Документационное обеспечение управления и архивоведение

Обработка исходящих документов включает:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа;

- отправку документа.

За подготовку проекта  исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный  исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые  материалы, устанавливать очередность  работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его  согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых  удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа  утверждения, печати). Документ может  передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми  материалами, на основании которых  он готовился. Если к проекту документа  приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись  с проектом документа, может сразу  удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда  исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь  собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ  должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих  документов являются:

- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

- проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

- проставление исходящего регистрационного индекса;

- обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции  включает:

- сортировку;

- вложение в конверты;

- адресованное;

- сдачу в отделение связи.

Принимая документы для  отправки, обязательно нужно проверить:

- правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

- наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

- правильность адресованную, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в  один адрес, могут быть вложены в  один конверт.

На заказную корреспонденцию  в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой  проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях  принимаются только при наличии  сопроводительного письма.

Все документы, исходящие  из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

Срок исполнения документа

 

"Срок исполнения документа  - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией".

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

- типовые сроки  исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом (принятием нового акта).

- индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отправка рассылка почты

 

Можно выделить несколько  видов рассылок.

Список рассылки (англ. mailing list). Штатная возможность многих серверов электронной почты, а также функция специализированных программ для рассылки. Сервер принимает сообщение от любого подписчика на специализированный адрес, после чего перенаправляет это сообщение всем подписчикам списка рассылки. Эта технология позволяет организовать общение между собой группы людей (аналог телеконференции). Обычно такое ПО позволяет подписчикам управлять своими настройками (подписка, отписка, изменение формата, изменение адреса, запрос пропущенных сообщений и т. п.) через отправку сообщений электронной почты.

Групповой адрес. Также является штатной возможностью почти всех серверов электронной почты. Позволяет  нескольким людям читать почту, поступающую на один адрес, от кого бы она ни пришла. Например, удобно сделать таким групповым адресом ролевой адрес компании info@company.ltd. Поступающую почту будут получать несколько сотрудников одновременно, каждый - в свой собственный почтовый ящик.

Информационная и/или  рекламная рассылка. Подготовленное одним оператором сообщение автоматически рассылается по списку - одновременно всем подписчикам данной рассылки, но без возможности отвечать на него. В случае, когда не предусмотрена предварительная подписка, такая рассылка называется спамом.

Требования к рассылкам

Для защиты от спама, а также  во избежание ложных обвинений в  рассылке спама сложились общепринятые правила организации рассылок электронной  почты. Их можно считать частью правил деловой этики. Многие провайдеры включают такие требования в договоры или  правила предоставления услуг. Наиболее популярное ПО для рассылок реализует все нижеперечисленные возможности.

Рассылка должна предусматривать  предварительную подписку, которая  осуществляется путём направления  письма-запроса на специализированный адрес либо иным явным образом.

Подписка должна подтверждаться, чтобы никто не смог подписать  на рассылку чужой адрес. Подтверждение  осуществляется через направление  пользователю письма с запросом подтверждения, которое содержит индивидуальный код. Пользователь отвечает на это письмо либо загружает указанную в письме веб-страницу, подтверждая таким образом получение письма и согласие с подпиской.

Подписчик имеет право  в любой момент отписаться от рассылки. Отписка должна быть простой (направление  одного письма или запрос одной веб-страницы). Порядок отписки должен содержаться  в каждом письме рассылки.

Свидетельство согласия каждого  подписчика получать рассылку должно храниться и предъявляться в  случае получения жалобы.

Список адресов подписчиков  должен храниться в тайне и  не может передаваться никому другому  либо использоваться для иной рассылки, на которую пользователи не подписывались.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос о выдаче справки о стаже или заработной плате

 

Форма составления запроса.

Поскольку к запросу жесткие  требования не установлены, заявление  составляется по свободной форме: излагается просьба подтвердить факт или  время работы в конкретной организации  или стаж работы на таком-то предприятии  по такой-то должности или профессии  или предоставить сведения о размере  заработной платы в период работы в такой-то организации. При личном обращении в архив, заявление  составляется по установленной форме. Для того, чтобы архив смог оперативно исполнить запрос, следует точно указать наименование организации и место ее расположения. Кроме того, архиву понадобится информация о занимаемой должности или выполняемой работе. Еще лучше приложить копию трудовой книжки или выписку из нее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление номенклатуры дел

 

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

Для текущего и длительного  хранения документы комплектуются  в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы директора колледжа за 2003 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел.

Наличие номенклатуры дел  в каждой организации, на предприятии  обязательно. Она используется как  схема распределения и группировки  исполненных документов в дела, в  качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема  построения справочной картотеки на исполненные документы.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и  другие материалы, не отражающие вопросы  основной деятельности организации.

Различают водную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит  из номенклатур дел структурных  подразделений.

В целях унификации группировки  документов для организаций и  предприятий определенной категории  существуют примерные и типовые  номенклатуры дел. Примерные и типовые  номенклатуры дед являются методическими  пособиями и служат основой для  составления номенклатуры дел организаций  и их структурных подразделений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации  составляет делопроизводственная служба. Номенклатура дел структурного подразделения  составляется лицом, ответственным  за документацию структурного подразделения.

По форме, структуре и  реквизитам сводная номенклатура дел  организации и номенклатура дел  ее структурных подразделений аналогичны. Приведем форму сводной номенклатуры дел организации.

Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дел может выглядеть следующим  образом: канцелярия, секретарь-референт, производственно-технический отдел, отдел организации труда и  заработной платы, бухгалтерия, отдел  кадров, административно-хозяйственный, профсоюзная организация и т. д.

Номенклатура дел организации  печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаря-референта), второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данной организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок передачи дел в архив

 

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем  структурных подразделений и  утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как  правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить  срок хранения документов в своем  ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для  хранения документов, желания самой  организации.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

- отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;