Организация и технология документационного обеспечения управления

Содержание

 
 
 
 
 

Организация работы канцелярии учреждения (на примере конкретного учреждения

 

Введение

     Актуальность  данной темы обусловлено тем, что  документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

     Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

     К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

     Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

     Целью данной работы является анализ организации  работы канцелярии учреждения на примере  ООО «Приморская Строительная Компания».

   Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

   - определить понятие и нормативно-правовую базу деятельности канцелярии (службы документационного обеспечения управления);

   - выявить основные задачи и  функции службы ДОУ;

   - определить особенности организационной структуры и численного состава службы ДОУ;

   - проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»;

   - исследовать организацию документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»;

   - предложить мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.

 

     1 Общая характеристика  службы документационного обеспечения

        управления (ДОУ) современного предприятия

     1.1 Понятие и нормативно-правовая  база службы ДОУ

     В соответствии с требованиями Государственной  системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников [5, с. 213].

     Назначение  службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании  системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

     - внедрение на предприятии единого  порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

     - осуществление методического руководства  организацией работы с документами  в структурных подразделениях  предприятия;

     - обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

     - совершенствование форм и методов  работы должностных лиц предприятия  с документами.

     Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует (рисунок 1.1) [9, c. 51].

     Вопросы документационного обеспечения управления регулируются законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. 

   

Рисунок 1.1 – Основные параметры регулирования  нормативно-правовой базы

     1) Законы РФ.

     Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

     Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

     Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной  тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

     Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

     Трудовой  кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права  и положения по документам сферы  трудовых правоотношений;

     Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

     Основы  законодательства РФ об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах  от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

     2) Государственные стандарты.

     Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

     - упорядочение документооборота;

     - сокращение количества документов;

     - повышение качества документов;

     - нормативное закрепление изменений,  произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

     - совершенствование работы аппарата  управления;

     ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

     ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

     В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

     3) Общероссийские классификаторы.

     Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

     4) Государственные инструкции по  делопроизводству.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

     На  основе типовых разрабатываются  отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

     5) Инструкция по делопроизводству  конкретного предприятия, содержит:

     - общие положения;

     - порядок составления и оформления  служебных документов;