Технология работ с входящей документацией

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТ С ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Как уже отмечалось в первой главе, в документационном обеспечении учреждения можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

 

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или работником службы делопроизводства, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение[12].

 

Алгоритм работы с исходящими документами отличен тем, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и входящие[13].

 

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течении трех лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

 

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкциях по делопроизводству.

 

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копии всем исполнителям[14].

 

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюций. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).

 

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов.

 

Входящие документы образуют 3 направления движения:

 

- руководству организации;

 

- руководству структурных подразделений;

 

- непосредственно специалисту.

 

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

 

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов.

 

Все поступившие в организацию документы, независимо от способа поступления, (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

 

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение[15].

 

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

 

1.  Прием и первичная обработка документов.

 

2.  Предварительное рассмотрение и распределение документов.

 

3.  Регистрация документов.

 

4.  Рассмотрение документов руководством.

 

5.  Передача документов на исполнение.

 

6.  Контроль исполнения.

 

7.  Подшивка документов в дела.

 

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

 

1.  Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

 

2.  Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяя комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

 

3.  При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению[16].

 

4.  Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма[17].

 

5.  Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована[18].

 

6.  Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

 

7.  Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации.

 

8.  На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

 

9.  Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

 

Предварительное рассмотрение и распределение документов.

 

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя.

 

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению:

 

- структурным подразделениям;

 

- должностным лицам.

 

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение заявлений и писем, направляя наиболее существенные из них, а также коллективные письма, на рассмотрение руководству, а остальные - на исполнение в структурные подразделения.

 

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой. Руководству направляются следующие документы, полученные:

 

1)     Из администрации Президента (указы);

 

2)     Из правительственных органов (постановления);

 

3) От органов представительной и исполнительной власти;

 

4) Документы вышестоящих организаций;

 

5) Жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

 

6) Другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации[19].

 

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

 

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

 

1)     Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;

 

2)     Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;

 

3)     Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;

 

4)                При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

 

Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

 

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, обрабатываются следующим образом:

 

1)     Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

 

2)     Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. (Заявки хранятся в течении 1 года);

 

3)     Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;

 

4)     Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

 

5)     Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно;

 

6)     Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

 

Регистрация документов.

 

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения[20].

 

Регистрация - важный этап работы с документами. Она придает юридическую силу документа, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

 

Цели регистрации:

 

1)  учет документов;

 

2)  контроль за их исполнением;

 

3)  справочная работа по документам.

 

Формы регистрации документов:

 

1)     централизованная;

 

2)     децентрализованная;

 

3)     смешанная.

 

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

 

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях.

 

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях[21].

 

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп.

 

Факсимильное изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется лишь порядковый номер.

 

Документы, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

 

Документы регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения[22].

 

Характеристика видов регистрации

 

На сегодняшний день существует 3 вида регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

 

Журнальная регистрация. Эта форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (500-600 документов в год).

 

Для каждой категории документов разрабатывается свой журнал с разной степенью дробности сведений о документе.

 

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов имеет следующие графы:

 

- дата получения;

 

- наименование документа;

 

- регистрационный номер;

 

- корреспондент;

 

- номер и дата документа;

 

- содержание;

 

- резолюция;

 

- исполнитель;

 

- срок исполнения;

 

- отметка об исполнении;

 

- номер дела[23].

 

2. Карточная регистрация

 

Форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь формат А5 (148*210) или А6 (105*148).

 

Для различных регистрируемых групп можно использовать карточки разных цветов, цветные полосы по верхнему полю или по диагонали. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. В основном в организации содержатся две основные картотеки: сроковая контрольная и справочная.

 

3. Автоматизированные системы регистрации

 

При использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.

 

Наиболее оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности, как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализовано в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих документах.

 

Рассмотрение документов руководством.

 

Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

 

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа[24].

 

Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.