Организация и технология документационного обеспечения управления

      - отсутствуют необходимые организационные  документы по документационному обеспечению управления: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии;

      - не разработана должностная инструкция  для секретаря Генерального директора;

      - отсутствует номенклатура дел  Компании.

      При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

      Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. 

 

      3 Мероприятия по совершенствованию  документационного 

        обеспечения деятельности на основе автоматизации

      Современные и перспективные направления  совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно – технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс [14, c. 97].

      Для такой организации как ООО «Приморская Строительная Компания», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

      Учитывая  территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «Приморская Строительная Компания» по всему Приморскому краю, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

      Система автоматизации делопроизводства и  документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

      Управленческая  деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

      Управление  организацией основана на следующих  процессах:

      - получение информации и ее  обработка;

      - анализ, подготовка и принятие  решений;

      - выполнение решений;

      - учет и контроль принятых решений.

      Деятельность  служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

      Делопроизводственные  функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и  отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, -  управления организацией.

      Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

      - регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции  на рассмотрение руководству  организации или в ее структурные подразделения;

      - регистрация всей исходящей корреспонденции  и ее внутренних документов;

      - списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой дел;

      - осуществление контроля за исполнением  поручений;

      - поиск документов.

      Информационные  технологии многочисленны и многообразны.

      В литературе можно встретить различные  типологические признаки, позволяющие  упорядочить это множество. К  выбору системы электронной документации следует подходить, исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

      - на каких технических платформах  работает система и как это  согласуется с политикой предприятия в этой области;

      - какие объемы хранимой информации  ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

      - какова организация распределения,  хранения и обмена документами  между офисами Компании, эффективность  сетевого взаимодействия;

      - определиться с финансовыми затратами.

      Главным параметром системы должно стать  обеспечение свободного обращения  за информационным услугами для всех сотрудников офиса независимо от их статуса, если этого требуют их должностные обязанности. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

      Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

      - создание для исполнителей необходимых  условий для повышения доли  интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

      - исключение дублирования работы  по вводу информации о документе  на различных участках работы  с ним;

      - повышение оперативности и качества  работы документами;

      - упорядочение документооборота.

      В области контроля над исполнительской  дисциплиной:

      - обеспечение контроля исполнения;

      - обеспечения автоматизированного  контроля прохождения документов  в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

      - обеспечения автоматизированного  упреждающего контроля своевременного  исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

      В области организации доступа  к информации:

      - обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных  в электронной форме, а также  всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

      - обеспечение оперативного поиска  документов.

      Очевидно, что полнофункциональная система  должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

      Исходя  из этого, система должна как минимум  обеспечивать:

      - единую регистрацию всей поступающей  корреспонденции, включая письма  и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

      - единую регистрацию всей исходящей  корреспонденции и внутренних  документов организации;

      - регистрацию движения документов  внутри организации, включая резолюции,  отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

      - списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

      - контроль своевременного исполнения  поручений, обращений граждан,  организаций, резолюций и указаний  руководства, проверку правильности  и своевременности исполнения  документов;

      - поиск документов и получение  статистических отчетов по документообороту  организации;

      - формирование реестров отправки  для экспедиции учреждения или  отправку документов с помощью систем электронной почты.

      Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

      Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

      - централизованно отслеживать ход  делопроизводственного процесса  – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;

      - при переходе на работу с  электронными копиями документов  полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

      - повысить рост производительности  труда сотрудников за счет  упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты [12, c. 274].

      Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

Заключение

     Итак, в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.