Отчет по практике в ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна»

Деловые качества

Таблица 1.

Профессиональные навыки секретарской работы	Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи
Опыт организаторской работы	Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов
Эффективность, надежность, ответственность	Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение
Самостоятельность, инициатива	Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения
Тактичность, дипломатичность	Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях
Пунктуальность	Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний
Лояльность, преданность работе	Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем
Предвидение	Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу

 

Личные качества

Таблица 2.

Внешний вид	Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки
Особенности характера	Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора
Отзывчивость, умение адаптироваться	Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок
Интересы	Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя
Вежливость	Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело

 

Для того чтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.

1 этап

Описание должности (рабочего места) – всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы.

Таблица 3.

Общая характеристика	Цель работы Основные задачи (6-7), Функции и обязанности. Технологии выполнения.
Показатели ответственности	Материальная Финансовая За результаты работы. За сотрудников
Условия труда	Эргономические (температура, освещенность, вредные воздействия) Экономические Социальные

 

Анализ должности секретаря позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания, опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.).

2 этап

Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типе выполняемых операций, формах организации труда.

Таблица 4.

Тип совместной деятельности	совместно-взаимодействующий совместно-последовательный совместно творческий совместно-индивидуальный
Тип выполняемых операций	творческие логические технические
Форма организации труда	совмещение профессий совмещение функций индивидуальная коллективная

 

Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности

Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.

3 этап

Составление профессиограммы – портрета «идеального» сотрудника на должность секретаря конкретной организации.

Профессиограмма – ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия «эталону» секретаря организации, закрепленному в профессиограмме(табл.5).

Профессиограмма секретаря-референта

Таблица 5.

Наименование профессии	секретарь-референт
Доминирующий способ мышления	адаптация – анализ
Область базовых знаний № 1и их уровень	Делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический)
Область базовых знаний №2 и их уровень	канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)
Профессиональная область	социальная (общественная) сфера
Межличностное взаимодействие	частое по типу «лицом к лицу»
Доминирующий интерес	конвенциональный
Дополнительный интерес	социальный
Условия работы	в помещении, сидячий

 

Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.

Исходя из ряда возможных предъявляемых к секретарю требований (см. выше), а также специфики места работы (1.2. ст. 23), нами был проведен комплексный анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» при помощи наблюдений, личных бесед, опросов, а также изучения нормативных документов.

Основные функции секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» зафиксированы в должностной инструкции.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство – составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название  вида документа (приказ);

- краткое  содержание;

- дата (период), к которому относятся документы  дела;

- слова  «копии», если дело сформировано  из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат. Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.

Рабочее место секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место является показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» обеспечивает наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной размещается рядом с кабинетом главного врача, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. В помещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и иным сотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняя организация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, в других ящиках имеются особые приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и в ящиках стола секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» царит всегда полный порядок. Секретарь ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» имеет возможность при необходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работа главного врача отлично согласована с работой его секретаря, оба они имеют один план, из которого видно, в какое время главврач будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону, если это нужно. Длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, очень различны у главврача ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна». Именно поэтому между секретарем и начальником существует договоренность о времени звонков. Условно обязанности секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ЗАО «Санаторий «Надежда» комплекс «Волна» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки: