Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания

Автор: Пользователь скрыл имя, 19 Ноября 2012 в 20:16, курсовая работа

Краткое описание

Целью данной курсовой работы является анализ документационного обеспечения управления Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска и выбор автоматизированной системы.
Задачами работы являются:
- описание, анализ деятельности, структуры и функций Управления;
- характеристика службы документационного обеспечения;
- описание уровня автоматизации ДОУ;
- выбор, оценка и анализ программных продуктов;

Введение………………………………………………………………………………...
3
1.
Описание объекта исследования…………………………………………………
5

1.1. Описание организационной структуры объекта……………………………
5

1.2. Функции и структура делопроизводственной службы……………………..
6

1.3. Определение уровня автоматизации ДОУ объекта………………………...
8
2.
Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ………………………

10
3.
Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки…..
14
4.
Поиск программных продуктов…………………………………………………..
17
5.
Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик……….

23
6.
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО…………………………….

27
7.
Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ
28
8.
Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации………………………………………………………………………………….

32
Заключение………………………………………………………………………………
34
Список использованных источников и литературы…………………………………..
36
Приложения…………………………………………………………………………….

Скачать в ZIP (173.94 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

курсовая ИС 2.doc

— 491.00 Кб (Скачать)

- ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации;

- рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;

- организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

^{Сервер веб-доступа}

^{- р}^{абота
с электронными документами,
задачами и заданиями
через веб-браузер.}

^Н^а^з^в^а^н^и^е^: ^{БОСС-Референт}

^{Производители
и распространители в России:} ^{ЗАО «Аплана Софтвер»}

^{Предназначение:}^{Автоматизации управленческого
документооборота и делопроизводства}

^{Возможности:}

Документационное обеспечение принятия решений

- автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями;

- поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам;

- подстрока регламентов в ходе их использования «на лету»;

- контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов;

- поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям;

- работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов

- регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах;

- связывание документов «по вопросу»;

- наложение резолюций;

- пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам;

- поддержка сложных регистрационных номеров;

- обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины

- быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям;

- формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений;

- контроль сроков и работ по выполнению поручений;

- мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций

- ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций;

- поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;

- управление правами сотрудников на создание, согласование, подписание, регистрацию документов и т. д.

Название: ЗОЛУШКА-Канцелярия

Производитель и распространители в России: Институт Развития Москвы

Предназначение: Автоматизация регистрации, обработки и контроля исполнения документов

Возможности:

^Компле^{кс
состоит из трех
подсистем: «Служебная
корреспонденция», «Решения
и распоряжения», «Письма
граждан».}

^{Основные функции
комплекса:}

^-^{регистрация
входящей, исходящей
почты и сопроводительных
документов;}

^-^{регистрация
и контроль каждого
пункта документа;}

^-^{поиск
документов по любому
известному реквизиту;}

^-^{контроль
исполнительской дисциплины;}

^-^{выдача
напоминаний о сроках
исполнения документов;}

^-^{подготовка
справок, сводок и списков;}

^-^{формирование
истории движения документов;}

- организация доступа к электронным копиям документов.

Название: Олимп – Делопроизводство

Производитель и распространители в России: ЗАО «Градиент - Новые Технологии»

Предназначение: Управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также организация и автоматизированное выполнение основных процедур современного делопроизводства.

Возможности:

Канцелярия

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- регистрация внутренних документов;

- формирование и учет исполнения резолюции входящих документов;

- отслеживание и анализ переписки;

- анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам;

- контроль исполнения документов, ведение номенклатуры дел;

- ведение учета корреспонденции в нескольких местах регистрации;

- отправка исходящей корреспонденции по электронной почте;

- прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов;

- поддержка электронной цифровой подписи.

Контроль исполнения

- регистрация письменных и устных поручений (распоряжений, приказов) с указанием исполнителя, контролера и срока исполнения;

- контроль исполнения поручений, учет переносов срока исполнения;

- анализ исполнительской дисциплины по сотрудникам и подразделениям;

- отслеживание исполнения документов.

Хранилище документов

- структурированное хранение и оперативный доступ к разнородным электронным документам;

- проектирование любой удобной структуры хранилища и архива документов;

- создание резервной копии архива документов;

- Web-доступ к документам;

- гибкая система разграничения доступа к документам;

- создание перекрестных ссылок между документами прямо в тексте для удобного перехода к просмотру связанного документа;

- выгрузка заданных разделов в форматах html и chm для удобного просмотра непосредственно из операционной системы;

- настройка уведомлений пользователям о появлении в указанных разделах новых документов.

Электронный документооборот

- безбумажная технология коллективной работы над документами;

- удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами;

- перемещение документа по спроектированному маршруту любой сложности с заданием абсолютных или относительных сроков обработки;

- назначение соисполнителей по документу, формирование рецензий;

- мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей;

- анализ движения документа;

- анализ текущей загруженности подразделений.

Название: DocsVision

^{Производитель
и распространители
в России:} ^{фирма «Digital
Design»}

^{Предназначение:} ^{Создание автоматизированных
корпоративных решений
по управлению документами
и бизнес-процессами}

^{Стандартные приложения:}

^-^{«Делопроизводство»
- законченное приложение,
предназначенное для
создания архивов документов,
автоматизации основных
делопроизводственных
процедур и бизнес процессов
обработки документов
в организации.}

^-^{«Управление
процессами» - полнофункциональная WorkFlow-система
описания и исполнения
сложных процессов обработки
информации и взаимодействия
с информационными системами.}

^{Возможности:}

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

- ведение картотеки документов;

- создание электронного архива документов компании;

- ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

- организацию циклов разработки согласования документов;

- организацию контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизацию документов в организации и вне её;

- автоматизацию разнообразных процессов обработки документов;

- организацию процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Проанализировав 5 систем (Directum, БОСС-Референт, ЗОЛУШКА-Канцелярия, Олимп – Делопроизводство, DocsVision), две системы (Directum, ЗОЛУШКА-Канцелярия) следует сразу исключить. Directum слишком большая и сложная система и требует продолжительного внедрения, для конкретных требований его функциональные возможности будет избыточны. ЗОЛУШКА-Канцелярия не удовлетворяет требованиям, предъявленным к АСДОУ во второй главе работы (набор функции данной системы слишком прост для данного учреждения). Оставшиеся 3 системы будут оценены по бальной шкале.

5. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик

^{Исходя из назначений
и возможностей системы}^{в результате отбора
были взяты 3 альтернативных
варианта программного
обеспечения (}^{БОСС-Референт,} ^{Олимп – Делопроизводство,} ^DocsVision^{),
которые будут оцениваться
соответствии с предъявленными
функциональными и системно-техническими
требованиями.}

^{В качестве экспертов
при оценке автоматизированных
систем выступали
студент}^{ы 4
курса специальности
«Документоведение
и документационное
обеспечение управления»,
а также учитывались
отзывы других компаний,
которые работают с
данными системами.}

^{Буквенные обозначения
автоматизированных
систем, использующиеся
в таблице для
экспертной оценки:}

^{БОСС-Референт
– Б-Р}

^{Олимп–Дел}^{опроизводство
– О-Д}

^{DocsVision
– DV}

^{Условные
обозначения экспертов: 1, 2, 3.}

Критерии	Автоматизированные системы ДОУ
	Б-Р			О-Д			DV
	1	2	3	1	2	3	1	2	3
^Ф^У^Н^К^Ц^И^О^Н^А^Л^Ь^Н^Ы^Е^Т^Р^Е^Б^ОВАНИЯ
Делопроизводство
Создание документов (использование шаблонов документов)	5	4	4	5	5	5	5	5	5
Регистрация документов	9	8	10	10	9	9	9	8	8
Контроль исполнения документов	11	10	15	14	15	13	12	12	13
Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)	13	10	14	15	12	15	14	13	14
Ведение номенклатуры дел	4	4	5	5	5	5	5	5	4
Подготовка статистических данных	5	3	5	4	4	4	4	4	5
Автоматический ввод информации с бумажных носителей	3	3	4	5	5	5	5	5	4
Итого по п. 1	50	42	57	58	55	56	54	52	53
Организация электронного архива
Архивирование документов	5	5	5	5	5	5	5	5	5
Полнофункциональный поиск	7	10	8	10	9	10	10	9	8
Безопасность хранения документов	2	4	3	5	4	4	4	3	3
Организация доступа к документам архива	4	4	4	5	4	5	5	5	5
Итого по п. 2	18	23	20	25	22	24	24	22	21
Обеспечение задач электронного документооборота
Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)	8	8	10	10	10	10	9	10	9
Работа с электронными файлами	5	5	4	5	5	5	5	5	4
Средства криптозащиты	5	3	4	4	4	4	4	5	4
Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи	5	4	4	5	5	5	5	5	4
Итого по п. 3	23	20	22	24	24	24	23	25	21
Управление документооборотом
Управление потоками документов внутри организации	8	7	10	10	9	9	9	9	8
Передача документов на исполнение	8	7	8	10	10	8	9	8	10
Контроль движения (передачи) документов	10	10	8	10	10	10	10	9	9
Контроль действий пользователей	4	3	3	5	3	5	5	4	3
Маршрутизация документов	5	4	5	5	5	4	3	4	4
Согласование документов	5	5	5	5	5	5	5	5	5
Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов	10	10	9	9	9	9	10	9	10
Итого по п. 4	50	46	48	54	51	50	53	48	49
Управление деловыми процессами
Совместная работа над документами в режиме реального времени	8	8	8	9	8	9	9	8	8
Работа с удаленными офисами и подразделениями	10	10	6	10	8	9	7	5	10
Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах	5	5	4	5	5	5	3	4	4
Получение уведомлений от системы электронного документооборота	5	5	4	5	5	5	5	5	4
Работа со справочниками	5	5	5	5	5	5	5	5	5
Итого по п. 5	33	33	27	34	31	33	29	27	31
Итого по п. A	174	164	174	195	183	187	183	174	175
Системно-технические требования
^П^р^о^г^р^а^м^м^н^а^я ^р^е^а^л^и^з^а^ц^и^я
^Т^{ехнология клиент- сервер}	²⁰	²⁰	²⁰	¹⁹	²⁰	²⁰	¹⁸	¹⁹	¹⁹
^Т^{ехнология интернет/интранет}	¹⁴	¹⁴	¹³	¹⁵	¹⁴	¹⁵	¹⁵	¹⁵	¹⁵
^П^{оддержка стандартов открытых систем}	¹⁵	¹⁵	¹²	¹⁵	¹³	¹⁵	¹⁵	¹³	¹⁴
^Н^{аличие средств разработки приложений}	⁶	⁵	⁸	⁷	⁸	¹⁰	¹⁰	⁹	¹⁰
^Н^а^л^и^ч^и^е^с^р^е^д^с^т^в^с^к^а^н^и^р^о^в^{ания документов}	⁵	⁵	⁵	⁵	⁵	⁵	⁵	⁵	⁵
^У^{добный интерфейс}	⁵	⁵	⁴	⁵	⁵	⁴	⁴	⁴	⁴
^{Итого по п. 1}	⁶⁵	⁶⁴	⁶²	⁶⁷	⁶⁵	⁶⁹	⁶⁷	⁶⁵	⁶⁷
^С^е^т^е^в^а^я ^О^С ^д^л^я ^с^е^р^в^е^р^н^о^й ^ч^а^с^т^и
^Windows^{Server 2008}	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰
^{Итого по п. 2}	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰
^С^е^т^е^в^а^я ^О^С ^д^л^я ^к^л^и^е^н^т^с^к^о^й ^ч^а^с^т^и
^Windows^ХP	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰
^{Итого по п.}³	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰	²⁰
^Э^к^с^п^л^у^а^т^а^ц^и^о^н^н^ы^е ^т^р^е^б^о^в^а^н^и^я
^Н^{адежность автоматизированной системы}	²⁰	¹⁹	¹⁷	²⁰	¹⁹	¹⁹	¹⁷	¹⁵	¹⁸
^Б^{езопасность системы}	¹¹	¹⁰	¹⁴	¹⁵	¹⁴	¹⁴	¹³	¹³	¹³
^А^{дминистрирование системы}	¹⁰	⁹	⁸	⁹	⁹	⁹	⁷	⁶	⁸
^К^{оличество одновременно работающих пользователей – до 100}	¹⁰	¹⁰	¹⁰	¹⁰	¹⁰	¹⁰	¹⁰	¹⁰	¹⁰
^{Итого по п. 4}	⁵¹	⁴⁸	⁴⁹	⁵⁴	⁵²	⁵²	⁴⁷	⁴⁴	⁴⁹
^А^д^а^п^т^а^ц^и^о^н^н^ы^е ^в^о^з^м^о^ж^н^о^с^т^и
^П^{ростота и удобство при внедрении системы}	¹⁵	¹⁵	¹³	¹³	¹⁵	¹⁴	¹⁴	¹⁴	¹³
^У^{добство настройки системы}	⁶	⁷	⁷	⁸	⁹	⁹	⁷	⁸	⁸
^В^{озможность развития системы}	⁸	⁷	⁶	⁹	⁸	⁷	⁹	⁸	⁷
^{Итого по п. 5}	²⁹	²⁹	²⁶	³⁰	³²	³⁰	³⁰	³⁰	²⁸
^{Итого по п.}^В	¹⁸⁵	¹⁸¹	¹⁷⁷	¹⁹¹	¹⁸⁹	¹⁹¹	¹⁸⁴	¹⁷⁹	¹⁸⁴
^Итого	³⁵⁹	³⁴⁵	³⁵¹	³⁸⁶	³⁷²	³⁷⁸	³⁶⁷	³⁵³	³⁵⁹

^{В результате проведение
оценки программных
продуктов, их тщательного
анализа, были сделаны
следующие выводы:}

^{1. Наибольшую
суммарную оценку
из программных
продуктов получили
системы автоматизации
«DocsVision» и «ОЛИМП -
Делопроизводство»,
следовательно, с}^{истемы
в большей степени соответствуют
функциональным и системно-техническим
критериям, полностью
автоматизируют операции
работы с документами (как
в традиционном бумажном
виде, так и в электронном)
с момента создания
до момента уничтожения (списания
в дело), включая контроль
исполнения, обеспечение
хранения документов,
систему защиты данных,
обладают большими возможностями,
надежностью и средствами
защиты.}

^Н^а^и^м^е^н^ь^ш^у^ю^о^ц^е^н^к^у^п^о^л^у^ч^и^л^а^с^и^с^т^е^м^а^а^в^т^о^м^а^т^и^з^а^ц^и^и^«^Б^О^С^С^-^Р^е^ф^е^р^е^н^т^»^.^О^н^а^н^е^в^п^о^л^н^о^й^м^е^р^е^о^т^в^е^ч^а^е^т^т^р^е^{бованиям
по автоматизации делопроизводственного
процесса, следовательно,
не подходят для внедрения
в УДОиВ.}

^6. ^{Сравнительная оценка
затрат, связанных с
приобретением и внедрением,
выбор программного
обеспечения для системы
документационного
обеспечения}

^В^{ходе
курсовой работы были
проанализированы и
отобраны две системы
электронного документооборота
«DocsVision» и «ОЛИМП - Делопроизводство».
Далее в курсовой работе
будет выполнен сопоставительный
анализ выбранных программных
продуктов по стоимостным
характеристикам, включая
затраты на приобретение
и внедрение. Затраты
складываются из следующих
требований:}

^{- з}^{атраты
на покупку программных
продуктов (лицензии
на АС ДОУ);}

^{- з}^{атраты
на работы по внедрению (затраты
на установку, настройку
программ на сервере
и на клиенте, затраты
на обучение пользователей).}

^{Расчет
стоимости}^{АС ДОУ (15 рабочих
мест) в рублях}

^{Критерии}	^АС^ДОУ
^{Критерии}	^DocsVision	^{ОЛИМП - Делопроизводство}
^С^{тоймость ПО (10 лицензий)}	¹⁸⁵⁰⁰⁰	¹⁶³⁰⁰⁰
^Н^{астройка системы}	^От²⁵⁰⁰	^{От 400}⁰
^О^{бучение пользователей}	^От¹⁰⁰⁰⁰	^{От 7}²⁰⁰
^Итого:	¹⁹⁷⁵⁰⁰	¹⁷⁴²⁰⁰

Информация о работе Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания