведению аудита кадровой документации;
• провести аудит действующего в ООО «ДубльГИС-Иркутск» локального нормативного акта (Правила внутреннего трудового распорядка);
• подготовить рекомендации по исправлению выявленных недочетов.

Объектом исследования является компания ООО «ДубльГИС-Иркутск».

Предметом исследования является один из самых главных внутренних документов организации - Правила внутреннего трудового распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск».

Источниками теоретического материала являются научные труды специалистов в области делопроизводства: Н.В. Кузнецовой, М.И. Басакова, , Н.М. Березиной, И.Н. Кузнецова,а так же электронные версии журналов «Справочник кадровика» и «Кадровое дело». В процессе работы применялись следующие методы: анализ и синтез, изучение литературных и иных источников, посвященных проблемам аудита кадровой документации; анализ существующих подходов к проведению аудита кадровой документации и практики их применения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: СУЩНОСТЬ, МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ

1.1. Цели и содержание  аудита кадровой документации

Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое лицо или физическое лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкиваются с  вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работником и работодателем и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работника и работодателя является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Аудит кадровой документации позволяет получить полную картину состояния кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласованны по Трудовому Кодексу Российской Федерации, получить справку по каждому работнику, оценить эффективность деятельности кадровой службы.

Своевременно проведенный аудит кадровой документации и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволяет организации грамотно выстроить взаимоотношения с работниками и минимизировать возможные риски, возникающие в процессе прохождения проверки со стороны надзорных органов, и разрешить возникающие трудовые споры с работниками.

Существующие подходы к определению понятия «аудит кадровой документации» можно свести к следующему: аудит кадровой документации - это экспертиза кадровой документации на предмет соответствия ее нормам российского трудового законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории Российской Федерации,  а так же внутренним требованиям организации.1

Основной целью проведения аудита кадровой документации является уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства, Данная цель может быть детализирована в следующих подцелях:

1. возможность сведения  количества кадровых документов  к минимальному;

2. успешное прохождение проверок органами надзора и контроля, прежде всего, государственной инспекции труда;

3. сокращения трудовых  и материальных затрат на ведение  кадрового делопроизводства;

4. придание документам  юридической силы с целью минимизации  материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров. Защита организации и ответственных должностных лиц от прецедентов административных и иных взысканий, налагаемых Государственной инспекцией труда и особыми судебными органами;

5. защита интересов наемных  работников при возникновении  трудовых споров;

6. обеспечение четкого  следования требованиям трудового  законодательства и других нормативных актов, регулирующих вопросы трудового права.

К основным объектам аудита кадровой документации относятся: локальные нормативные акты, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников, трудовые книжки, журналы регистрации и учета (рис.1).2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Основные объекты аудита кадровой документации

Аудит кадровой документации направлен на решение следующих задач:

1. определить документы, которые ведутся в соответствии  с нормами трудового права  Российской Федерации;

2. выявить существующие  нарушения в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровой  документации;

3. подготовить рекомендации  по исправлению наиболее типичных  ошибок и устранению выявленных  недочетов в кадровом делопроизводстве.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.3

Данную процедуру можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

• при смене генерального директора компании;
• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• при аттестации директора по персоналу или сотрудников HR-службы ;
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения работника;
• при несчастном случае на производстве;
• при необходимости сократить штат сотрудников;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших изменений;
• при автоматизации кадрового делопроизводства;
• при подготовке к выводу кадровой функции на аутсорсинг.4

Аудит может проводится сторонними организациями или собственными силами. В первом случае в качестве внешних консультантов могут выступать независимые частные лица, не работающими в каких-либо организациях, небольшие фирмы и консалтинговые агентства. Специалисты компании-провайдера, оказывающие данную услугу, проводят комплексную проверку кадровой документации по наработанной методике и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендаций по их устранению.

Во втором случае необходимо издать приказ о проведении аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию, определить сроки проверки. Однако, поручая аудит сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они, прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую, объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Поэтому проводить внутренний кадровый аудит имеет смысл лишь в том случае, если в компании существует отдельное подразделение или хотя бы специалист, независимый от тех лиц, чью работу он проверяет, как в аспекте функциональной или административной подчиненности, так и сточки зрения личной заинтересованности.

В зависимости от объема задач, преследуемых при проведении аудита, выделяют два вида внешнего аудита кадрового делопроизводства: стандартный и расширенный.

Стандартный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с представлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.5

Стандартный аудит включает следующие работы:

• сверка наличия обязательных в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ документов;
• формирование таблицы сверки обязательных документов с указанием отсутствующих документов, документов, требующих внесения изменений и дополнений и документов, не нуждающихся в корректировке;
• проведение аудита кадровой документации на предмет соответствия требованиям трудового законодательства Российской Федерации;
• оценка правильности оформления кадровой документации, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;
• оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов компании;
• оценка правильности оформления всех остальных кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Расширенный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.6

Позволяет руководству сформировать представление о состоянии кадрового делопроизводства в соответствии со стандартами качества, а также корпоративными нормами компании и устранить тенденцию к повторению возникновения несоответствий.

Расширенный аудит включает в себя те же работы, что и стандартный, а также: