Документационное обеспечение управления и архивоведение

- описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

- справку о неполной  сохранности документов (если какие-  либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и за шифрованные дела увязывают в  архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и  один экземпляр акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление описи

 

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда, коллекции и предназначенный  для их учета и раскрытия содержания.

Архивные описи составляются отдельно: на дела по личному составу, на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10-ти лет); дела, состоящие из документов, характерных  только для данной организации (следственные дела, судебные дела, научные отчеты).

Отдельная архивная опись  представляет собой перечень дел  с самостоятельной порядковой нумерацией.

В организации, в каждом структурном  подразделении архивные описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивной организации. По этим описям документы передаются в  архив. Архивные описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение.

Архивные описи дел  структурных подразделений составляются архивной организацией по установленной  форме в трех экземплярах и  представляются в архив организации  через год после завершения дел  в делопроизводстве.

Статьи описи дел структурного подразделения включают в себя следующие  элементы:

1. Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2. Даты дела (тома, части);

3. Индекс дела (тома, части);

4. Заголовок дела (тома, части); полностью соответствующий его  заголовку на обложке дела.

5. Количество листов в  деле (томе, части);

6. Срок хранения дела.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

При составлении описи  дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись  в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том  или часть вносятся в опись  под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к  описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подшивка подклейка  документов

 

Каждый документ должен быть подшит в свою пачку документов. Происходит это не сразу, а поэтапно.

Для подшивки документов следует  использовать дырокол. Использование  прозрачных файлов не решает проблемы и целесообразно только для тех  документов, которые нельзя дыроколить, например, документы, изготовленные на бланках Госзнака, лицензии с голограммами, и прочие защищенные от подделки документы. Только для них оправдано применение прозрачных файлов, для остальных следует применять дырокол, поскольку это делает документы не рассыпаемыми, и, следовательно, уменьшает вероятность потери какого-либо документа.

Часто для соединения документов применяются скрепки или скобки степлера. И тот и другой вариант приводит к тому, что пачка документов в этих местах имеет выпуклость и затрудняет дальнейшую работу с ней. Для соединения листов многостраничного документа лучше использовать каплю клея ПВА. Это во многих случаях быстрее и не делает утолщения в пачке документов.

Если документ имеет размеры  менее стандартного листа, то его  вместе с ему подобными следует  наклеить на стандартный лист и уже затем подшить его в папку.

Сортировка

Все поступающие документы  сразу должны попадать в свой контейнер. В самом начале деятельности, когда  документов не много, контейнером может  быть общий скоросшиватель с разделителями. Скоросшиватели с гибкими металлическими лентами не удобны в работе и часто  делают порезы работающим с ними людям, хотя и дешевле. Скоросшиватели с  пластмассовыми лентами более удобны, но в них трудно вставить документ в середину пачки. Оптимально использовать скоросшиватели с механизмом закрывания. Они обеспечивают максимальные удобства для поиска и сортировки документов.

В толстых скоросшивателях  можно использовать разделители, которые  определяют виды документов, хранящиеся в данном контейнере. Когда предпринимательская  деятельность набирает обороты, то одного скоросшивателя становиться недостаточно и контейнером уже может быть отдельный скоросшиватель для конкретного вида документов, например, для выписок банка с платежками.

Кроме сортировки по виду документов, каждый документ должен помещаться в  контейнер в хронологическом  порядке, т.е. по дате создания. Простоты ради, сверху будут располагаться последние по дате документы, внизу - первые. Если документ имеет дату ранее верхнего, то его следует поместить в середину контейнера перед документом с более ранней датой. Если документов с одной датой много, то следует внутри этой даты сортировать документы по номеру. Здесь опять получает преимущества скоросшиватель с механизмом, поскольку позволяет легко вставить документ в середину пачки документов.

Нередко можно увидеть  бухгалтерии, в которых все шкафы  заполненны скоросшивателями с документами, накопленными за годы работы. При этом, в случае получения Требования о представлении документов от контролирующих органов все сотрудники бухгалтерии вынуждены бросить текущие дела и сортировать, нумеровать, упаковывать документы на проверку. Этого можно избежать, если по окончании года все документы за прошедший год упаковать для хранения.

Упаковка

Контейнеры и скоросшиватели используются как временные накопители документов. Таковыми они являются, пока не закрыт налоговый период. Для  большинства налогов налоговым  периодом является год. Однако для некоторых, для НДС или ЕНВД, таковым является квартал.

Упаковка документов происходит по календарным периодам - не более  года, и не менее месяца. Если за месяц  однородных документов накапливается  много, например, более 200 листов, то можно  упаковывать документы по-декадно.

Упаковка состоит из следующих  этапов: составление оглавления (реестра, перечня, и т.п.), изготовление титульного листа или обложки, сшивки документов. Для первичных документов, когда  важен каждый листик, также требуется  нумерация всех имеющихся документов, включая самые маленькие, прошивка нитками или жгутом, заклеивание  и опечатывание печатью организации  или предпринимателя. Освободившиеся скоросшиватели используются повторно для документов следующего периода.

Оглавление (или реестр, или  перечень) составляют из имеющихся  стандартных отчетов. Любая бухгалтерская  программа позволяет выдать подобные отчеты. Специального требования к  оглавлениям нет. Не стоит перекладывать  документы в прямой хронологии, поскольку  для поиска нужного документа  не имеет значение направление изменения  даты, важно лишь, чтобы документы  были упорядочены по дате.

Титульный лист должен содержать  наименование хозяйствующего субъекта (возможно логотип), наименование документов, определять период, за который собраны  документы.

Для сшивки документов целесообразно  использовать специальные приспособления, например, усиленный степлер. Возможны и другие варианты. Применение для этого отдельных папок с завязками или иных скоросшивателей только увеличивает массу бумаги и не дает дополнительных преимуществ. Кроме того, иначе упакованные пачки не поместятся по размеру в стандартную коробку из под бумаги.

Для нумерации первичных  документов целесообразно приобрести нумератор, который упростит эту  процедуру. Для прошивки нитками  потребуется шило или микродрель. Если документы имеют ровные и однородные отверстия от дырокола, то отдельного инструмента для изготовления отверстий не потребуется.

 

 

 

Заключение

 

Служба делопроизводства представлена в лице секретаря, которая  выполняет свои обязанности в  соответствии со своей должностной  инструкцией.

Документы, поступающие в  организацию, сначала попадают к  секретарю, а потом уже к руководителю, который ставит на нем свою резолюцию. Документы проходят регистрацию. При  этом контрольно-регистрационные карточки не ведутся. Копию документа секретарь  передает исполнителю, а уже сам  исполнитель отчитывается о ходе выполнения поручения. При такой схеме контрольные сроки исполнения документа могут нарушаться.

Документ, после того как  работы по нему выполнены, подшивается  в папку. В конце года все документы  оформляются в дела. В каждое дело подшивается соответствующая опись.