Автоматизация деятельности Ломбарда

Сопоставление сильных  и слабых сторон с рыночными возможностями и угрозами позволит нам ответить на вопросы, касающиеся дальнейшего развития вашего бизнеса и создать политику на развитие эффективной деятельности ломбарда

 

Таблица 4.2 - Результаты swot-анализа

	Возможности 2. Улучшение сервиса и сокращение времени на обслуживание	Угрозы Потребитель услуг определяет ломбард по качеству предоставляемых  услуг
Сильные стороны Высокий уровень квалификации руководящих сотрудников предприятия	Необходимо наращивать потенциал в области компьютеризации  производственного процесса ломбарда	Удержать клиентов от перехода к конкуренту, проинформировав их о высоком качестве предоставляемых услуг
Слабые стороны Высокая степень износа оборудования — до 80%	Длительность обслуживания, вследствие низкой автоматизации может  сказаться в дальнейшем на работе с клиентами	Самые большие опасности  для фирмы  Появившийся конкурент может предложить рынку аналогичные услуги, по более выгодным расценкам (процент за кредит)

 

 

Таким образом, из проведенного анализа можно сделать заключение что в ООО «Ломбард на Банковском»  не хватает автоматизации производственного  процесса, что может привести к  потере клиента, а следовательно  к снижению рентабельности данной организации.

 

4.2 Руководство  программиста  Должно быть: Разработка программного продукта!!!

Сегодня на предприятиях доминирует применение структурного подхода к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельностью.

Структурный подход основан на использовании различных типов организационной структуры предприятия, как правило, иерархической. В этом случае организация и управление деятельностью осуществляется по структурным элементам (бюро, отделам, группам и т.п.), а их взаимодействие – через должностных лиц (начальников отделов, групп) и структурные подразделения более высокого уровня.

Недостатками такого подхода к организации и управлению деятельностью предприятия являются следующие:

• разбиение технологий выполнения работы на отдельные, как правило, несвязанные между собой фрагменты, которые реализуются различными структурными элементами организационной структуры;
• отсутствие цельного описания технологий выполнения работы, в лучшем случае существует только фрагментарная (на уровне структурных элементов), и то не совсем актуальная документируемость технологий;
• отсутствие ответственного за конечный результат и контроль над технологией в целом, а также ориентации на клиента (внешнего или внутреннего);
• отсутствие ориентации на внешнего клиента, а также внутренних потребителей промежуточных результатов деятельности;
• высокие накладные расходы, как правило, непонятно откуда появляющиеся;
• неэффективность информационной поддержки, обусловленная наличием «лоскутной» автоматизацией деятельности отдельных структурных элементов и неудачными попытками внедрения корпоративных информационных систем.

 

Процессный подход подводит к необходимости перехода на, так  называемое, «тощее производство» или  «тощую» ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production) [16]. Основными чертами такой реорганизации являются:

• широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
• сокращение количества уровней принятия решения;
• сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
• повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг, а также работы предприятия в целом;
• автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.

В рамках процессного  подхода любое предприятие рассматривается  как бизнес-система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуги [17].

Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс.

Бизнес-процесс – это  цепочка работ (операций, функций), результатом  которой является какой-либо продукт  или услуга [18]. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия. Каждый бизнес-процесс имеет свои границы  и определенные роли (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 –  Модель бизнес-процессов

 

На рисунке 4.1 представлены следующие типы клиентов бизнес-процесса:

• Первичные клиенты - получают первичный выход.
• Вторичные клиенты - находятся вне процесса и получают вторичные выходы.
• Косвенные клиенты - следующие в цепочке после первичного клиента.
• Внешние клиенты – находятся вне предприятия
• Внешние косвенные клиенты - это потребители.

«Дерево целей», «дерево функций», «дерево показателей»

 

В процессе жизнедеятельности  бизнес-системы за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В общем случае она имеет иерархический вид («дерево целей»), и каждая цель имеет свой вес и критерий (количественный или качественный) достижимости.

В свою очередь бизнес-процессы реализуют бизнес-функции предприятия. Под бизнес-функцией понимают вид деятельности предприятия. Множество бизнес-функций представляют собой иерархическую декомпозицию функциональной деятельности предприятия. На рисунке 4.2 представлен пример «дерева функций» предлагаемый для ООО «Ломбард на Банковском».

Рисунок 4.2 - Дерево функций

Перевернуть текст на рисунке в горизонтальное положение.

Таким образом, «дерево функций» представляет собой функциональное отражение реализации «дерева целей» предприятия.

Бизнес-функции связаны  с показателями деятельности предприятия, из которых также можно построить «дерево показателей» [19].

Эти показатели затем  образуют систему показателей оценки эффективности выполнения бизнес-процессов. Как правило, Владельцы бизнес-процессов контролируют свои бизнес-процессы с помощью данной системы показателей. Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

• количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;
• количество потребителей продукции;
• количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;
• стоимость издержек производства продукции;
• длительность выполнения типовых операций;
• капиталовложения в производство продукции.

Типовой план внедрения 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 Руководство  пользователя

Минимальные требования для ПК "Ломбард":

Операционная система Windows 95/98/ME/NT/2000/XP/2003

Процессор - согласно минимальным  требованиям операционной системы.

RAM - согласно минимальным  требованиям операционной системы

Video 512KB\800х600\16 Colors

Свободное дисковое пространство 80 MB

Принтер может быть любым  поддерживающим графический режим.

Однако следует отметить, что работать все будет достаточно медленно.

Рекомендуемые требования для ПК "Ломбард":

Операционная система Windows 98 и выше

Процессор от Intel Pentium III 650 MHz и выше

RAM 128MB и выше

Video 4MB\800x600\256 и выше

Свободное дисковое пространство 120 MB и выше

Лазерный принтер любого производителя

Такая конфигурация вкупе  со скоростью набора оператора позволяет  оформить залоговый билет в течение 1-1,5 минут.

Программа автоматизирует работу с клиентами по приему залогов, выдаче и возврату кредитов под залог ювелирных изделий и вещей, проведению публичных торгов. Обеспечивает материальный учет и оперативный анализ. Состоит из трех модулей:

• Основной модуль
• Модуль по публичным торгам
• Модуль оперативного анализа

 

Имеется около 50 форм документов и отчетов. Более 90 параметров позволяют  гибко настраивать работу программы. Справочники ускоряют ввод данных и  снижают количество ошибок.

Производится передача данных по кассовым документам и итоговым за день бухгалтерским операциям.

 

 

Рисунок 4.3 - Общая схема по работе ломбарда

 

Прием залогов и выдача кредита – оценка залогов (ювелирных  изделий или вещей), оформление документов и выдача кредита.

Документы:

• Залоговый билет и его копия
• Опись залогов
• Договор и его копия, если установлена соответствующая опция в параметрах приложения
• Кассовые ордера по выдаче кредита

1. Возврат кредита и залогов – расчет процентов по сроку кредита, получение суммы кредита и процентов, возврат залогов

Документы:

• Кассовые ордера по возврату кредита

2. Перезалог – возврат процентов по кредиту и оформление нового кредита по залогу.

Вариант: частичный перезалог  – возврат процентов по кредиту, получение части суммы кредита  по выкупаемым залогам и их возврат, оформление нового кредита по оставшимся залогам.

Документы по возврату кредита  и созданию нового кредита.

3. Публичные торги по не выкупленным залогам – отбор залогов после окончания срока их хранения и их подготовка к торгам, извещение залогодателей по почте о выставлении их залогов на публичные торги и нотариальное заверение исполнительных надписей на залоговых билетах

Документы:

• Калькуляция затрат
• Письма залогодателям
• Реестр почтовых отправлений
• Справка по залоговым билетам, снятым на торги
• Исполнительные надписи на залоговых билетах
• Перечень предметов торгов
• Акт передачи залогов – если торги происходят в другом месте, например в комиссионном магазине

4. Продажа с торгов за наличный расчет

Документы:

• Ведомость выкупленных лотов
• Ведомость не выкупленных лотов
• Опись проданных залогов
• Справка по реализации за наличный расчет
• Акт проведения торгов

5. Перевод с торгов в собственность – залоги, которые выходили на торги более двух раз могут быть переведены в собственность предприятия.

Документы:

• Справка по переводу в собственность
• Накладная по переводу в собственность
• Акт перевода в собственность

Ежедневные отчеты:

• Опись принятых изделий и выданных кредитов
• Опись принятых вещей и выданных кредитов
• Опись выданных изделий и возвращенных кредитов
• Опись выданных вещей и возвращенных кредитов
• Справка о выдаче и возврате в один день кредитов
• Отчет о движении изделий
• Отчет о движении вещей
• Кассовый отчет
• Отчет о движении денежных средств

Также имеется инвентаризационная опись по ювелирным изделиям и  вещам. Отдельно ведется инвентаризация залогов, выставленных на публичные  торги.

Имеется несколько дополнительных отчетов для различного представления данных.

В приложении «Ломбард», вкладке «Кредиты» (рисунок А.2) производятся операции по выдаче и возврате кредита, перезалоге – блоки 1, 2 и 3 на общей  схеме работы ломбарда (рисунок 4.3).

Остальные вкладки обеспечивают настройку программы и доступ к сервисным функциям:

1. «Данные» – позволяют просмотреть данные по ломбарду в различных аспектах и за нужный период времени: кредиты, залоги, касса и остатки
2. «Залогодатели» - реестр залогодателей
3. «Справочник залогов» - список видов залогов по ювелирным изделиям и вещам
4. «Настройка» - определяет цены по пробам металла и стоимость услуг
5. Адреса – иерархический справочник территорий: страны, регионы, районы, города, населенные пункты и улицы