Технология работ с входящей документацией

 

После рассмотрения документ необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, затем доставить по назначению. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации.

 

В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

 

Передача на исполнение.

 

При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей.

 

Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются всем одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем.

 

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

 

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

 

Контроль исполнения документов.

 

Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

 

Контроль осуществляют:

 

1)     руководители;

 

2)     заместители руководителя;

 

3)     специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

 

4)     работники службы делопроизводства;

 

5)     секретари-референты.

 

Сроки исполнения документов делятся на:

 

- типовые;

 

- индивидуальные.

 

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

 

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

 

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

 

Изменение сроков исполнения документов проводится:

 

1)     типовых - введением нового нормативного акта;

 

2)     индивидуальных - руководителем, поставившем документ на контроль.

 

Срок исполнения входящих документов считается с даты его поступления в организацию[25].

 

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют следующие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «... исполнить до 01.09.2007» или «...исполнить к 01.09.2007».

 

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело[26].

 

Огромный поток информативности требует качественной и оперативной работы. Организовать работу входящих документов просто и одновременно сложно. Рассмотрим на примере государственного учреждения здравоохранения «АКПБ№2». Учреждение получает информацию из различных источников. Но, регистрация и обработка их осталась на  прежнем уровне. Кроме традиционных журналов можно внедрить карточную и компьютерную системы регистрации. Поток входящей информации велик, но не слишком разнообразен, следовательно, карточная регистрация целесообразна. Входящие документы можно разбить по тематике:

 

1)     запросы органов внутренних дел;

 

2)     запросы прокуратуры;

 

3)     постановления на проведение судебно-психиатрической экспертизы;

 

4)     определение суда для направления на стационарное лечение;

 

5)     ходатайства суда об отмене принудительного лечения;

 

6)     налоговая документация;

 

7)     приказы и распоряжения Крайздрава;

 

8)     приказы и распоряжения АКМИАЦ.

 

Учреждение достаточно оснащено компьютерной техникой, а значит, регистрация при помощи программного обеспечения Майкрософт Офис вполне применима. Конечно, есть опасность сбоя техники, с этой целью нужно создавать резервные архивы, защищать информацию при помощи антивирусных программ, кодировки.

 

Проведем сравнительный анализ журнала регистрации входящих документов ГУЗ «АКПБ№2» (начат 01.03.2006, окончен 19.10.2007). В данном журнале имеются следующие графы:

 

 

 

Дата поступления и индекс документа

 

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

 

Краткое содержание

 

Резолюция или кому направлен документ

 

Отметка об исполнении

 

 

 

Данный журнал не соответствует грамотной организации работы с входящими документами. Так, например, две первые графы содержат дублирующую информацию, отсутствует регистрационный номер. Вместо графы «Резолюция или кому направлен документ» следует применить две графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» - ее необходимо внести, т.к. каждый документ имеет срок исполнения. Для облегчения поисковой работы с документами данный журнал необходимо пересмотреть и переработать, т.к. существующий журнал не только не облегчает поиск документа, а даже затрудняет его.

 

Таким образом, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

 

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

 

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТ С ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

 

Исходящие документы могут быть отправлены:

 

1)     по почте;

 

2)     курьером;

 

3)     электронной почтой;

 

4)     по факсу.

 

Основные этапы обработки исходящих документов:

 

1)     Составление проекта документа;

 

2)     Согласование проекта документа;

 

3)     Проверка правильности оформления проекта документа;

 

4)     Регистрация документа;

 

5)     Отправка документа адресату;

 

6)     Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

 

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа:

 

1)                Составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.

 

2)      Составление исполнителем проекта документа после необходимых

 

рекомендаций, оформленного на бланке письма[27].

 

При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.

 

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

 

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

 

Журнал содержит следующие графы:

 

1)     номер документа, включающий номер дела;

 

2)     дата документа;

 

3)     адресат (корреспондент);

 

4)     краткое содержание или заголовок к тексту;

 

5)     отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

 

6)     исполнитель;

 

7)     примечание[28].

 

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.

 

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

 

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

 

Отправка документов включает:

 

1.  Проверку правильности оформления документов;

 

2.  Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

 

3.  Проверка правильности адресования;

 

4.  составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;

 

5.  Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма;

 

6.  Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт;

 

7.  Сроки отправки - все документы, исходящие из учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

 

8.  Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

 

9.  Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем[29].

 

На сегодняшний день широкое развитие отправления документов получила электронная связь. Этот вид передачи информации значительно сокращает время, затрачиваемое на передачу документа другими видами, например почтовое отправление.

 

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.

 

Рассмотрим организацию работы с входящими документами на примере ГУЗ «АКПБ №2». В данной организации регистрация входящих документов ведется исключительно при помощи журнала (начат 01.03.2006, окончен 26.09.2007).

 

 

 

Дата и индекс документа

 

Корреспондент

 

Краткое содержание

 

Отметка об исполнении документа

 

 

 

Настоящий журнал составлен более грамотно, чем журнал этой же организации по учету входящих документов. Не хватает графы «Исполнитель». Она является значимой, т.к. при возникновении каких-либо несоответствий ответственность несет исполнитель. Отметка «Примечание» может быть и не использована.

 

Работу с исходящей документацией можно   организовать при наличии локальной сети. Практически каждый исполнитель в нашей организации имеет персональный компьютер. Следовательно, можно создавать архив документации непосредственно на месте работы и передавать на общее хранение и создание общего архива секретарю-референту.

 

Очень важно, что на сегодняшний день внедрить автоматизированное делопроизводство в государственном учреждении не так просто. Этому есть несколько причин. При всех положительных сторонах автоматизации руководители в этом не заинтересованы. Еще одной трудностью является низкий уровень корпоративной культуры персонала. Очень часто с компьютером вынуждены работать люди, лишь поверхностно с ним знакомые. Поэтому изучение новых программ и возможностей не предоставляется для них возможным. Следовательно, в службе ДОУ должны работать компетентные сотрудники.

 

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

 

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

 

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

 

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

 

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

 

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

 

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

 

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.