Автоматизация деятельности Ломбарда

1. Вид залога
2. Норма износа залога
3. Общий вес ювелирного изделия
4. Вес вставки ювелирного изделия
5. Проба ювелирного изделия
6. Стоимость вставки в ювелирное изделие
7. Цена залога (цена лома драгоценного металла) по коэффициенту износа
8. Сумма кредита по залогу

 Ввод данных по залогу

Ввод данных по залогам  может производиться из функции  предварительного расчета или непосредственно  после создания нового кредита в  список залогов.

При передаче залогов  из предварительного расчета требуется  ввод именника ювелирного изделия, дефектов и описания залога.

Рисунок 4.7 - Выбор  вида залога

 

При непосредственном вводе  данных по залогам сначала выбирается вид залога. При этом автоматически  программа устанавливает норму износа в соответствии с параметрами. Также программа автоматически нумерует по порядку ввода залоги.

Расчет стоимости залога ювелирного изделия производится при  наличии следующих данных: 1) вес изделия (вес вставки, если имеется), 2) проба металла. Если вставка является натуральным камнем и имеет ценность, то ее стоимость определяется экспертным путем и заносится в отдельное поле. Общая стоимость залога, соответственно, увеличивается на стоимость вставки.

 

 

 

Рисунок 4.8 - Схема расчета стоимости кредита

 

При вводе залогов  автоматически рассчитываются данные по кредиту и создаются кассовые ордера на выдачу кредита

 Документы по выдаче кредита

При выдаче кредита оформляются  следующие документы:

• Залоговый билет и его копия
• Опись вещей
• Договор и его копия, если установлена соответствующая опция в параметрах приложения
• Кассовые ордера по выдаче кредита

При создании кредита  при нажатии на командную кнопку печати с иконкой принтера печатаются все эти документы. На струйном или  лазерном принтере печать документов производится в течение 1-2 минут.

Также при нажатии  правой клавиши мышки открывается  контекстное меню печати документов, в котором можно выбрать документ для печати (верхняя половина меню) или просмотра (нижняя повторяющаяся  половина меню).

Возврат кредита

Возврат кредита производится нажатием командной кнопки «Возврат». После этого при нажатии командной  кнопки «Принтер» печатаются кассовые ордера по выдаче кредита: приходные  ордера по возврату кредита и оплате процентов (если установлен режим оплаты процентов при возврате кредита); расходные ордера по возврату подоходного налога с иностранных граждан или при превышении текущей суммы выданных кредитов в 1000 размеров минимальной заработной платы.

Дополнительные  услуги ломбарда

Дополнительные услуги ломбарда оказываются населению как сопутствующие. Действия, осуществляемые при приемке залогов, такие как проверка пробы, металла или определения веса, могут производиться отдельно за установленную по прейскуранту плату.

Для ввода данных по дополнительным услугам нужно открыть форму через меню «Файл»

 

Программа автоматически  устанавливает текущую дату. Список дополнительных услуг и их цена определяется через вкладку «Настройки» . При  выборе услуги автоматически подставляется  ее стандартная цена, которую можно отредактировать

При вводе данных по услугам  автоматически ведется сумма  за день на отдельном учетном реестре, который суммируется в поступлении  денежных средств по ломбарду. В  конце дня оформляется вместе с ежедневными отчетами приходный кассовый ордер

Остатки и отчеты

В программе по всем хозяйственным  операциям ведутся учетные регистры – остатки за каждый рабочий день. Также имеется набор ежедневных отчетов и отчетов на текущее  состояние.

Рисунок 4.9 - Схема расчетов остатков

Ежедневные остатки по ломбарду

Ежедневные остатки  по ломбарду ведется по трем направлениям :

• касса – наличные денежные средства в кассе ломбарда
• ювелирные изделия
• вещи

По остаткам на каждый рабочий день ведутся начальный  и конечные остатки, регистры по поступлению или выбытию.

Операции, при которых  изменяются остатки:

1. прием залогов и выдача кредита

• уменьшается конечный остаток по кассе на сумму кредита и увеличивается выдача кредитов и выбытие денежных средств на сумму кредита

• увеличивается конечный остаток и поступление по залогам – ювелирным изделиям или вещам
• если проценты берутся сразу, то увеличиваются проценты по кредитам, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе
• если при выдаче кредита считаются услуги, то увеличиваются услуги по ломбарду, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе
• если берется подоходный налог, то увеличивается получение подоходного налога, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе

2. возврат кредита и выдача залогов

• увеличивается возврат кредитов, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе
• увеличивается выкуп по залогам и уменьшается конечный остаток по залогам
• если проценты берутся при возврате кредита, то увеличиваются проценты по кредитам, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе
• если берется подоходный налог, то при возврате кредита он также возвращается залогодателю – увеличивается возврат подоходного налога, выбытие денежных средств и уменьшается конечный остаток по кассе

3. дополнительные услуги

• увеличиваются услуги по ломбарду, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе

4. поступление денежных средств из кассы предприятия

• увеличивается получение из главной кассы, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе, взаиморасчеты с предприятием

5. передача денежных средств в кассу предприятия

• увеличивается передача в главную кассу, выбытие денежных средств, уменьшается конечный остаток по кассе и взаиморасчеты с предприятием

6. проведение публичных торгов

• уменьшается конечный остаток по залогам, увеличивается «выставлено на торги» и остаток по торгам

7. реализация залогов на торгах за наличный расчет

• увеличивается реализация на торгах и уменьшается остаток по торгам
• увеличивается оплата по торгам, поступление денежных средств и конечный остаток по кассе

8. перевод залогов с торгов в собственность

• увеличивается реализация на торгах и уменьшается остаток по торгам

 

При просмотре остатков производится проверка сальдо и оборотов. При редактировании остатков повторная  проверка производится после сохранения изменений.

Данные по остаткам защищены от случайных изменений. Поэтому для редактирования нужно отключить опцию в параметрах «Защита от случайных изменений».

Для проверки и коррекции  остатков рекомендуется пользоваться функцией «Проверка данных», вызываемая через меню «Файл».

Рисунок 4.10 - Остатки  по ломбарду

Ежедневные  отчеты по ломбарду

Ежедневные отчеты по ломбарду делаются после окончания  рабочего дня и включают в себя следующие документы :

• Опись принятых изделий и выданных кредитов
• Опись принятых вещей и выданных кредитов
• Опись выданных изделий и возвращенных кредитов
• Опись выданных вещей и возвращенных кредитов
• Справка о выдаче и возврате в один день кредитов
• Отчет о движении изделий
• Отчет о движении вещей
• Кассовый отчет
• Отчет о движении денежных средств

Специальные отчеты

Специальные отчеты формируют  данные на текущий момент времени:

• Инвентаризационная опись изделий в ломбарде
• Инвентаризационная опись вещей в ломбарде
• Инвентаризационная опись изделий на торгах
• Сличительная ведомость изделий
• Сличительная ведомость вещей
• Справка по пробам металла в ломбарде

Обработка данных

Обработка данных обеспечивает расчеты, формирование отчетов по работе ломбарда и проверку данных. Данные можно отбирать за определенный период, по типу залогов (ювелирные изделия или вещь), и т.д. По количественным значениям можно узнать суммовое значение, дважды щелкнув мышкой по соответствующему полю.

По умолчанию период отбора данных устанавливается с  начала рабочего периода, устанавливаемого в параметрах, и по текущую дату.

Для отбора данных по установленным  условиям нужно включить кнопку с  иконкой фильтра в верхнем  левом углу. Для отмены отбора данных и просмотра всех данных нужно  выключить эту кнопку. При изменении условий отбора автоматически выключается кнопка отбора, но отбор данных не отменяется. Отчеты всегда печатаются по заданным условиям независимо от состояния кнопки отбора.

Период отбора данных может устанавливаться по дате выдаче кредита, сроку возврата, реальной дате возврата и сроку хранении.

 

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет в ломбарде ведется  по денежным средствам в кассе  и по залогам на забалансовых счетах. При операциях с кредитами (выдача, возврат) производятся первичные хозяйственные  операции по денежным средствам. По услугам ломбарда приходный кассовый ордер создается в конце дня в функции печати ежедневных отчетов, когда выбирается соответствующая опция. По забалансовому учету залогов создаются итоговые проводки за день по движению остатков при передаче общих проводок в бухгалтерию.

В следующей таблице дан полный перечень хозяйственных операций по работе ломбарда. Счета по дебету и  кредиту даны примерные и имеют  особенную аналитику (субсчета) для  каждого предприятия.

Некоторые проводки выполняются только при определенных параметрах, например, режим оплаты процентов при выдаче или возврате кредита, начисление налогов с процентов.

Схема бухгалтерского учета по ломбарду

Бухгалтерские проводки по ломбарду по содержанию и способу  создания можно разбить на три группы:

• Проводки по кредиту – создаются одновременно с обработкой кредитов
• Проводки по услугам – создаются в конце рабочего дня
• Забалансовые проводки по залогам – создаются при передаче данных в бухгалтерию предприятия.

Хозяйственные операции по кредитам имеют варианты в зависимости от настройки параметров программы по режиму уплаты процентов и налогов.

 Схема бухгалтерского учета по ломбарду представлена нами в приложении

Передача  данных в бухгалтерию предприятия

Функция по передаче данных в бухгалтерию предприятия открывается через меню «Файл», пункт «Экспорт данных» .

Для экспорта данных задается период отбора. Имеется два варианта:

• Экспорт данных в главную кассу – передаются кассовые документы и хозяйственные операции
• Экспорт итоговых данных в бухгалтерию – передаются итоговые проводки за день.

Рисунок 4.11 - Экспорт  данных

 

В форме показываются пути файлов экспортируемых данных. Экспортированные данные можно просмотреть (Рисунок 4.12 и 4.13). Также можно скопировать на дискету в дисковод <A:>.

Рисунок 4.12 - Просмотр экспортируемых данных по кассе

 

Рисунок 4.13 - Просмотр экспортируемых итоговых данных