Аудит кадровой документации на предприятии

• анализ причин выявленных несоответствий и выработку рекомендаций по устранению этих причин;
• формирование перечня неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений;
• подготовка шаблонов типовых документов, относящихся к кадровому делопроизводству, и инструкции по ведению кадрового делопроизводства, адаптированной под специфику компании.

Срок проведения расширенного аудита - от 2 до 30 рабочих дней (в зависимости от численности компании).

В зависимости от объема проверяемой документации и сроков ее проведения выделяют такие виды аудита, как экспресс-аудит и общий аудит.

При экспресс-аудите проверяется наличие, комплектность, хранение и соответствие действующим нормам трудового права всех обязательных для организации кадровых документов.

В рамках данного аудита предполагается проведение следующих работ:

• полный анализ всех системных ошибок при оформлении кадровых документов;
• оценку рисков допущенных нарушений. Нарушения и недочеты оцениваются с точки зрения возможного трудового спора, проверки инспекционными органами: государственной инспекции труда, пенсионными фондами и т.д.
• разработанный план мероприятий по исправлению допущенных нарушений с учетом возможных рисков работодателя. План может быть составлен по принципу: минимально необходимый, полный, оптимальный.

При проведении экспресс-аудита осуществляется анализ соблюдения законодательства по следующим основным направлениям:

• полный анализ обязательных локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, локального акта по защите персональных данных, локального акта по оплате труда и т.д.
• анализ системы регистрации кадровых документов, возможно, при условии частичной выборки с целью выявления системных ошибок;
• анализ текста оформления трудовых договоров;
• анализ порядка оформления личной карточки работника Т-2, личных дел;
• анализ и проверка порядка хранения и оформления трудовых книжек;
• анализ порядка ведения воинского учёта.

Экспресс-аудит кадрового учета рекомендуется в случаях:

• необходимости оценки рисков негативных последствий возможной проверки государственной инспекции труда, пенсионного фонда, прокуратуры, а также возможных судебных исков;
• смены или увольнения кадровика организации;
• проверки эффективности действующей системы кадрового учёта и разработки предложений по ее реформированию.

Общий аудит представляет собой экспресс-аудит, к которому добавляется детальный разбор личных карточек сотрудников, в следствии которого проводится аудит кадрового потенциала работников.

В зависимости от объема выполняемых работ, целей, которые ставит перед собой организация перед проведением аудита, полноты заключения по результатам его проведения, выделяют обзорный и общий аудит кадровой документации.

В зависимости об объема проверяемой информации аудит кадровой документации подразделяется на полный и тематический.

Полный аудит предполагает проверку всей кадровой документации, тематический - по отдельным направлениям:

• прием работников;
• трудовые договора;
• трудовые книжки;
• локально-нормативные акты;
• учет рабочего времени и оплата труда;
• командировки;
• увольнение и т.д.

1.2. Анализ существующих  подходов к проведению аудита  кадровой 

документации

При аудите кадровой документации методика его ведения является узловым и очень сложным вопросом, поскольку в настоящее время единый подход к проведению аудита кадровой документации, который можно было бы применять на практике, отсутствует.

Консалтинговые фирмы, предоставляющие услуги по проведению аудита кадровой документации, имеют свои методики, но большинство агентств используют методику немецкой аудиторской компании TUVsert, которая состоит из следующей пошаговой программы:7

1. Интервьюирование должностных  лиц для знакомств с корпоративными правилами, выяснения состояния кадрового делопроизводства, формирование списка лиц, занимающегося его ведением в компании;

2. составление и утверждение  графика работ, обсуждение их  объема и сроков, а также перечня  необходимых для аудита документов;

3. анализ всех имеющихся  документов, на основе которых  осуществляется кадровое делопроизводство (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.), определение их наличия, отсутствия и необходимости;

4. проверка личных дел  сотрудников с оставлением проверочных  листов;

5. обработка данных и  подготовка отчета и рекомендаций.

Согласно рассмотренной методике, форма отчета аудита имеет следующие разделы:

1. Характеристика личного  состава предприятия, включая:

• ФИО, должность
• наличие трудового договора (подписан, изменения, прошит, срок действия, обязательные условия труда, реквизиты)
• наличие приказа (соответствует Т-1, подписан, даты)
• наличие личных карточек Т-2
• наличие приказов о переводах (подписан, соответствует требованиям ТК РФ)
• наличие приказа о расторжении трудового договора (подписан, соответствует требованиям ТК РФ (формулировка, ссылка на соответствующую статью)

2. по документационной  базе проверяется наличие обязательных  локальных нормативных актов (предусмотренных ТК РФ): правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе (защите) с персональными данными работников, положение об оплате труда (премировании), штатное расписание, график отпусков, документация (инструкция, положение, журналы ознакомления) по охране труда.

Данные документы проверяются по следующим позициям: утверждено (дата, приказ №); ознакомление работников, оформление (сшит/скреплен); соответствие трудовому законодательству.

3. Наличие иных локальных  нормативных актов (не предусмотренных  ТК РФ): должностные инструкции  для работников, положения о подразделениях компании, положение об аттестации, положения/инструкции/методические рекомендации по различным вопросам.

Данные документы проверяются по следующим позициям: утверждены, подписаны.

4. проверяется ведение  трудовых книжек:

• наличие всех трудовых книжек работников;
• наличие книг учёта;
• наличие запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
• наличие записей об оформлении трудовых отношений в книжках;
• соответствие записей формулировкам ТК РФ;
• оформление трудовых книжек;
• наличие росписей работников, с которыми трудовые отношения расторгнуты в Т-2, журнале учета трудовых книжек, приказах.

5. наличие личных дел - если они ведутся: состояние, оформление;

6. общие вопросы:

• наличие локальных нормативных актов, регламентирующих работу кадровой службы (состояние работоспособность «деталей», оформление);
• соответствие кадровой службы компании требованиям трудового законодательства (размещение, оснащение, укомплектованность, состыкованность между собой);
• рекомендации по устранению выявленных недостатков и примерные образцы необходимых документов.

Недостатком данной методики является то, что она дает только общее представление о состоянии кадровой документации на предприятии, поскольку основной упор при проверке делается на оформление документов.

Следующую методику можно отнести к fast-аудиту (оперативному), поскольку она позволяет получить информацию о состоянии кадрового делопроизводства в сжатые сроки. Данный вид аудита очень актуален, поскольку в современных условиях очень возрастает роль оперативности в принятии управленческих решений, он позволяет вовремя вмешаться и внести необходимые изменения в проблемные зоны. Положительными сторонами методики является также и то, что она является наиболее оптимальной и проработанной, аудит можно провести «своими силами», без привлечения внешних консультантов.8

Программа аудита состоит из следующих этапов:

1. Определение пакета необходимых документов. Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе (табл. 1).

Таблица 1

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой

службы9

Документы	Характеристика	Ссылка на нормативный документ
Трудовые книжки	Заводятся на всех сотрудников (за исключением совместителей). хранятся до увольнения сотрудника. невостребованные - менее 50 лет в архиве, согдасно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 342.	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 66, Постановление Правительства Российской Федерации №225 от 16.03.2003, Постановлением Минтруда и социального развития № 69 от 10.10.2003.
Трудовые договора	Заключаются со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников). со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 338.	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 68
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 32.	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6а
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6б	1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 68, 62 и т.д. 2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а.
Заявления сотрудников об увольнение по собственному желанию, отпуске	Со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 337б	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 128, 127, 122
Правила трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 190. С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 10	Трудовой кодекс Российской Федерации ст.189, 190.
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников	Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает четкую форму оформления данных документов, но требованиям Трудового кодекса является ознакомить всех сотрудников под роспись с документами, которые регламентируют порядок работы с персональными данными, права работников.	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 86 п.8
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. является обязательным как для работодателя, так и для работников. Срок хранения 1 год, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 35б	1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 123 2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-7
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6б	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 26. Форма Т-6, Т-6а
Личные карточки	На всех сотрудников, оформляются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет, согласно Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 339	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Срок хранения 1 год, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 281	1. Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 91, 99. 2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-13, Т-12
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 154	Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 135, 144
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении	Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 45	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-10а
Командировочное удостоверение	Со сроком хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 343	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-10
Приказ о направлении сотрудника в командировку	Со сроком хранения 75 лет, если командировка длительная или заграничная, в противном случае срок хранения 5 лет, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 6б	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1. Форма Т-9, Т-9а
Инструкция по охране труда	С постоянным сроком хранения, согласно Перечню типовых документов, , образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. ст. 10	Согласно Постановлению Минтруда России Минобразования России от 13 января 2003г. №1/29 «Порядок обучения по охране труда и проверке знаний требований охраны труда работников организации».

Обязательность разработки некоторых документов прямо определена в Трудовом Кодексе Российской Федерации.

Поскольку работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора10, проверяется процедура ознакомления работников с локальными нормативными актами организации (существуют ли листы (журналы) ознакомления с этими документами).

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (табл. 2)

Таблица 2

Документы, которые являются обязательными при определенных обстоятельствах

Перечень документов	Условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила внутреннего распорядка)
Перечень должностей работников с ненормируемым рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работником и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении  которых может вводиться коллективная материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники - материально ответственные лица