Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

Государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Уфимский колледж библиотечного дела и массовых коммуникаций

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

                                                                                        Выполнила: Фахруллина С.Р.

                                                                      студентка гр. М-31

                                                                                  заочной формы обучения

                                                               Руководитель:   

                                                                                        ___________Л. А. Марешова

                                                                                           Контрольная работа защищена

                                                                                 с оценкой_____________

2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3

1.      Виды классификаторов используемых в документационном обеспечении управления…………………………………………….....5

2.      Составление описей рассылки на заказную корреспонденцию……..9

3.      Прием, регистрация, рассмотрение обращений граждан. Контроль сроков исполнения обращения. Анализ работы с обращениями…...12

4.      Подготовка и передача дел в ведомственный архив………………...16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….21

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Данная работа посвящена только 4 вопросам документационного обеспечения управления. Но даже в этих вопросах попробуем разобраться по подробнее.

1.      ВИДЫ КЛАССИФИКАТОРОВ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 37 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Рассмотрим каждый классификатор по отдельности.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Он предназначен для решения следующих задач:

     регистрации форм документов;

     упорядочения информационных потоков;

     сокращения количества применяемых форм;

     исключения из обращения неунифицированных форм;

     обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;

     документов на основе их регистрации;

     контроля над составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

     рациональный организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТЗ6.30-944 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» представляются в унифицированных формах документов.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

ОКПО содержит восьми- или десятизначный номер юридического лица, указываемый в бухгалтерских документах.

Изменения к ОКПО вносятся Росстатом в составе Статистического регистра хозяйствующих субъектов с использованием информационно-вычислительной сети Росстата.

Классификатор используется для ведения списка юридических лиц во всех государственных классификаторах и базах данных РФ для облегчения связывания данных о юридических лицах и учета статистики.

ОКПО является кодом вида деятельности организации, но не кодом самой организации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.

Объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности служащих.

ОКПДТР состоит из двух разделов:

                профессии рабочих;

                должности служащих.

Первый раздел - профессии рабочих - включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.

Второй раздел - должности служащих - разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.

2.      СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ РАССЫЛКИ НА ЗАКАЗНУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в отделе организации надзора Управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 N221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N17, ст.1556) (в территориальном отделе – уполномоченным лицом).

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, адресованные (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), определение и проставление стоимости отправления, составление списка (описи, реестра) и передачу на отправку в местное отделение связи.

Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

Документы для отправки передаются в отдел организации надзора Управления полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

- журнале - простая корреспонденция (рис. 1);

- описях – заказная корреспонденция, отправляемая сторонним организациям (рис. 2, 3).

Заказная корреспонденция Управления оформляется с использованием автоматизированной почтовой программы Part Post 111 (для достоверного ведения базы программы, заполняются отдельные описи по г.Уфа, Республики Башкортостан и другим регионам Российской Федерации; в описи обязательно указывается индекс).

Журнал

учета простой письменной корреспонденции