Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

 

 

 

Федеральное агентство  по образованию

ГОУ ВПО

Всероссийский заочный  финансово-экономический институт

 

Факультет менеджмента и маркетинга

Кафедра экономики предприятий  и предпринимательства 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

 

Вариант №  17

 

 

 

Исполнитель:

Специальность: ГиМУ

Группа:

№зачётной книжки:

Преподаватель:

 

 

Москва

2011

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Задание……………………………………………………………………………3

 Введение……………………………………………………………………………...4

1. Понятие документа……………………………………………………………....5
2. Классификация управленческой документации…………………………….....6

Вывод………………………………………………………………….……………15

 

Понятие гарантийного письма……………………………………………………16

Приложение №1…………………………………………………………………....18

 
   Список использованной литературы………………………………………….....19 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАДАНИЕ

 

Вариант 17

 

1. Классификация управленческих  документов.

2. Составьте образец гарантийного  письма.

 

Методические  рекомендации

Отвечая на первый вопрос, следует  отметить, что в организациях, предприятиях и фирмах функционирует множество  документов, которые классифицируются на шесть групп. В основу классификации положены определенные признаки, которые

надо назвать при написании  контрольной работы и обязательно привести пример.

В ответе на второй вопрос необходимо отметить особенности и отличия гарантийного письма от других видов служебных писем. Эти особенности проявляются и в оформлении данного документа. Проставьте правильно все необходимые реквизиты.

 

 

 

 

Введение

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается  множество разнообразных по видам  и назначению документов. Одни документы  предназначены для реализации внешних  связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных  аспектах. В процессе развития документационного  обеспечения постепенно сложились  определенные документные комплексы  – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.  
При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.  
В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие документа

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое  обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.  
Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.  
С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.  
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".  
Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Классификация управленческой документации

Классификация управленческой документации - распределение  всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального  назначения.

Разновидности документов по функциям и задачам  управления включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом  Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся: организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание); распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.); информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу относятся: трудовые книжки, справки с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или рекомендательные письма, резюме, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др. К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

 

Организационно-распорядительная документация – система документации, используемая для решения организационно-распорядительных заданий управления.  
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.  
Органы государственной власти и государственного управления, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.  
К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся:  
постановления – правовые акты, принимаемые высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.  
решения – правовые акты, принимаемые исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий, министерств и ведомств, научных советов и т.п.  
распоряжения – акты управления государственного органа, имеющие властный характер, присвоенные должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющие обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  
уставы – своды правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.  
положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения (комиссии, группы).  
приказы – акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.  
инструкции – правовые акты, издаваемые органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.  
протоколы – документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.  
докладные и объяснительные записки: докладные записки – документы, адресованные руководству и излагающие какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; объяснительные записки – 1) документы, поясняющие содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщения должностного лица, поясняющие какое-либо действие, факт, происшествие, представляемые вышестоящему должностному лицу.  
акты – документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленные факты или события.  
отчёты и др.  
Первично-учетная документация – система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной деятельностью субъектов предпринимательской деятельности, организаций, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, всех форм собственности.  
Банковская документация – система документации, используемая для осуществления расчетно-денежных операций через банки.  
Финансовая документация – система документации, используемая для организации финансовых взаимоотношений субъектов экономики.  
Отчетно-статистическая документация – система документации, используемая для решения задач государственной статистики и получения статистической информации.  
Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.  
Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.  
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.  
В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.  
Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами.  
Плановая документация – система документации, используемая для решения задач прогнозирования и планирования развития экономики.  
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.  
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.  
Отраслевые планы и программы разрабатываются органом исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.  
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.  
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.  
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.  
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).  
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.  
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.  
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.  
Торговая документация – система документации, используемая для решения задач управления торговлей.  
Все торговые операции, осуществляемые предприятиями, должны в обязательном порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить юридическим документам, так как без них эти операции будут недействительны.  
Существующим законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться, документ не будет иметь юридическую силу. К ним можно отнести: содержание, форма, порядок оформления и исполнения, также регламентируемые законодательством.  
В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности торговые предприятия вступают со своими партнерами во взаимоотношения. Сперва следует заключение договоров, а потом производятся расчеты.  
В торговой деятельности предприятия чаще всего употребляют договора купли-продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество (вещь, товар) в собственность, т.е. полное хозяйственное ведение или оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и доплатить за него определенную цену.  
Составление договора является сложной и ответственной частью заключения сделки.  
Договор выполняет следующие функции: 
- юридически закрепляет отношения между партнерами, придавая им характер, обязательность выполнения которых защищено законом; 
- определяет порядок и способы выполнения обязательств; 
- предусматривает способы защиты обеспечения обязательств.  
Долгосрочные контракты позволяют предприятию планировать деятельность, определять перспективы развития. Все аспекты хозяйственных отношений, не отмеченные в договоре, регламентированы действующим законодательством, т.е. есть определенные требования к действию договоров.  
Документация по труду, социальным вопросам и социальной защите населения – система документации, используемая для решения задач управления трудовыми ресурсами и социальной защитой.  
Документация по бухгалтерскому учету – система документации, используемая для решения задач бухгалтерского учета бюджетных и хозрасчетных учреждений и организаций.  
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.  
Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы:

 
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.  
По способу (порядку) составления различают первичные и сводные документы.  
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.  
По месту составления документы делят на внутренние и внешние.  
По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными.

По степени  использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).  
Информационно-справочная документация – система документации, используемая для решения задач управления информационной базой и ее составными элементами (базы данных, унифицированные формы документов, информационные потоки, технико-экономические показатели и т.д.)  
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.  
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.  
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.  
В состав информационно-справочных документов входят:  
докладная записка – см. Организационно-распорядительная документация 
служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу 
объяснительная записка – см. Организационно-распорядительная документация 
предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу 
представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.  
заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.  
все разновидности переписки - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями  
протокол – см. Организационно-распорядительная документация 
акт – см. Организационно-распорядительная документация 
справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.  
заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу 
отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы 
сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.)  
список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации 
перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.  
 

Вывод

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.  
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.  
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 2: Понятие гарантийного письма

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

• постоянные реквизиты бланка письма:
• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• справочные данные (07);
• код ОКПО (04);
• переменные реквизиты бланка письма:
• дата (09);
• регистрационный номер (10);
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )⁶;
• адресат (14)⁷;
• заголовок (17);
• текст (19);
• отметка о наличии приложения (20)⁸;
• подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21);
• печать (24)⁹;
• отметка об исполнителе (26)¹⁰.