Этапы автоматизации деятельности туристических фирм

 

 

ВВЕДЕНИЕ

     Основная задача крупных туроператорских фирм и целой сети более мелких турагентств - организация обслуживания туристов. Комплексный подход к разработке программ обслуживания, позволяющий предоставлять клиентам качественные услуги, эффективно управлять турфирмой, реагировать на стремительные изменения спроса и предложений, невозможен сегодня без информационной поддержки туристического бизнеса.

     Рынок ПО предоставляет широкий выбор программ, программных комплексов и информационных систем, ориентированных на автоматизацию туроператорской деятельности. Среди них можно выделить:

- программы для автоматизации бизнес-процессов туристических организаций (программное обеспечение для автоматизации офисов туристических организаций);

 - системы сбора предложений по туроператорам (Данный класс продуктов необходим любому туристическому агентству для анализа рынка и выбора наиболее оптимальных по соотношению цена/качество предложений. Также данный класс продуктов удобно использовать туроператорам для изучений турпродукта конкурентов );

 - глобальные системы бронирования туристических продуктов (Global Distribution System), позволяют предоставить потребителю широкий ассортимент предложений.

     Комплексная автоматизация турфирмы позволяет:

- автоматизировать оперативный и бухгалтерский учет в турфирмах;

- автоматизировать оперативную работу с клиентами;

- формировать турпакет из услуг поставщиков, рассчитывать прайс-листы и подготавливать электронный и бумажный каталоги цен;

- готовить полный пакет документов для туриста;

- создавать справочники по любому сегменту туристического продукта;

-осуществлять обмен данными с другими участниками туристического рынка (например в формате Travel XML). Использовать предложения различных систем поиска и бронирования туров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этапы автоматизации деятельности туристических фирм

     Автоматизированные системы управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

     Цель автоматизации турфирмы – это информационная поддержка формирования и принятия управленческих решений.

     Любая автоматизация турфирмы предполагает создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) для выполнения различных задач управления.

     В настоящее время в можно выделить следующие этапы автоматизации типовой российской турфирмы:

-применение стандартного  программного обеспечения (пакет  Microsoft Office), программы-переводчики, бухгалтерские, финансовые, системы электронного документооборота и др.;

-применение специализированных  программных продуктов «МАСТЕР  ТУР», «САМО-ТУР» и др.;

-использование глобальных  компьютерных систем бронирования;

-интеграция специализированных  программ с системами бронирования;

- участие в электронной  торговле или электронном бизнесе.

     Автоматизированная информационная система для турфирм должна отвечать следующим требованиям:

-соответствовать нормам  законодательства;

-охватывать все стороны  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности турфирмы, обеспечивая при этом функциональную полноту – обеспечение отдельной программой (подсистемой или модулем) автоматизации полного набора функций любого подразделения турфирмы;

-эффективность – высокую  производительность автоматизированной  системы;

-комплексность – обеспечение  тесной взаимосвязи всех модулей;

-модульность – функциональная  завершенность отдельной программы (подсистемы, модуля), возможность закупки  отдельных модулей;

-гибкость и открытость  архитектуры – возможность дополнения  системы отдельными модулями;

-масштабируемость – эффективное  функционирование при любых объемах  обрабатываемой информации и  вне зависимости от числа участников  информационного процесса;

-иметь статистический  и аналитический блоки для  оперативного анализа деятельности  турфирмы;

-быть конкурентоспособным  программным продуктом;

-иметь возможность модернизации  программ;

-обеспечивать надежность  и безопасность хранения данных, иметь защиту от несанкционированного  доступа;

-иметь гибкую настройку  параметров на особенности конкретной  фирмы;

-иметь фирменную техническую  поддержку;

-функционировать на базе  архитектуры клиент-сервер, обеспечивая  обработку информации, находящейся  на разных компьютерах без  потери производительности.

     Далее будем рассматривать только программное обеспечение автоматизированных информационных систем управления в туризме.

     Выбор турфирмами программных продуктов и специфика их использования зависят :

- от направления деятельности  турфирмы, совокупности решаемых  задач, исходной технологии, принятой  на турфирме, суммарного объема  продаж, финансового состояния турфирмы;

- от осведомленности руководства  турфирмы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных  технологии управления в туризме, о его достоинствах и недостатках;

- от режима работы компьютеров  ( автономный или сетевой).

     При выборе программного обеспечения необходимо обратить внимание на:

- известность и надежность, опыт использования в других  турфирмах;

- дружелюбность, простота, стандартность  интерфейса;

- стоимость приобретения  программного продукта и его  обслуживания.

     Полная стоимость автоматизации турфирмы складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания и т.д. В эту стоимость входит: сумма на приобретение техники и программного обеспечения, сумма постоянных расходов на обслуживание техники и программного обеспечения, обучение персонала. Поэтому сравнивать стоимость внедрения различных автоматизированных информационных систем следует с учетом перечисленных составляющих.

     Существующие в настоящее время программы автоматизации работы турфирм можно условно разбить на три класса:

1. Программы, которые обеспечивают  внутреннюю деятельность турфирмы, без автоматизации поддержки  внешних взаимосвязей. Предполагается  создание локальной вычислительной  сети, баз данных, которые располагаются  на мощном сервере, к которому  обеспечен сетевой доступ пользователей  с их АРМ;

2. Программы автоматизации, включающие возможности программ  первого класса, а также позволяют  туроператору осуществлять модемную  связь с другими турагенствами;

3. Программы автоматизации, базирующиеся на использовании  глобальных телекоммуникационных  сетей. В этом случае базы данных  о турпродуктах той или иной  турфирмы размещаются в информационных  узлах глобальной сети и для  всех пользователей обеспечен  удаленный доступ в режиме  online.

Программные комплексы автоматизации деятельности  туроператоров

Программный комплекс «Мастер-тур»

     В данном комплексе туры формируются из отдельных услуг, заказанных клиентом. Составленный таким образом тур может стать частью другого, более сложного тура, что позволяет подобрать заказчику оптимальный вариант.

     Комплекс состоит из нескольких блоков:

«Конструктор туров» (основной блок), «Реализация турпродукта», «Работа с партнерами», «Блок администратора», «Статистический», «Справочный»,

«Финансовый».

     Все необходимые бланки создаются в форматах MS Word или MS Excel.

     Помимо формирования туров «МАСТЕР-ТУР» позволяет:

-рассчитывать комиссионные  и планируемую прибыль;

-оформлять документы  туристов – одну или несколько турпутевок;

-распечатывать прайс-листы, турпутевки, списки туристов, ваучеры, анкеты;

-оценивать в целом  текущее финансовое состояние турфирмы.

     Благодаря возможности квотирования удается избежать перепродажи. При необходимости стоимость услуг рассчитывается в разных валютах. Предусмотрена функция мониторинга оплаты тура.

     В программе предусмотрены возможности рассылок по факсу и электронной почте, причем в конкретные даты и в определенное время.

     В последнюю версию программы «МАСТЕР-ТУР» добавлены новые возможности: автоматический расчет цен на отели по формулам, экспорт цен из программы Excel, а также улучшены механизмы создания и аннуляции путевок, значительно расширены функции администрирования и установки прав пользователям программы. К преимуществам «МАСТЕР-ТУРА» относится то, что он поставляется в комплекте с лицензионным SQL-сервером SQL-Base фирмы «Centura».

     Для фирм-туроператоров, работающих по приему туристов, предусмотрено сопряжение «МАСТЕР-ТУРА» с ПК «МАСТЕР-Inter Look».

     Комплекс «МАСТЕР-Inter Look» предназначен для автоматизации работы принимающей стороны, т.е. туроператора, владеющего туристскими продуктами и имеющего разветвленную сеть агентов, которым он продает эти турпродукты. В настоящее время реализована англоязычная версия «МАСТЕР-Inter Look».

     Интернет-магазин «МАСТЕР-Web» могут использовать операторы, владеющие программой «МАСТЕР-ТУР», чтобы выставлять в Интернете туры, специальные предложения, цены и проводить прямое бронирование в режиме реального времени из стандартного браузера.

     Комплекс «МАСТЕР-АВИА» предназначен для автоматизации работы турагентств по продаже авиабилетов. Версия включает в себя модули разграничения доступа и генерации отчетов. Пред¬усмотрено сопряжение программы «МАСТЕР-АВИА» с комплексом «МАСТЕР-ТУР» для турфирм с разветвленной сетью агентов и точек продаж авиабилетов.

Программный комплекс «САМО-Тур»

     Программный комплекс «САМО-Тур» позволяет туроператорам создавать справочники с описанием гостиниц, транспорта, условий страхования, визовой поддержки, дополнительных услуг, обеспечивает гибкие механизмы ценообразования/комиссионного вознаграждения. В программе предусмотрены функции бронирования и подтверждения заявок по электронной почте, а также возможности учета и контроля квотных услуг, номеров в гостиницах, мест на транспорте, туров, продаж по заявкам конкретных туристов.

     Модуль бронирования ресурсов туроператора через Интернет позволяет выбирать туры, рассчитывать стоимость и формировать заказы в режиме реального времени. Комплекс создает документы туриста (форму № ТУР-1, ваучер, страховка, визовая анкета, авиабилет), а также выдает более 200 печатных форм отчетности (списки, документы, статистика).

     В системе предусмотрены разделение прав доступа и настройка экранных форм; возможность работать в удаленной сети.

     Программный комплекс «САМО-Тур» совместим с бухгалтерскими программами «Парус» и «1С», куда осуществляется экспорт платежей.

     Результатом автоматизации офиса туристической фирмы является создание автоматизированных рабочих мест для всех сотрудников: менеджеров на продаже, специалиста по созданию тура, кассира, работников визового и чартерного отделов, отдела бронирования, экономиста, бухгалтера, маркетолога, финансового директора, генерального директора.

     Единая база данных, позволяющая консолидировать работу всех подразделений фирмы, содержит оперативно обновляемую информацию о турах, клиентах, заявках, партнерах и взаиморасчетах с ними, обеспечивает точность калькуляций тура.

     Автоматизация рабочих мест пользователей позволяет:

-формировать турпакет  из услуг поставщиков;

-рассчитывать прайс-листы;

-подготавливать электронный  и бумажный каталоги цен;

-вести учет проданных  туров, учет платежей за туры  и взаиморасчетов с поставщиками;

-вести контроль квотируемых  услуг;

-готовить полный пакет  документов для туриста;

-заполнять любые стандартные  формы документов, в том числе  печатать авиабилеты на любых  бланках (поддерживается обмен данными  с системами бронирования Gabriel, Amadeus, Сирена);

-формировать финансовые  отчеты о деятельности фирмы.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Сегодня об автоматизации туристического бизнеса не говорит только ленивый. Автоматизация турфирмы многими рассматривается как важный шаг вперед на пути развития компании.

     Сложно отрицать тот факт, что современный софт для туризма способен освободить сотрудников турфирмы от выполнения многих рутинных операций, связанных с бронированием услуг и последующей обработкой заявок, что позволит им заняться более творческой и важной работой, например разработкой новых предложений для туристов.

     Не меньше пользы автоматизация дает и простому туристу: благодаря формам онлайн-поиска и бронирования; он может подобрать себе вариант проведения отпуска прямо не выходя из дома.