Аудит кадровой документации на предприятии

Важным моментом проверки является ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек Т-2, отпусков, направлении сотрудника в командировку, выдача командировочных удостоверений, а также журналов: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т.д. При этом можно использовать как утвержденные так и самостоятельно разработанные формы этих документов, однако оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Работодатели могут разрабатывать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например облегчить процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации, адаптации и т.д.)

2. Проведение сверки документов. После того как составлен список  обязательных документов, необходимо  провести сверку - что есть и  что должно быть, чтобы в дальнейшем  восстановить все необходимые  кадровые документы. Результаты  сверки заносятся в таблицу (табл. 3)

 

 

 

 

 

 

Таблица 3

Таблица сверки документов11

Документ отсутствует	Документ есть, но требует внесений изменений и дополнений	Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается
Положение о защите персональных данных сотрудников	Правила внутреннего трудового распорядка (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись)	Штатное расписание
Инструкции по охране труда	Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме )	График отпусков
...	...	...

Таблица наглядно показывает, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создавать вновь.

3. Проверка кадровой документации. В ходе этого этапа проверяется  качество документов, правильность  их составления с точки зрения  кадрового делопроизводства, а также  их юридическая грамотность.

4. Оформление отчетов  по аудиту кадровой документации.

Таким образом, существующие методики проведения аудита кадровой документации предлагают следующий алгоритм проведения данной процедуры:

1. Организационный этап: определение целей, задач, объектов, выбор методики проведения аудита, разработка инструментария.
2. Этап проведения аудита кадровой документации. (проверка наличия кадровых документов, предусмотренных ТК РФ и иных обязательных кадровых документов; проведение экспертизы содержания, оформления и ведения кадровой документации).
3. Этап оценки правильности хранения и систематизации кадровой документации.
4. Этап разработки рекомендаций по устранению выявленных нарушений и оптимизации кадрового делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ  НА ПРИМЕРЕ

ООО «ДубльГИС-Иркутск»

2.1. Характеристика  организации

Общество с ограниченной ответственностью «ДубльГИС-Иркутск».

Место нахождения (почтовый юридический адрес): 664047, г Иркутск, ул. Советская, д. 45, корп. 1.

Компания 2ГИС является разработчиком электронных справочников, которые помогают пользователям программы с легкостью ориентироваться более чем в 200 городах России, Украины, Казахстана, Италии, Кипра и Чехии и быстро находить нужную информацию.

История компании началась в середине 90-х с разработки профессиональных ГИС для НГТС (Новосибирская городская телефонная сеть). Компания «Техноград плюс» тогда была известна только в узких кругах, а присутствие на массовом рынке было скорее хобби: вышли несколько тиражей компакт-дисков с картой города, а вместе с газетой «Стройка» был выпущен CD «Строительные фирмы и организации». 

В 1998 году, после кризиса, многие заказчики «Технограда» оказались не в состоянии оплачивать дорогостоящие разработки «не первой необходимости». Но перспективные возможности самого продукта нельзя было упускать: возникла потребность в поиске новых клиентов и способов применения ГИС. Кроме того, к этому моменту с выпущенных тиражей разошлась масса пиратских копий, и продавать компакт-диски стало бессмысленным.

Было принято смелое решение: выпустить бесплатный продукт, который будет служить как демоверсия профессиональной ГИС. Опыт с газетой «Стройка» показал, что такой носитель — электронный справочник, объединенный с картой города — может быть интересен рекламодателям. Так у основателей Компании сформировались два основных момента концепции нового проекта: бесплатное распространение и окупаемость за счет рекламы. Так сложилось и новое название: ГеоИнформационная Система плюс Городской Информационный Справочник — ДубльГИС.

Первый выпуск ДубльГИС вышел 25 апреля 1999 года. Почти три года Справочник существовал на уровне самоокупаемости, а его поддержкой занимались 3 человека. Весной 2001 года для ДубльГИС был разработан собственный интерфейс ДубльГИС 2.0, чуть позже открылся сайт www.2GIS.ru и появился сервис обновлений.

  Первое время Компания пыталась  сотрудничать со сторонними организациями — покупали чужие базы данных, обращались в рекламные агентства, приглашали специалистов для создания рубрикатора.

Но чужая информация содержала чужие ошибки, рубрикатор получался слишком академичным, а рекламисты не приносили ни копейки. Стало ясно, что по каждому из основных бизнес-процессов необходимо развивать собственные службы.

Уже после того, как стал заметен явный интерес широкой публики к ДубльГИС, Компания осознала свое место на рынке и перспективы развития. Главная задача на тот момент была — все делать самостоятельно! 

В 2001 году начал формироваться информационный отдел и отдел продаж. Основным принципом нашей работы стало построение рабочего процесса исходя из потребностей пользователей и рекламодателей. В результате появился фирменный трехуровневый рубрикатор удобный для поиска организации и размещения рекламы.

В 2002 году ДубльГИС совершил резкий качественный скачок —разработав четкую организационную структуру, определившись с фирменным стилем и начав активную рекламную кампанию. В конце года ДубльГИС впервые был бесплатно доставлен на компакт-дисках в 15 000 офисов города. В течение следующих двух лет шла работа над созданием внутренней технологической базы и оттачиванием бизнес-процессов.

В 2004 году ДубльГИС был выделен в самостоятельную бизнес-единицу — ООО «ДубльГИС». За год Компания открыла филиалы и франчайзи. Объем рекламы в ДубльГИС ежегодно прирастал в два раза, существенно опережая темпы развития рынка рекламы в целом.

В 2006 году ДубльГИС появился в Екатеринбурге, Кургане, Иркутске, Нижневартовске и Тюмени. Кроме этого, сам Продукт изменился: появились версии для КПК и онлайн-версия, мобильная и PDA.

В 2007 году к нам присоединились Одесса и Челябинск, в 2008 году — Пермь, Уфа, Самара, Нижний Новгород и Казань. В 2009 году Компания открыла филиал в Тольятти, а к концу трудного для всего мира года Компания опубликовала на сайте новые принципы сотрудничества в форме франчайзинга.

В 2010 начали работать франчайзи в 13 городах России: Краснодар, Владивосток, Ростов-на-Дону, Магнитогорск, Горно-Алтайск, Ярославль, Набережные Челны, Сочи, Воронеж, Волгоград, Кострома, Тула.

 Важным событием 2011 года стало  открытие собственных филиалов  в Москве и Санкт-Петербурге, а  также в ряде городов — Улан-Удэ, Сургуте, Липецке, Ижевске, Саратове, Калининграде.

Наладив систему запуска российских городов, Отдел развития принялся изучать заграничный рынок, где открытия «измеряются» уже не в городах, а в странах. Первые проекты, которые были запущены в 2012 году, это 2ГИС-Италия, 2ГИС-Казахстан и 2ГИС-Украина.

 

2.2. Аудит Правил внутреннего  распорядка 

ООО «ДубльГИС-Иркутск» 

В качестве примера аудита локального нормативного акта, который обязателен для всех организаций, я взяла Правила внутреннего трудового распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск» (Приложение 1). Это один из самых главных внутренних документов организации.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.12

Законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка. Поэтому организации разрабатывают их самостоятельно с учетом специфики и особенностей организации. Однако нормативная база для составления таких правил есть. Это раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» Трудового кодекса Российской Федерации. В статьях 189 и 190 кодекса очерчивается круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения. Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003.

В процессе аудита Правил внутреннего распорядка я использовала Трудовой кодекс РФ, так как этот закон регламентирует данный локальный нормативный акт. Итоги аудита Правил внутреннего трудового распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск» отражены в таблице 5.

Таблица 4

Аудит Правил внутреннего трудового распорядка

№ пункта ПВТР ООО «ДубльГИС-Иркутск»	Какой статьей Трудового кодекса РФ закреплено
1. Порядок приема и увольнения сотрудников
1.4.	Часть 2 статьи 57
2.Основные обязанности сотрудников ООО «ДубльГИС»
2.1.	Абзац 1 части 2 статьи 21 ТК РФ
2.2.	Абзац 3 части 2 статьи 21 ТК РФ
2.7.	Абзац 5 части 2 статьи 21 ТК РФ
2.8.	Абзац 6 части 2 статьи 21 ТК РФ
2.9.	Абзац 7 части 2 статьи 21 ТК РФ
3. Администрация ООО «ДубльГИС» обязана
3.1.	Абзац 2 части 2 статьи 22 ТК РФ
3.2.	Абзац 3, 4 части 2 статьи 22 ТК РФ
3.7.	Часть 2 статьи 189
4. Рабочее время и его  использование
I. Время работы и отдыха
4.1.	Часть 1 статьи 111, статья 108 ТК РФ
4.3.	Часть 1 статьи 115
4.4.	Части 2 и 3 статьи 122
4.5.	Часть 1 статьи 125
4.6.	Части 1 и 3 статьи 123
4.7.	Часть 1 статьи 128
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
7.1.	Часть 1 статьи 192
7.2.	Пункт 6 части 1статьи 81
7.3.	Часть 6 статьи 193
7.4.	Статья 243

На основании проведенного анализа можно сделать выводы:

• Правила внутреннего распорядка не нарушают Трудового кодекса Российской Федерации;
• Правила должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003, этот недочет следует исправить.
• По моему мнению в Правилх нужно конкретизировать обязанности сторон, а также обозначить их права, в соответствии с ТК РФ.
• Так же в Правилах нет визы согласования с Профсоюзным органом, либо учетом мнения трудового коллектива.