Документационное обеспечение управления и архивоведение

В практике работы организаций  достаточно часто поисковые данные, служащие основанием для выдачи архивной справки, указываются неправильно. Например, после слова «Основание»  пишется: «приказ по личному составу  от 15.03.1993 № 54» или «лицевые счета  на выдачу заработной платы за 1993 год». Такое оформление реквизита «Основание»  является существенным нарушением. Согласно действующим правилам документы  организации по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет (к их числу относятся все  документы, на основании которых  выдаются архивные справки), должны быть упорядочены, включены в соответствующую  опись дел по личному составу, а каждому делу, включенному в  опись, должен быть  присвоен номер  по описи. Напомним, что по состоянию  на 1 января 2003 г. в организации должны быть надлежащим образом оформлены и утверждены описи дел по личному составу по 2000 г. включительно.

За содержание сведений, включенных в архивную справку, несут  ответственность два должностных лица - заведующий архивом, составивший справку (при отсутствии в штатном расписании такой должности - лицо, ответственное за архив, назначенное специальным приказом), и руководитель организации. Поэтому архивная справка подписывается названными должностными лицами. При этом первой располагается подпись руководителя организации, хотя ему на подписание справка представляется уже подписанной заведующим архивом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Справка о заработной плате

 

Справка о заработной плате  составляется в произвольной форме  в зависимости от требований, предъявляемых  к ней организацией, в которую  она подается. Справка о размере  заработной платы, выдается работодателем  по письменному заявлению сотрудника, в течение трех рабочих дней.

Чаще всего справка  о зарплате выдается работнику для  представления:

- в банк с целью получения кредита;

- в фонд занятости для постановки на учет;

- в пенсионный фонд для назначения пенсии;

- в посольство для получения визы на въезд в страну;

- в иные организации.

Оформлением справки в  организации занимается отдел кадров. Справка о заработной плате обязательно  должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации, выдавшей справку;

- регистрационный номер и дату выдачи справки;

- подпись руководителя, начальника отдела кадров или главного бухгалтера;

- должна быть заверена печатью организации или отдела кадров.

Справка является подтверждением места работы, должность и размер зарплаты сотрудника. Если справка  составлена не на фирменном бланке организации, то на ней должен быть штамп с реквизитами организации. Бланк справки о зарплате обязательно  должен содержать ИНН и юридический  адрес организации - работодателя. Справка  о зарплате недействительна, если не заверена печатью организации или  печатью отдела кадров.

Для предоставления справки  о заработной плате в банк необходимо заполнить следующие сведения:

- о размере среднемесячной заработной платы;

- сумма фактически начисленной и выплаченной зарплаты за последние 12 месяцев;

- сумма налоговых и страховых удержанний из зарплаты;

- размер задолженности организации по выплате заработной платы работнику.

Справка о сумме заработной платы для банка подписывается  руководителем и главным бухгалтером  организации.

 

 

 

 

Справка о льготном стаже

 

В практике работы органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, сложились следующие требования к содержанию справок, подтверждающих право застрахованного лица на досрочное  назначение трудовой пенсии по старости по нормам статьи 27 и 28 Федерального закона № 173-ФЗ от 17.12.2001 «О трудовых пенсиях  в РФ».

1. Справка должна быть  зарегистрирована в регистрационном  журнале предприятия.

2. В уточняющей справке  должно быть указано наименование  профессии или должности работника  в соответствии с ЕТКС, штатным  расписанием или Единой номенклатурой  должностей служащих.

3. Указаны периоды работы.

4. Справка должна обязательно  содержать сведения о наличии  периодов, подлежащих исключению  из льготного стажа, или их  отсутствии.

5. Указан номер Списка, раздела, подраздела, позиция, которым  предусмотрена данная профессия,  должность.

6. Справка должна содержать  ссылку на документы, подтверждающие  условия работы и характер  труда. В качестве подтверждения  занятости работника на работах,  дающих право на пенсионные  льготы, могут служить любые документы,  имеющиеся на предприятии, при  помощи которых можно подтвердить  право конкретного работника  на досрочное назначение трудовой  пенсии по старости. При этом  учитываются первичные документы,  то есть документы того периода,  когда обратившийся за пенсией  был занят на работах, предусмотренных  Списками.

7. Справка (в необходимых  случаях) должна содержать сведения  о реорганизации предприятия  и об изменении наименования  предприятия.

8. Указаны соответствующий  Список, а также конкретный пункт  и статья Закона от 17.12.2001 года, предусматривающие досрочное назначение  трудовой пенсии по старости.

9. Справка должна содержать  указание на то, что она выдана  для предъявления в территориальные  органы Пенсионного фонда Российской  Федерации для досрочного назначения  трудовой пенсии по старости  и об ответственности предприятия  за достоверность сведений, содержащихся  в справке.

10. Уточняющая справка  должна быть подписана руководителем  предприятия, начальником отдела  кадров. Если справка содержит  ссылку на бухгалтерские документы,  она должна быть подписана  главным бухгалтером. В случае  ссылки на документы, касающиеся  технологического процесса производства, справка должна быть подписана главным технологом, главным инженером, главным энергетиком, главным механиком, главным электриком и т.п. и заверена печатью предприятия.

На практике имеют место  многочисленные случаи нарушения правил выдачи уточняющих справок:

- не заполнен реквизит регистрации документа в регистрационном журнале предприятия;

- предприятие ссылается на документы настоящего времени, а работа застрахованного лица имела место в более ранние периоды;

- предприятие ссылается на документы, которые сведения о характере работы и условиях труда не содержат;

- предприятие ссылается на документы, которые, как таковые, не существуют. Как правило, это абстрактная ссылка на «техпроцесс», но подразумевается не документ, а фактическое наличие на предприятии вредного производства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обработка входящих документов

 

К входящим документам относятся  те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы  и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Первичная обработка документов.

Прием и первичная обработка  документов в организациях, в которые  поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут  быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или  переданы по электронной почте или  по факсу.

Предварительное рассмотрение.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается  физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного  сообщения), проверяется наличие  приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения  документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к  документу. Если текст документа  поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе  о распределении обязанностей между  руководством, где закрепляются направления  деятельности за каждым должностным  лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации  производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с  функциями и компетенцией должностных  лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения  обязанностей.

Регистрация документов.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки  о поступлении. Она включает учетный  порядковый номер документа и  дату поступления (при необходимости  часы и минуты). Отметка проставляется  в правом нижнем углу первого листа  документа. Она может проставляться  в виде штампа от руки или электрическим  штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством.

Рассмотрение документа  руководством состоит в том, что  соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в  регистрационную форму.

Передача на исполнение.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться  в срок, поэтому входящие документы  обязательно передаются исполнителю  в день его получения и регистрации  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

Если документ требует  немедленного исполнения, он может  быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают  ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный  исполнитель.

Таким образом, основными  задачами обработки входящих документов являются:

- проверка правильности доставки документов;

- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

- фиксация факта получения документов;

- подготовка их к исполнению;

- передача документов исполнителям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обработка исходящих  документов

 

Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.