Документационное обеспечение управления и архивоведение

Введение

 

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в  любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той  или иной информации, документы живут  своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в  архив, либо уничтожаются.

 Сегодня в одной  из самых консервативных сфер  деятельности работе с официальными  документами осуществляется технологический  прорыв: на смену бумажному делопроизводству  приходит электронный документооборот. 

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно  фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с  минимальной затратой труда и  времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы  всякая справка могла быть сделана  с наибольшей быстротой. Наконец, система  внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы,  имеющие юридическую силу и в  полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и  не могут уже выполнять заранее  предназначенную им роль, что порой  очень усложняет работу того или  иного предприятия. Система документационного  обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются  сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается  актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения, разобраться в принципах  и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и  требованиями к их оформлению.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения, разобраться в принципах  и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и  требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться с документационным обеспечением управленческой деятельности.
2. Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
3. Изучить документационное обеспечение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задачи архивов

 

Основными задачами архива являются:

Обеспечение сохранности  и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.

Задачи и  функции архива

Основными задачами архива являются:

комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование  документов, хранящихся в архиве.

Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению документов

При оформлении документов необходимо соблюдать единые правила, обеспечивающие:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

качество документов как  исторических источников.

Единые требования и правила  оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

 Основным нормативно-методическим  документом, определяющим и устанавливающим  единый порядок составления, оформления  документов и работы с ними  в организации является инструкция  по делопроизводству. Она должна  быть в каждом учреждении, организации,  предприятии, фирме. Разрабатывается  инструкция на основе общегосударственных  нормативных документов: государственных  стандартов на унифицированные  системы документации, Типовой инструкции  по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации,  Основных правил работы ведомственных  архивов, методических материалов  архивной службы, ведомственных  правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование  комплексной системы автоматизации  делопроизводства и организации  движения документов), наличие архивов  в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации  всегда индивидуальна и учитывает  все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой  инструкцией по делопроизводству в  министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру  и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ознакомление  с рабочем местом

 

Общее ознакомление проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочее место, оснащение, рабочий  материал.

Проводится инструктаж по технике безопасности и охране труда, использованию технических средств (АТС, ПК), консультации по пользованию  конкретными программными продуктами и технологиями работы.

начинать проверку с ознакомлением  рабочего места. Нужно понять, чем  занимается работник, прежде чем проверять  документы по нему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление справок  о стаже

 

 Справка - это документ, содержащий описание и (или)  подтверждение тех или иных  фактов, событий служебного или  биографического характера. Справка  является документом информационного  характера, она содержит констатацию  каких-либо фактов, событий без  мнения автора о существе излагаемых  вопросов.

В делопроизводстве различаются  служебные справки, отражающие вопросы  основной деятельности организации (о  штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности  по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для  представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о  заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте  работы (учебы) и т.п.).

Составление и оформление архивных справок о  трудовом стаже

Наиболее распространенными  видами справок, выдаваемых архивами организаций  по социально правовым запросам, являются справки о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы граждан.

Для подготовки архивной справки  используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие запросу. При наличии в архиве документов, указанных в заявлении, за разные годы сначала просматриваются  те из них, которые датированы более  поздним сроком. В них могут  содержаться обобщающие данные за весь период (списки с указанием, с какого года работает данное лицо в организации, справки, удостоверения и др.), что  позволит ограничиться просмотром только части материалов и сэкономить время  на наведение справки.

Если в заявлении неполно  или неточно указаны сведения, необходимые для наведения справки, у заявителя запрашиваются дополнительные данные. Например, если заявителем является женщина, то выясняется, под какой  фамилией она работала в те годы, к которым относится запрос. Следует  установить полное официальное наименование организации, имевшиеся факты ее переименования (преобразования), а  также в какой должности и  в течение какого срока работал  в ней заявитель.

Если запрашивается информация о работе гражданина в нескольких организациях, то необходимо уточнить даты начала и прекращения работы в каждой из них. Это позволит обеспечить правильный поиск необходимых документов и сократить сроки исполнения запроса.

Для подготовки архивных справок  о трудовом стаже используются следующие  группы документов:

·постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу;

·протоколы общих собраний работников, заседаний, конференций;

·лицевые счета и ведомости  на получение заработной платы;

·регистрационные и алфавитные карточки по учету кадров, в том  числе личные карточки формы Т2;

·алфавитные, именные, послужные  и трудовые списки;

·оформленные и заверенные табели;

·документы организации, подписанные заявителем с указанием  занимаемой им должности;

·документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

В случае отсутствия в архиве организации документов по личному  составу, подтверждающих трудовой стаж заявителя, при исполнении запроса  могут использоваться приказы по основной деятельности, профсоюзные  билеты и другие документы.

Используются также официальные  документы и их заверенные копии, включенные в состав личных дел работников. Однако следует помнить, что официальный  документ – это документ, созданный  организацией или должностным лицом  и оформленный в установленном  порядке. В связи с этим из документов личного дела для подтверждения  трудового стажа могут использоваться заверенные в установленном порядке  копии приказов о приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении,  поощрении (награждении), аттестационные документы (характеристики, аттестационные листы и др.). Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные заявителем, не могут служить основанием для выдачи архивной справки о  трудовом стаже. Содержащиеся в них  сведения при необходимости письменно  сообщаются заявителю.

В справки о подтверждении  трудового стажа включаются данные только за тот период, за который  имеются сведения в документах. При  этом приводится точное название должности (профессии), которую занимал заявитель, и указывается период его работы.

Чаще всего трудовой стаж подтверждается на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. В этих случаях в справке  необходимо указывать номера приказов и их даты.

После текста архивной справки (а также копии, выписки) помещают поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела и листа).

Напомним, что номер фонда  присваивается документам архива организации  соответствующим государственным  архивом, в который по истечении  сроков ведомственного хранения передаются документы постоянного срока  хранения. В документах негосударственных  организаций, не состоящих на учете  в государственном архиве и не являющихся источниками его комплектования, номер фонда не указывается.

Номер описи определяется самой организацией. Как правило, документы по личному составу  включаются в опись под номером  «2» с добавлением букв «лс» – «личный состав». В государственных организациях, не передающих документы на хранение в государственные архивы, соответствующая опись будет иметь номер «1лс», т.к. в них не будут составляться описи дел постоянного хранения, которым, как правило, присваивается первый номер.

Номер дела определяется по соответствующей описи дел, а  номер листа – согласно нумерации  листов дела, которая проводится при  подготовке дел к передаче в архив  организации. Если при составлении  справки используются документы  нескольких архивных дел, то их поисковые  данные указываются в основании  отдельно по каждому делу с указанием  листов каждого дела.