Организация и технология документационного обеспечения управления

ustify">      Принимаются и регистрируются документы, поступающие  в организацию по почте, через  курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.

      Регистрация входящих документов в ООО «Приморская  Строительная Компания» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются сведения, представленные в Приложении Е.

      На  исходящих документах компании проставляется  исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем  левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.

      В регистрационный журнал исходящих  документов в ООО «Приморская  Строительная Компания» выписываются, как правило, следующие сведения (Приложение Е).

      В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все  внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.

      В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения (Приложение Е).

      ООО «Приморская Строительная Компания»  имеет в своем составе несколько  филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

      При анализе регистрации документов ООО «Приморская Строительная Компания»  была выявлена серьезная ошибка в  процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

      Одним из наиболее существенных недостатков  организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

      Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

      Контроль  исполнения документов и принятых решений  – одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно – поисковой системы по документам организации.

      В ООО «Приморская Строительная Компания»  для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

      Контроль  исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

      - постановку документов на контроль;

      - проверку своевременности доведения  документов до исполнителей;

      - предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

      - учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов.

      Контроль  исполнения, как правило, ведется  на нескольких уровнях:

      - сроковый контроль своевременности  исполнения поручений и документов;

      - контроль соответствия формы  создаваемых документов их содержанию;

      - контроль соответствия применяемых  унифицированных форм и бланков  действующим нормативам и образцам;

      - контроль соответствия уровня  и формы удостоверения каждого  документа, соответствия подписей их расшифровкам;

      - контроль соответствия всех экземпляров документа на идентичность;

      - контроль, включающий анализ существа  и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

      После указания руководителя ООО «Приморская  Строительная Компания» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

      После этого снимают копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.

      Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

      Несмотря  на то, что ООО «Приморская Строительная Компания» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.

      В ООО «Приморская Строительная Компания»  формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов  (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

      Формирование  дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «Приморская Строительная Компания» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

      Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

     - папки с делами никак не  оформлены, что является грубым  нарушением «Основных правил  работы ведомственных архивов»;

     - ля приложений к документам  сформирована отдельная папка;

     - документы, относящиеся к одному  вопросу, расформированы по двум  папкам;

     - в дела помещаются лишние экземпляры  и документы, не относящиеся  непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

     - в дело со сроком хранения  один год были подшиты документы  с 5-ти летним сроком хранения.

      Таким образом, при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ООО «Приморская Строительная Компания» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

      В структуре ООО «Приморская Строительная Компания» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.

      Приказом  Генерального директора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

     - начальник Общего отдела;

     - юрист;

     - секретарь-референт Генерального  управления.

      Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

      Под экспертизой ценности понимается определение  срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов.

      Помимо  федеральных нормативных актов  деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «Приморская Строительная Компания» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

      Основным  содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

      В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

     - документы, предназначенные для  архивного хранения;

     - документы, подлежащие уничтожению;

      - документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.

      После утверждения номенклатуры дел и  проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении  документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

      Все лица, ответственные за делопроизводство в компании обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

      Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства ООО «Приморская Строительная Компания» обладает рядом недостатков:

      - отсутствует четкий порядок регистрации  документов (приказы по личному  составу регистрируются с приказами по основной деятельности);

      - встречаются нарушения правил  оформления и подготовки документов;