Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

              нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

              составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (личные дела и др.);

              составление заверительной надписи дела;

              подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов или переплет документов дела;

              внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

На обложке дела постоянного срока хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для особо ценных документов), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один — передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Дела постоянного и долговременного срока хранения находятся в архиве организации 10 лет, после чего передаются на государственное хранение; дела по личному составу хранятся в архиве организации 75 лет.

Итак, наиболее важные документы в делах сданы на хранение в архив организации по описи (экземпляр описи подшивается к номенклатуре и акту об уничтожении); утратившие свою значимость документы уничтожены по акту, а документы, необходимые для справочно-информационной работы, остаются для работы в подразделении. Дела расположены по годам, допускается в одном деле подшивать документы нескольких лет, но документы одного года должны быть отделены разделителем от документов следующего года. Они хранятся период в соответствии с номенклатурой и производственной необходимостью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении подведем основные итоги данной работы.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

С научно-технической точки зрения рассмотрены: классификаторы применяемые в ДОУ, правила работы с корреспонденцией, основные требования к хранению документов, работа с гражданами.

Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Благодаря им работа с документами становиться проще.

Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно вернуться, при условии его длительного хранения в архиве.

Руководители организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания, с целью своевременного устранения порождающих их причин.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.       Румынина Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие / Румынина Л.А. – М.: Мастерство, 2002

2.       Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. – М.: Проспект, 2004

3.       Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов: учеб.-практическое пособие / Корнеев И.К., Пшенко А.В. – М.: Проспект, 2008

4.       Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. Пособие – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Феникс, 2000

5.       Пшенко А.В Документационное обеспечение управления: учеб. пособие – 6-е изд. – М.: «Академия», 2007

6.       Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. – 2-е изд., перераб. и доп. – Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008

7.       Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПб.: «Бизнес-пресса», 2004

8.      Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

9.      ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003

10. Кирсанов М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М., 2002

6