Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания

МИНИСТЕРСТВО  НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 
УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

 

 

 

Выбор автоматизированной системы

документационного обеспечения управления для

Управления  дошкольного образования и воспитания

Администрации города Ижевска

Курсовая работа по дисциплине «Компьютерные и информационные технологии в ДОУ»

 

 

 

Матвеевой Ульяны Борисовны

студентки группы О-350800-41(к)

специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

Научный руководитель:

старший преподаватель Исхаков Р.И.

 

 

 

Ижевск 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………………………………………………………………...		3
1.	Описание объекта исследования…………………………………………………	5
	1.1. Описание  организационной структуры объекта……………………………	5
	1.2. Функции и  структура делопроизводственной  службы……………………..	6
	1.3. Определение  уровня автоматизации ДОУ объекта………………………...	8
2.	Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ………………………	10
3.	Выбор системы  весовых коэффициентов (баллов) для  экспертной оценки…..	14
4.	Поиск программных  продуктов…………………………………………………..	17
5.	Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик……….	23
6.	Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением  и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО…………………………….	27
7.	Описание объекта  исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ	28
8.	Оценка экономической  эффективности при внедрении  системы автоматизации………………………………………………………………………………….	32
Заключение………………………………………………………………………………		34
Список использованных источников и литературы…………………………………..		36
Приложения…………………………………………………………………………….		38

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных  видов документов, появлением новых  носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время  на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Целью данной курсовой работы является анализ документационного обеспечения управления Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска и выбор автоматизированной системы.

Задачами работы являются:

- описание, анализ деятельности, структуры и функций Управления;

- характеристика службы документационного обеспечения;

- описание уровня автоматизации ДОУ;

- выбор, оценка и анализ программных продуктов;

- выбор наиболее подходящей по функциональным и системно-техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;

- анализ работы Управления при внедренной системе автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления.

Только путем сравнения  и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

При написании работы был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»1, где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной подписи»2, на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ УДОиВ, видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации»3, и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)4 и Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти5. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.

При изучении структуры  и функций службы ДОУ были рассмотрены Положение о секторе контроля и кадровой работы и должностная инструкция секретаря.

В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили соответствующие сайты в Интернет, которые содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

 

1. Описание объекта исследования
1. Описание организационной структуры объекта

 

Управление дошкольного  образования и воспитания (далее Управление или      УДОиВ) является структурным подразделением Администрации города Ижевска.

Данное управление образовано на основании распоряжения мэра г. Ижевска  от 23.02.1998 №22 путем выделения дошкольного  отдела из структуры Управления народного образования.

Основная цель - сохранение и развитие системы дошкольного  образования на территории г. Ижевска с учетом региональной специфики.

Управлением руководит  на принципах единоначалия начальник  Управления, который имеет двух заместителей.

Внутренняя структура УДОиВ включает 5 отделов: образовательно-воспитательный отдел, общий отдел, отдел кадров, планово-финансовый отдел, отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия) (Приложение №1).

Подведомственными Управлению являются  Центры дошкольного образования и воспитания (ЦДОиВ) 5 районов города и детские сады г. Ижевска.

 

2. Функции и структура делопроизводственной службы

 

Организация работ по документационному обеспечению  осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), большую часть функций выполняет сектор контроля и кадровой работы, и часть - структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты и Инструкция по делопроизводству Администрации города Ижевска6.

Должностной и численный  состав сектора контроля и кадровой работы  насчитывает 2 человека. Это  начальник сектора и специалист-эксперт.

В число основных функций сектора входят: организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Управлении на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство, координация и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами. А именно:

1. Обеспечение своевременной  обработки поступающей и отправляемой  корреспонденции, ее доставку по назначению.

2. Оперативный учет прохождения  документов, систематизация и хранение  документов текущего архива.

3. Контроль сроков исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Контроль качества подготовки, правильностью составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности Управления.

6. Учет поступивших обращений граждан, сотрудников дошкольного образования г. Ижевска, контроль их своевременного и качественного рассмотрением и принятием по ним необходимых мер.

7. Формирование дел исполненных  документов в соответствии с  номенклатурой дел Управления  и передача в ведомственный архив Управления.

В УДОиВ используются следующие виды документации:

- организационные документы (положение, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, приказы);

- документы по личному составу (приказы, договоры, в том числе трудовые, личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и т.д.);

- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, телефонограммы, служебные записки и др.).

Как и в большинстве  организаций в Управлении можно  выделить 3 документопотока:

Входящий - документы, поступающие в Управление (документы вышестоящих органов власти - Президента УР, Администрации города Ижевска, Министерства образования и науки УР и т.д.; документы от подведомственных организаций (Центры дошкольного образования и воспитания районов города Ижевска); документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

Исходящий - документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы Управления.

Внутренний - документы, создаваемые и используемые в Управлении.

Благодаря специально разработанным  маршрутам движения документов, можно  определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Управление (Приложения №2, №3).

^{Задача  сектора контроля и кадровой работы заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.}

^{Но несмотря на это в организации документооборота Управления существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов.}

 

3. ^{Определение уровня автоматизации ДОУ объекта}

 

Основной технологический  инструмент работы с документами в Управлении - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет. Компьютерная сеть УДОиВ имеет один центральный компьютер (сервер), к которому подключено 15 периферийных компьютеров, что обеспечивает высокую скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать) (Приложение №4).

Обеспечение информационной безопасности компьютерных сетей возложено на системного администратора.

Характеристика сервера: тип процессора - 2-ядерный процессор, частота - 2 гГц, объем оперативной памяти – 4 Гб, системное программное обеспечение - Windows Server 2008.

Характеристика типового клиента: частота процессора - 1 гГЦ, объем оперативной памяти - 1 Гб.

На персональных компьютерах сотрудников установлена операционная система «Windows XP», и содержится стандартный набор прикладных офисных программ MS Office (MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint), Internet Explorer, Fine Reader, Outlook Express, Win RAR, Win ZIP.

Безопасность обеспечивается рядом мероприятий, проводящихся в  двух направлениях:

- обеспечение целостности данных;

- защита информации от несанкционированного доступа.

Основные мероприятия, которые проводятся для защиты целостности данных:

- резервное копирование наиболее ценной информации;

- обеспечение доступа к данным в режиме только для чтения;

- защита данных (файлов и папок) от удаления.

Для защиты информации персональных компьютеров сотрудников Управления используют:

1. Антивирусные программы, такие как ESET NOD32, которые постоянно обновляются.
2. Идентификация субъектов и объектов. Каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Таким образом, была дана характеристика Управления дошкольного  образования и воспитания Администрации города Ижевска. Это структурное подразделение Администрации города Ижевска с небольшим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляет сектор контроля и кадровой работы.