Организация и технология документационного обеспечения управления

      - контроль за обеспечением единого  порядка организации и ведения  делопроизводства в Компании;

      - контроль за оформлением документов  согласно современным требованиям.

      В состав Общего отдела входит:

      1) Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

      - прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя   руководства;

      - регистрация документов;

      - машинописные работы;

      - распределение телефонных звонков;

      - отправка документов;

      - информационно-справочная работа  с документами.

      2) Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

      - снабжает канцелярскими принадлежностями;

      - обеспечивает мебелью, хозяйственным  инвентарем;

      - ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

      - устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

      Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО  «Приморская Строительная Компания».

      Необходимо  отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

      Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания» - Общего отдела.

      

      Рисунок 2.1 - Организационная структура службы документационного обеспечения  управления ООО «Приморская Строительная Компания»

      Основными задачами Общего отдела являются:

      1.Обеспечение  четкой организации делопроизводства  в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

      2. Методическое руководство и контроль  за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

      3. Сокращение документооборота, унификация  форм документов;

      4. Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

      5. Координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство  в Компании;

      6. Обеспечение повышения квалификации  и профессиональных навыков сотрудников  службы делопроизводства;

      7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

      Исходя  из вышеперечисленных задач, Общий  отдел осуществляет следующие функции:

      1. Разработка и внедрение технологических  процессов работы с документами;

      2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения управления;

      3. Участие в постановке задач,  разработке, проектировании и внедрении  новых информационных технологий;

      4. Осуществление контроля за организацией  документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

      5. Осуществление контроля за  оформлением  необходимых реквизитов, наличием  и комплектности приложений;

      6. Обеспечение экспедиционной обработки,  доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

      7. Разработка номенклатуры дел  Компании, обеспечение хранения  дел;

      8. Обеспечение рабочих мест современными  средствами, в том числе средствами  автоматизации;

      9. Организация машинописных, копировальных  работ с документами и оперативного использования документной информации.

      Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый  на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

      Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Приморская Строительная Компания» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

      Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

      Секретариаты  филиалов ООО «Приморская Строительная Компания» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

      В ООО «Приморская Строительная Компания»  существует служба научно-технической  документации, выраженная архитектурно-проектной  мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

      Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

      Основным  направлением деятельности архитектурно-планировочной  мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

      - получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

      - входной контроль и регистрация  технической документации;

      - проверка и составление экспертизы  проектно-сметной документации с  выдачей замечаний Заказчику;

      - подготовка документации для  разработки проекта производства работ БК;

      - разработка проекта производства  работ на строительно-монтажные  работы;

      - документальная подготовка сдачи  объекта;

      - оформление и согласование проектов  технической документации;

      - сопровождение договоров с подрядными  организациями на работы отдела;

      - разработка технической части  договоров на работы отдела; 

      - лицензирование и сертификация  работ и видов деятельности;

      - обеспечение производственных участков  проектной документацией, журналами  работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

      Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической  документации является секретарь.

      Основным  нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Приморская Строительная Компания»  служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

      Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

      Инструкция  должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

      1. Общие положения; 

      2. Правила подготовки и оформления  документов;

      3. Требования к реквизитам документов;

      4. Организация документооборота:

      - порядок приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящей корреспонденции.

      - порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

      - организация контроля исполнения  документов.

      - поисковая система по документам.

      - составление номенклатуры дел.

      - формирование и оформление дел.

      - экспертиза ценности документов.

      - передача дел в архив.

      Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в  которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

      Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

      2.2 Организация документооборота в  ООО «Приморская Строительная

         Компания»

      В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании  и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время  именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

      В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.