Пути совершенствование общей и организационной структуры управления

– сократилось количество жалоб на несвоевременное получение печати.

– уменьшились нарекания со стороны редакций по поводу не доставки или некачественной доставки рекламно-информационных еженедельников.

      Весь  этот процесс обеспечивается работой  транспорта. Например, сегодня для  транспортировки периодической  печати до отделений почтовой связи используется 11 машин грузового автотранспорта, ежедневный пробег которых составляет 715 км.

      Для подвозки подписных изданий от отделений  до шкафов опорных пунктов задействована 37 машин легкового автотранспорта, ежедневный пробег которых составляет 1741 км. Таким образом, ежедневный пробег при транспортировке печати составляет 2456 км.

      Интенсивно  Уфимский почтамт внедряет и информационные технологии. Так, подключение отделений  связи к системе сбора и  обработки платежей «Город» позволило  существенно увеличить количество платежей и повысить качество обслуживания населения. Так, Уфимским почтамтом ежемесячно принимается более ста тысяч коммунальных платежей, столько же платежей за электроэнергию, что составляет 41 % от общего количества. При этом каждый третий платеж принят почтальонами на дому от пенсионеров (инвалидов, престарелых людей), не имеющих возможность по состоянию здоровья оплатить за жилищно-коммунальные услуги в пунктах приема платежей без взимания за это дополнительной платы. Это говорит о большой социальной значимости почты и той активной роли, которую она играет в современной инфраструктуре нашего города. Достоинством упомянутой системы является зачисление денежных средств на счет в режиме реального времени. Терминалы, подключенные к системе «Город», оснащены также карт-ридерами, что дает возможность населению «снимать» наличные с пластиковых карт в почтовых отделениях.

      Другим  направлением совершенствование организации  финансовых услуг является развитие проекта Кибер–Деньги, в рамках которого к единой системе почтовых переводов подключены все 83 отделения, что позволило повысить качество и скорость обработки переводов.

      Следующим проектом по информатизации отделений  связи является Кибер-Почт@. В  Уфимском   почтамте  действует 57 пунктов коллективного доступа к сети интернет на 110 рабочих мест, услугами которых ежемесячно пользуются более 35 000 человек. Благодаря тому, что доступ организован по высокоскоростному каналу (оптоволокну, радиозернет), загрузка нужных клиенту страниц происходит очень быстро.

      Большое внимание уделяется работе с корпоративными клиентами. Ежегодно в период рассылки писем акционерными обществами обрабатываются сотни тысяч писем. Еще 3 года назад  эта работа велась вручную. Сегодня  конвертование и маркировка этих писем осуществляется на специальных машинах. С помощью данной техники почтамт способен подготавливать и отправлять в сутки более 20000 писем. И за три месяца с апреля по июнь ежегодно обрабатывается более полумиллиона писем.

      Сегодня корпоративными клиентами предъявляются жесткие требования к срокам доставки деловой корреспонденции. Помочь им в этом призвана услуга экспресс-почты, с марта 2004 года предоставляемая под маркой  ЕМС «Почта России». Данная услуга пользуется спросом: объемы отправлений растут из месяца в месяц (в августе 2005 года их было уже более 500), заключены договора с 33 предприятиями города. Достоинством ЕМС - отправлений, помимо скорости доставки, является возможность отследить состояние отправления на всем пути прохождения. Для тех, кто предпочитает экономичную, но качественную доставку в апреле 2005 года внедрена новая услуга – отправления первого класса. Отправления первого класса доставляются на 30% быстрее по сравнению с обычной корреспонденцией за счет яркой фирменной упаковки (конверт с желтой полосой) и применения прогрессивной технологии обработки и доставки. В августе 2007 года было принято более 600 отправлений первого класса.

      Динамика  основных экономических показателей  представлена в таблице 1.  

2. Характеристика  структуры управления

 

      Проведем  анализ  общей и производственной структуры предприятия.

На рис. 2 представлена общая структура Уфимского  почтамта. 

Рис. 2 Структура  Уфимского почтамта 

      Организационно-управленческая структура Уфимского почтамта построена  по линейно-функциональному типу с высоким уровнем  централизации с единственно линейной сферой деятельности – производством.

      Если  рассмотреть производственную структуру  предприятия, то здесь необходимо выделить следующие элементы.

      Базовыми  элементами производственной структуры являются рабочие места почтальона и оператора в отделениях связи.

      Рабочее место почтальона отделения почтовой связи по доставке корреспонденции  и периодической печати представляет собой стол и стул в, шкаф с ячейками (каждая из которых принадлежит определенному дому), где осуществляются следующие операции:

– расфальцовка газет;

– составление  ходовика (таблица с перечнем адресов, по которым в текущий день будет  осуществляться доставка периодической  печати и корреспонденции);

– подбор газет и корреспонденции по ходовику;

– подкрепление и сортировка бланков (квитанций, абонементов, извещений);

– выписка  извещений получателям заказной корреспонденции.

      Кроме того, к рабочему месту почтальона следует отнести и обслуживаемую  им территорию, состоящую из нескольких десятков домов (в городе). На данной территории им осуществляется доставка корреспонденции и периодической печати, а также прием подписки и коммунальных платежей на дому. В сельской местности в его обязанности также входит реализация товаров (газет, продуктов, канцелярии).

      Рабочее место почтальона можно охарактеризовать как комплексное (поскольку он сам  осуществляет перемещение к предметам  труда), подвижное (т.к. приходится передвигаться  по обслуживаемой территории), универсальное  (т.к. приходится осуществлять несколько операций).

      В отделениях связи по доставке пенсий рабочие места почтальонов, по сути, представляют собой тоже самое, за исключением  того, что вместо корреспонденции  и печати предметами его труда  являются деньги, а также то, что обслуживаемая территория меняется каждый день в зависимости от графика выплаты пенсий.

      Рабочее место оператора представляет собой  операционное окно в отделении связи, через которое он осуществляет обслуживание клиентов (прием платежей, прием/выдачу посылок, заказной корреспонденции, денежных переводов, прием подписки, реализация товаров). Рабочее место оператора можно охарактеризовать как простое (т.к. предметы труда подаются ему на рабочее место), стационарное (поскольку ограничено зоной обслуживания клиентов), универсальное (в связи с тем, что ему приходится осуществлять несколько десятков различных операций.

      У операторов также существует специализация. Помимо описанного выше оператора на кассе, в доставочных отделениях есть оператор по сортировке (попросту, сортировщик), осуществляющий приём и разработку почты (входящих мешков с корреспонденцией, газетных пачек, посылок и т.д.), а также распределение почты по доставочным участкам, выписку накладных на почтальонов, и контроль за доставкой корреспонденции.

      В пенсионных отделениях аналогичные  функции выполняет оператор-контролёр  по выплате денег.

      Рабочие места почтальонов, сгруппированные по определенным технологическим  и территориальным признакам, объединяются в доставочные участки (которые специализируется на доставке печати или пенсий). Операторы объединяются в смены.

      Участки, в свою очередь, объединяются в отделения почтовой связи.

      Отделение почтовой связи – основная и наиболее сложная система, входящая в производственную структуру почтамта, в которую входят в качестве подсистем доставочные участки и смены операторов.

      Кроме того, из рис. 2 мы также видим, что  в структуре Уфимского почтамта имеются также и цеха (экспедирования печати, страховой). Это более крупные  структурные подразделения, выполняющие определенные уникальные функции.

      Основная  функция, отличающая их от отделений  связи, – это сортировка. Они осуществляют сортировку почты (печати) по отделениям связи и передают её на маршруты для последующей доставки по ОПС. Кроме того, их отличают большие объемы обработки и соответствующие размеры.

      Кроме того, они не имеют доставочных  участков и не осуществляют непосредственной доставки почты. ЦЭП не осуществляет также обслуживание клиентов.

      Тем не менее, указанные цеха (ЦЭП и  Страховой) необходимо отнести к основному производству, поскольку они непосредственно включены в технологический цикл.

      Руководит работой отделений связи и  указанных цехов начальник отделения (ОН). Специализируются отделения связи  следующим образом:

– доставочные (на доставке корреспонденции и периодической  печати);

– пенсионные (на доставке пенсий и пособий);

– смешанные  (в силу обслуживания большой территории и большой удаленности от других отделений);

– закрытые (расположены на территории  предприятий  и учреждений,  специализируются на их обслуживании, в то же время, закрыты  для других посетителей). Например, ОПС, расположенные на территории Уфимского юридического института, Национального банка, УНПЗ, НУНПЗ.

      К вспомогательным и обслуживающим  подразделениям относятся: цех механизации (изготовление инструментальной оснастки для ОПС, обслуживание транспортеры,  весы, штемпелевальные и франкировальные машины, электроснабжение ОПС); технический отдел (обслуживающий почтово-кассовые терминалы, компьютеры), участок по изготовлению мебели и столярных изделий, участок по содержанию и ремонту зданий.

      К подсобным подразделениям относятся участок материально-технического обеспечения, кафе «Филателия».

      К подразделениям социальной инфраструктуры относятся: общежитие, отдел охраны труда и отдел безопасности. Последний призван обеспечить мероприятия по безопасности почтальонов-доставщиков пенсий.

      Если  говорить о  типе производства, присущее Уфимскому почтамту, то правильнее классифицировать его как серийное. Понятно, что данное категория трудно применима к предприятию сферы  обслуживания. Тем не менее, характер работы, объемы оказываемых услуг, а также периодичность и необходимость осуществления нескольких десятков операций и предоставления такого же количества услуг позволяют назвать данное производство как крупно-серийное.

      Тип производственной структуры Уфимского  почтамта в целом  правильно было бы охарактеризовать как территориально-смешанный, поскольку она характеризуется наличием на каждом территориальном отрезке города и района одинаковых подразделений, организованных и по предметному, и по технологическому признаку. Например, обслуживающие цеха и участки организуются по технологическому, а отделения связи – по предметному признаку. В качестве предмета (доставки) здесь выступают пенсия и пособия, корреспонденция и печать, либо определенное предприятие.

      Говоря  о производственной структуре предприятия, необходимо отметить его тесную кооперацию с другими предприятиями отрасли. Как уже было отмечено, весь производственный процесс обеспечивается работой автотранспорта. Однако, как мы видим на рис. 2, в составе ОСП Уфимский почтамт собственного транспортного подразделения нет: его обслуживает другое обособленное подразделение УФПС РБ – ОСП Автобаза. Кроме того, оно осуществляет перевозку почты между городами по всей республике.

      Если  сортировку почты по городу осуществляет Страховой цех Уфимского почтамта, то по всей республике, а также за её пределы это делает Уфимский магистральный сортировочный центр (МСЦ) Главного магистрального сортировочного центра  (ГЦМПП) ФГУП «Почта России». Без любого из этих звеньев работа почты попросту встанет.

      Кроме того, необходимо понимать, что почта  – это сеть. Т.е. Уфимский почтамт  не существует сам по себе, а «завязан»  в единую почтовую сеть. Для того, чтобы письмо, принятое в Уфе было доставлено где-нибудь в Бурзянском районе, необходимо обеспечить там  работу отделений связи. Однако население и экономический потенциал распределяются неравномерно. И чтобы сеть функционировала в полном объеме, необходимо обеспечить перераспределение доходов, заработанных Уфимским почтамтов на выплату заработной платы и пр. расходов в том самом Бурзянском районе.