Организация и технология документационного обеспечения управления

     - порядок приема, регистрации и  рассмотрения входящих документов;

     - контроль исполнения документов;

     - порядок работы с исходящими  документами;

     - порядок работы с внутренними  документами;

     - составление номенклатуры дел;

     - правила формирования дел;

     - порядок обеспечения сохранности  документов;

     - порядок подготовки и передачи  документов на архивное хранение.

     Повседневная  деятельность службы ДОУ регламентируется:

     - положением о службе ДОУ;

     - положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);

     - инструкцией по ДОУ;

     - инструкциями по отдельным видам  (направлениям) деятельности службы;

     - инструкцией по организации рабочих  мест персонала службы;

     - нормами времени на выполнение  работ по ДОУ;

     - документами планирования и отчетности;

     - должностными инструкциями персонала службы.

     В необходимых случаях службой  ДОУ разрабатываются и другие документы - частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ [9, c. 71].

     1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ

     В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

     Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач (рисунок 1.2) [10, c. 84].

     Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

     1. Задачи обеспечения документирования  управленческой деятельности могут  быть решены с помощью выполнения  следующих функций: 

     - разработка и проектирование  бланков, обеспечения их изготовления;

     - обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

     - контроль качества подготовки  и оформления документов, соблюдение  установленной процедуры согласования и удостоверение документов.  

   

     Рисунок 1.2 – Основные задачи ДОУ

     2. Задачи организации работы с  документами в учреждении решаются  выполнением следующих функций: 

     - установление единого порядка  прохождения документов (документооборота  учреждения);

     - экспедиционная обработка входящих  и исходящих документов;

     - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

     - контроль за исполнением документов;

     - систематизация документов, обеспечение  их хранение и использование;  организация работы с обращениями  граждан;

     - обеспечение защиты информации.

     3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

     - разработку и переработку нормативных,  инструктивных, методических документов  и доведение их до сведения  работников организации; 

     - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

     - повышение квалификации работников  организации и их консультирование  по вопросам работы с документами;

     - упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

     - разработку и внедрение новых  форм и методов работы с  документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

     - постановку задач разработки  и совершенствования автоматизированных  информационных систем и баз данных для работы с документами.

     1.3 Организационная структура и  численный состав службы ДОУ

     Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

     Для определения оптимальной организационной  структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

     На  государственных предприятиях (объединениях) - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

     а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению  технических средств;

     б) рассмотрению писем (жалоб);

     в) секретариат;

     г) экспедиция;

     д) машинописное бюро;

     е) копировально-множительное бюро;

     ж) архив.

     В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

     а) секретариат;

     б) канцелярия;

     в) группа контроля;

     г) протокольная группа;

     д) группа совершенствования работы с  документами;

     е) группа писем (жалоб);

     ж) машинописное бюро;

     з) копировально-множительное бюро;

     и) архив.

     В организациях, не имеющих службы документационного  обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.[15, c.134]

     Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (Приложение А), в составе которых находятся:

     - секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

     - инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную;

     - отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

     - отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

     - центральный архив (архив).

     Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (Приложение Б), в составе которых находятся:

     - группа (отдел) учета и регистрации;

     - группа (отдел) контроля;

     - группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

     - группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

     - секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

     Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (Приложение В).

     Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (Приложение Г), в составе которых находятся:

     - секретариат;

     - канцелярия (группа делопроизводства);

     - группа контроля;

     -протокольная группа;

     - группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

     - группа рассмотрения писем (жалоб);

     - машинописное бюро;

     - копировально-множительное бюро;

     - архив [11 c. 104].

     Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

     - объем документооборота;

     - основные виды управленческих документов;

     - периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Пример расчета представлен в Приложении Д.

 

      2 Анализ работы службы  документационного обеспечения  в ООО

        «Приморская Строительная Компания»

      2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО

         «Приморская Строительная Компания»

      Служба  делопроизводства в ООО «Приморская Строительная Компания» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

      Управление  делами включает в себя Общий отдел  и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются: