Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания

 

^{Вывод: Таким  образом, рассмотрев и суммировав все требования, предъявляемые к АС ДОУ, а также рассчитав примерную стоимость затрат на приобретение, внедрение и сопровождение, можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство», которая уже успешно внедрена в Администрации города Ижевска и некоторых ее структурных подразделениях, что в будущем может послужить основой для организации межведомственного электронного документооборота.}

 

^{7. Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ}

^{Система электронного документооборота «Олимп – Делопроизводство» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того, система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес - процесса предприятия.}

^{«Олимп – Делопроизводство»  является современным  интегрированным  решением на базе программных  продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция  автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой работы.}

^{Система состоит  из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки  документов:}

^{- Канцелярия;}

^{- Контроль исполнения;}

^{- Хранилище документов;}

^{- Электронный  документооборот.}

^{Рассмотрим процесс  регистрации входящего  и внутреннего (исходящего) документов в УДОиВ применительно к системе «ОЛИМП - Делопроизводство». В системе реализованы две схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа.}

^{Рис.1 Движение входящего документа}

 

1. Поступивший в Управление входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде (в этом случае большая часть документов сканируется), так и по электронной почте.
2. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу вводит непосредственно руководитель.
3. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, создаются контрольные карточки на исполнителей по документу.
4. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.
5. После исполнения документ списывается в электронный архив.
6. Если пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий, и отправляется либо в бумажном виде, либо непосредственно из системы по электронной почте.

^{Рис.2 Движение внутреннего документа}

 

1. Сотрудник какого-либо отдела - автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.
2. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.
3. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.
4. После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).
5. После окончания согласования конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних (исходящих) документов.
6. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.
7. После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.
 

8. Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации

^{Оценка экономической  эффективности включает в себя:}

^{- выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе;}

^{- сравнение затрат на выполнение типовых операций.}

^{Для оценки эффективности  внедрения системы  автоматизации ДОУ  необходимо иметь набор измеряемых параметров (метрик), которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе. В качестве таких параметров выбраны: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.}

^{Оценка  объема документооборота в Управлении проводится по следующим показателям:}

^{1) объем входящих документов;}

^{2) объем исходящих документов;}

^{3) объем внутреннего документооборота;}

^{4) объем документооборота в разрезе структурных подразделений;}

^{5) объем документооборота в разрезе видов документов;}

^{6) доля контрольных документов;}

^{7) среднее число копий.}

^{Оценка  времени на выполнение операций с документами проводится по следующим показателям:}

^{- время регистрации одного документа;}

^{- время передачи документа на исполнение;}

^{- время пересылки документа между отделами;}

^{- время поиска документов по известным атрибутам;}

^{- время поиска документа с неизвестными атрибутами;}

^{- время подготовки и согласования типовых документов;}

^{- время, затраченное на подготовку типовых отчетов.}

^{Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами проводится по следующим показателям:}

^{- стоимость рабочего времени сотрудников;}

^{- стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.)}

^{Сравнение затрат на выполнение типовых операций}

Выполняемая операция	Среднее время  выполнения до внедрения  системы, мин	Среднее время  выполнения после  внедрения системы, мин	Число сотрудников, выполняющих операцию	Ежемесячное количество операций	Суммарные затраты  времени до внедрения системы, чел/дни	Суммарные затраты  времени после внедрения системы, чел/дни
Обработка входящего документа	6	2	1	120	0,068	0,023
Обработка исходящего документа	8	3	1	120	0,09	0,034
Обработка внутреннего документа	4	2	1	500	0,189	0,095
Снятие копии  с документа	2	0	1	1000	0,189	0
Передача документа  в отдел	4	0,5	1	2500	0,95	0,118
Подготовка типовых  отчетов	8	2	1	2	0,002	0,0004
Контроль исполнения документов	7	3	1	30	0,02	0,009
Поиск документов по известным атрибутам	1	0,3	1	20	0,002	0,0006
Итого	30	12,3	1	332	1,51	0,28

^{Суммарные затраты  времени = ( ежемесячное количество операций / 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции / 60(переводим в часы) / 8 (переводим в человекодни)}

^{Разница между  суммарными затратами  времени до внедрения  системы и после = 1,51-0,28 = 1,23 чел/дня.}

^{Ежемесячная экономия после внедрения  системы автоматизации = 1,23 * 204 * 22 = 5520,24 руб.}

^{Таким образом, несмотря на большие затраты  по внедрению  системы, выгоды и пользы для учреждения значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.}

 

^{ЗАКЛЮЧЕНИЕ}

В данной работе в качестве объекта исследования выступало структурное подразделение Администрации города Ижевска – Управление дошкольного образования и воспитания. Изучался процесс документационного обеспечения управления учреждения, в ходе которого была выявлена основная проблема – недостаточная автоматизация делопроизводственного процесса, в результате чего возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений.

В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая автоматизирует процесс ДОУ.

^{В работе была дана характеристика структуры и системы управления учреждения, особенностей организации делопроизводства. Были выявлены основные недостатки: потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов, возникновение большого количества копий.}

^{Был предложен  вариант решения  проблемы автоматизации  ДОУ УДОиВ - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.}

^{Далее был изучен российский рынок автоматизированных систем ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «Directum», «БОСС-Референт», «ЗОЛУШКА-Канцелярия», «Олимп – Делопроизводство», «DocsVision», в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре учреждения.}

^{Для того, чтобы  выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs9, в результате которого лидерами оказались системы «DocsVision» и «Олимп – Делопроизводство».}

^{При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость покупки и внедрения системы «Олимп – Делопроизводство» ниже, чем системы «DocsVision». Кроме того, данная система уже успешно внедрена  в Администрации города Ижевска и некоторых ее структурных подразделениях, что в будущем может послужить основой для организации межведомственного электронного документооборота.}

^{Следовательно, в Управлении дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска необходимо внедрить систему «Олимп – Делопроизводство».}

^{На заключительном этапе была рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 5520,24 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.}

^{Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.}

 

^{СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ}

Нормативно-правовые акты:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и  защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2. Федеральный закон «Об электронной  цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Методические  пособия и рекомендации:

4. Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М. ВНИИДАД. 1991.

5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г.

6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

7. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. - М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

Неопубликованные  источники:

8. Инструкция  по делопроизводству в Администрации города Ижевска, утвержденная распоряжением Мэра г. Ижевска от 24.12.2002 г.  № 166.