Документационное обеспечения управления

              ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

                     государственное образовательное учреждение

                          высшего профессионального образования

                                Ивановский государственный энергетический

                                            университет им. В.И.Ленина 

Кафедра информационных технологий

Курсовая работа по дисциплине «Документоведение»

                                                            Выполнила: студентка III курса 46 группы

                                                                                   Соколинская Ксения

                                                              Проверил:    Сонин Д.О.

Иваново 2010г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3стр

Выбор управленческого процесса ……………………………………….. 4стр

Определение состава документов для процесса

проведения социального исследования …………………………………. 6стр

Классификация документов процесса проведения

социального исследования ……………………………………………….12стр

Введение.

В наше время человечество превратилось в довольно таки высокоразвитое сообщество с развитой структурой власти, различных социальных институтов. Но перед ним, как и раньше, встают различные трудные и важные проблемы. Это может быть, например, оценка общественного мнения по какой-либо проблеме и т.д. Встает вопрос, как и каким путем их разрешить? Именно здесь на передний план и выступает социологическое исследование. Существуют различные организации, которые занимаются проведением социологических исследований. Одна из таких организаций - ММЦ (межрегиональный маркетинговый центр) г. Иваново. Данная организация проводит различные опросы общественного мнения по определенному вопросу, который поступил от заказчика.

Задачей данной курсовой работы является разработка форм документов для определенного управленческого процесса. Объектом исследования является социологическое исследование. Предметом исследования являются процессы, влияющие в организации на осуществление формирования хозяйственных связей и договорных отношений по закупке товаров.

Объектом наблюдения является розничная торговая организация ММЦ (межрегиональный маркетинговый центр) г. Иваново. Методы исследования – декомпозиция  и последовательная схема процесса социологического исследования, состав документов для данного процесса, классификация документов и их стандартизация. Т.о. главной целью нашей работы являются разработанные формы конкретных документов, кроме этого второстепенной целью являются классификации документов по различным признакам, позволяющие облегчить и ускорить процесс работы с документами.

Практическая значимость результатов исследования определяется тем, что содержащиеся в ней методические положения и рекомендации по процессу социологического исследования доведены до конкретных предложений по использованию коммерческого и стратегического потенциала российскими предприятиями с целью повышения их конкурентоспособности.

Выбор управленческого процесса.

Для данной курсовой работы был выбран процесс проведения социологического исследования.

Процесс проведения социологического исследования можно проиллюстрировать следующим образом (рис 1.) Основными функциями системы следует считать: планирование, проведение (организация) и контроль.

Рисунок 1. процесс проведения социологического исследования  

1- Определение сроков проведения социологического исследования

2- Принятие ответственных лиц за проведение социологического исследования

3- Поиск заказчика

4- Создание перечня вопросов для интервьюирования

5- Анализ рынка

6- определение возможностей проведения социологического исследования

7- Анкетирование

8- Интервьюирование

9- Обработка полученной от респондента информации

10- Перевод информации из аудио в текстовый формат

11- Составление отчета по проведенному социологическому исследованию

12- Проверка факта наличия собранной информации

13- Проверка респондента

14- Проверка общей работы

15- Оценка полноты сведений

16- Сопоставление проведенного исследования с другими социологическими исследованиями.

17- Сопоставление полученных данных в процессе проведения данного социологического исследования со статистическими данными.

Представим последовательную схему процесса (рис 2), в которой отображена последовательность процесса проведения социального исследования.

Рисунок 2. Последовательная схема процесса

Определим информационные потоки в процессе проведения социологического исследования(рис3.) .

Рисунок 3. Информационные потоки

Из вышеприведенной схемы мы видим, что в процессе проведения социологического исследования происходит обмен большого количества информации как внутри процесса (между внутренними функциями), так и  во взаимодействии с внешней средой. Некоторая информация поступает извне, некоторая уходит во внешнюю среду, а некоторая существует в рамках данного процесса. Необходимо отметить, что нет ни одной функции, которая не была бы связана с другими. Если был хотя бы один подпроцесс, в котором  не было бы  информационной связи, то этот следовало бы исключить из общей схемы. В данную декомпозицию схему процесса были включены такие подпроцессы, о которых было собранно достаточное количество информации. Среди внешних функций были выделены:

Fc1- подача заказа на проведение социологического исследования на определенную тему

Fc2- поиск информации для создания вопросов

Fc3- поиск работника организации с указанием степени компетентности в данном вопросе

Fc4- получение информации о рынке

Fc5- организация и проведение внешнего контроля

Fc6- отправка информации о проведенном исследовании в архив

Определение состава документов для процесса проведения социального исследования.

После того как были определены информационные потоки в процессе, необходимо провести оценку этой информации (тип информации, количество источников, количество процессов, для реализации которых необходима данная информация и т.д.). Также определить вид каждого документа Эта оценка приведена в таблице 1.

таблица 1. Определение состава документов для процесса проведения социального исследования.

15

15

Классификация документов процесса проведения социального исследования.

Документ, который создан в обществе (организации) входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. (приказы, отчеты, справки, акты, протоколы, договоры, уставы, докладные, объяснительные и служебные записки, письма, инструкции, планы и.т.д.)

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фонодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные.

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

По мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности. Однако абсолютное большинство документов – двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать.

По предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. Исходя из этого все документы делят на человекочитаемые – они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств – и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью определенного технического прибора. Человекочитаемые документы – это все виды зданий. Машиночитаемые документы – это микрофильм, диафильм, магнитная лента, перфокарта, дискета, запись на которых осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

По степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы. Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

Далее была проведена классификация документов, участвующих в процессе проведения социологического исследования по вышеперечисленным признакам (таблица 2), а также оценка участия документа в подпроцессе, что и отобразит потребность участников процесса в информации о документе и из документа (таблица 3).

Таблица 2. Классификация документов. В Таблице 3 приведены классификации по уровню обобщения информации; функциям управления; количеству процессов, параметры которых отображены в документе; количеству процессов, для которых необходима информация документа; уникальности документа для процесса.

15