Аудит кадровой документации на предприятии

 

 

 

 

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ  НОВОЙ РЕДАКЦИИ ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО  ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

В связи с тем, что последние изменения в Правилах внутреннего распорядка были произведены 01.04.2011, а также после проведения аудита, с помощью которого был выявлен ряд недочетов в содержании и оформлении данного локального нормативного акта, я считаю, что является целесообразным ввести новую редакцию Правил внутреннего распорядка для сотрудников ООО «ДубльГИС-Иркутск».

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ должны утверждаться работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.

В соответствии со статьей 189 Трудового кодекса в правилах внутреннего трудового распорядка должны быть определены: порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы и время отдыха; меры поощрения и взыскания. Поэтому в текст Правил рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения. В данном разделе приводится общая характеристика и цель Правил.

2. Основные права и обязанности работодателя (на основании статьи 22 ТК РФ).

3. Основные права и обязанности работников (на основании статьи 21 ТК РФ).

4. Порядок приема и увольнения работников. Указываются условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия организации при расторжении договора, оформление приема, перевода и увольнения.

5. Режим рабочего времени и времени отдыха. Сюда, в частности, включаются:

• время начала и окончания рабочего дня, продолжительность рабочего дня и рабочей недели (на основании ст. 100 ТК РФ);
• время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК РФ);
• выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ);
• продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);
• место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ).

6. Поощрения за успехи в работе (на основании ст. 191 ТК РФ).

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины. В этом разделе описываются порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.

Проект новой редакции Правил внутреннего распорядка приведен в Приложении 2.

В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п.

Вместе с этими документами можно издать небольшую и удобную брошюру, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты, с разъяснениями, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п. Таким образом кроме формального соблюдения трудового законодательства (наличия документа, в котором закреплены правила внутреннего трудового распорядка) можно получить реально работающий инструмент, помогающий решать практические задачи в организации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Аудит кадровой документации позволяет провести глубокий анализ документов организации, по результатам которого можно выявить недостатки, в последствии разработать план внесения корректировок. Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

В результате проведенного мною анализа, я разобралась в данной теме. Мною рассмотрена на примере ООО «ДубльГис-Иркутск» практическая сторона этого вопроса. Правила внутреннего трудового распорядка являются правовым актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям  Трудового кодекса Российской Федерации.

Все предложения по возможным изменениям Правил внутреннего трудового распорядка представлены в третьей главе и Приложении 2 .

 

 

Список использованной литературы

1. Аудит кадровой документации: учеб. пособие / Н.В. Кузнецова. - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010. - 289 с.
2. Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. – М.: Издательство РИОР, 2004. – 251 с.
3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего и профессионального образования, 3-е изд., перераб. и доп., Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004. – 336 с.
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003). 100 экзаменационных ответов. Экпресс-справочник для студентов вузов. – Москва: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 336 с.
5. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).
6. Деловпроизводство: Учебно – справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – 6-е изд., перепаб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2011. – 460 с.
7. Организационно-распорядительная документация требования к оформлению документов методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
8. Трудовой кодекс Российской Федерации по состоянию на 25.01.2013
9. Аудит кадрового делопроизводства [электронный ресурс]: офиц. сайт / HR-Portal. – Режим доступа: http://hr-portal.ru/article/audit-kadrovogo-deloproizvodstva
10. Аудит кадрового делопроизводства [электронный ресурс]: офиц. сайт / ippnou.ru. – Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=003267
11. Аудит кадрового делопроизводства своими силами [электронный ресурс]: офиц. сайт /k-delo. – Режим доступа: http://www.kdelo.ru/art/68229

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Управляющий директор

______________ В.В.Гармаш                        (подпись)

"___" _____________ 20__ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников общества с ограниченной ответственностью «ДубльГИС»

 

 

 

Ввести в действие с  « 01» апреля 2011 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Новосибирск, 2011

Правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников общества с ограниченной ответственностью «ДубльГИС»

Правила внутреннего трудового распорядка призваны способствовать укреплению трудовой дисциплины, эффективному использованию рабочего времени, высокому качеству выполняемых работ сотрудникам.

1. Порядок приема и увольнения сотрудников
1. Прием сотрудников на работу осуществляется в соответствии с потребностями организации в кадрах.
2. С каждым из работников заключается соглашение об условиях найма (трудовой договор).
3. Решение о приеме работника принимается по результатам двухступенчатого собеседования с кандидатом на вакантную должность: собеседование со специалистом по подбору персонала, собеседование с руководителем подразделения. В ходе собеседований при необходимости применяется тестирование.
4. Существенными условиями соглашения являются: должностные обязанности работника; режим рабочего времени; права, обязанности, ответственность работника; срок действия соглашения; другие условия по соглашению сторон.
5. При заключении договора стороны могут оговорить срок и условия испытания с целью проверки соответствия работника возлагаемым на него обязанностям. Срок испытания может составлять от одного до шести месяцев. При неудовлетворительном результате испытания работник освобождается от работы по решению администрации.
6. Работники периодически, не чаще одного раза в полгода, подлежат деловой оценке профессиональных и личностных качеств.
2. Основные обязанности сотрудников ООО «ДубльГИС»

      Работники обязаны:

1. Обеспечивать достижение конкретных результатов своего труда и повышать его эффективность, своевременно, тщательно и в полном объеме выполнять задания в рамках своих должностных обязанностей.
2. Соблюдать дисциплину труда, оперативно и точно исполнять распоряжения администрации, не отвлекать работников от выполнения ими своих трудовых обязанностей.
3. Круг обязанностей, которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности определяется должностными инструкциями и другими нормативными документами.
4. Соблюдать правила делового этикета в поведении, взаимодействовать с окружающими уважительно и достойно.
5. Соблюдать режим разумной экономии в расходовании средств и предметов труда, расходных материалов.
6. Следовать принятым в ООО «ДубльГИС» технологиям и правилам осуществления разных видов деятельности. Не допускать упущений и ошибок. В случае если они имеют место, анализировать причины недостатков и совершенствовать собственные знания, умения и навыки с тем, чтобы предотвратить их в дальнейшем.
7. Строго соблюдать правила техники безопасности на рабочем месте, санитарии и гигиены, правила противопожарной охраны.
8. Содержать свое рабочее место, оборудование и приспособления в чистоте и исправном состоянии, соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов.
9. Принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих работу, незамедлительно сообщать о чрезвычайных ситуациях администрации.
10. Соблюдать принятые в ООО «ДубльГИС» требования к внешнему виду сотрудников: опрятность; одежда делового стиля обязательна для сотрудников фронт-офиса (активные бизнес-подразделения), желательна для сотрудников бэк-офиса (сопровождающие бизнес-подразделения).
11. В ООО «ДубльГИС» принято ставить мобильные телефоны на виброрежим и не вести личные переговоры в рабочем помещении.
12. В ООО «ДубльГИС» запрещено использовать служебные линии телефонов в личных целях более 3 минут подряд.
13. В ООО «ДубльГИС» категорически запрещено употребление наркотических и одурманивающих средств и распитие спиртных напитков.
3. Администрация ООО «ДубльГИС» обязана:
1. Организовать труд работников в соответствии с их специальностью и квалификацией, на закрепленных за ними рабочих местах, с установленным кругом задач и обеспеченностью работой в течение рабочего дня.
2. Обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние средств труда, обеспечивать необходимыми предметами труда.
3. Создавать условия для повышения результативности работы путем внедрения современных форм и способов организации труда, достижений науки и техники, современных информационных технологий.
4. Обеспечить условия выполнения работниками должностных обязанностей с наименьшими затратами ресурсов.
5. Своевременно доводить до подразделений и отдельных сотрудников принятые решения в отношении выполнения должностных обязанностей, изменений условий труда.
6. Постоянно совершенствовать формы материального вознаграждения, по возможности, применяя формы оплаты труда по конечным результатам работы.
7. Обеспечивать соблюдение трудовой дисциплины, постоянно осуществляя организаторскую и разъяснительную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использование трудовых ресурсов, формирование стабильного трудового коллектива.
8. Применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины.
9. Обеспечивать поддержание в должном состоянии техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы, соответствующие правилам противопожарной охраны, технике безопасности, санитарным нормам.
10. Содействовать систематическому повышению уровня квалификации работников во всех формах.
4. Рабочее время и его использование

I Время работы и отдыха

1. Работникам устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями – суббота, воскресенье. Продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Время начала работы: 09:00.

Время окончания работы: 18:00.

В течение рабочего дня Работнику устанавливается перерыв для отдыха и питания с 13:00 час. до 14:00 час, который в рабочее время не включается.

2. Запрещается в рабочее время: отвлекать работников от непосредственной работы, в том числе разговорами, не связанными с профессиональной деятельностью; созывать собрания и иные мероприятия, не связанные с производственной деятельностью.
3. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28  календарных дней.
4. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у Работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у Работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск Работнику может быть предоставлен до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
5. По соглашению между Работником и Работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
6. Очередность и порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается Работодателем с учетом необходимости обеспечения нормального хода работы ООО «ДубльГИС» и благоприятных условий для отдыха работников. График отпусков составляется на каждый календарный год не позднее чем за 2 недели до его начала и доводится до сведения всех работников. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.
7. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, установленной трудовым законодательством Российской Федерации.

II Отсутствие на  рабочем месте

8. Отсутствие работника на рабочем месте предполагает наличие встречи с клиентом, работу вне офиса, выполнение задания непосредственного руководителя.
9. Для увеличения эффективности работы необходимо назначать встречи на определенную половину дня и стараться совмещать посещения клиентов, находящихся недалеко друг от друга. При назначении встреч на первую половину дня следует заблаговременно предупредить непосредственного руководителя о количестве встреч и предполагаемом времени появления в офисе.
10. Обязательным является присутствие на рабочих собраниях, а также на заранее запланированных семинарах. При наличии уважительной причины по факту отсутствия на собрании, (встреча с исключительно важным клиентом для подписания договора, болезнь, и. т п.), работник обязан заблаговременно предупредить непосредственного руководителя: написать служебную записку с указанием причины отсутствия, либо по разрешению руководителя - позвонить. Отсутствие не освобождает работника от ответственности за исполнение решений, принятых на собрании.
5. Учет рабочего времени
1. Руководитель подразделения контролирует явку на работу, своевременное ее начало и окончание, рациональное и эффективное расходование рабочего времени.
2. По согласованию с администрацией режим использования рабочего времени работника может изменяться, если это отвечает требованиям эффективности труда и интересам ООО «ДубльГИС».
3. Работник обязан отчитываться о проделанной работе по запросу администрации или в соответствии с принятыми в ООО «ДубльГИС» правилами.
4. Любое невыполнение настоящих Правил является нарушением и влечет дисциплинарную ответственность.
6. Поощрения за успехи в работе
1. За продолжительную и безупречную работу, повышение эффективности и результативности труда и улучшение качества выполнения работ, новаторство и творческий подход к поручаемой работе и другие заслуги применяются меры морального и материального поощрения в соответствии с принятой в ООО «ДубльГИС» системой.
2. Поощрение производится, как правило, публично, в торжественной обстановке.
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
1. Нарушение трудовой дисциплины влечет применение дисциплинарных мер в соответствии с нормами трудового законодательства.
2. Увольнение возможно при систематическом неисполнении работником своих должностных обязанностей и невыполнении им правил внутреннего трудового распорядка ООО «ДубльГИС».
3. Приказ о применении дисциплинарной меры с указанием мотивов ее применения объявляется работнику под расписку и при необходимости доводится до сведения коллектива.
4. Если в результате нарушения трудовой дисциплины сотрудником был причинен материальный ущерб организации, то сотрудник обязан его возместить.
5. Дисциплинарное воздействие не освобождает работника от обязанности возместить материальный ущерб, причиненный в результате совершения проступка.