Документационное обеспечение управления библиотеки

                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение управления в последние годы становится одним из важных факторов, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений. Четкое документирование и оптимальная организация работы с документами позволяют с учетом особенностей оперативно реагировать на различные ситуационные изменения, своевременно доводить до сведения конкретных исполнителей необходимую информацию и успешно их контролировать. Важность документационного обеспечения управления повседневной деятельностью библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения.

В любой библиотеке создаются документы, в которых отражаются различные стороны ее деятельности  - финансовое состояние, работа с персоналом, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др. Работа с деловой документацией – важный аспект деятельности библиотеки. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций библиотеки, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности библиотеки во всем ее многообразии. Именно поэтому от состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений.

Строгое ведение документации необходимо для того, чтобы в полной мере обеспечить персональную ответственность каждого сотрудника за тот процесс, участок работы, которые ему поручены.

Каждая библиотека разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей. Руководство разработкой документации осуществляется дирекцией (заведующим) организации.

Пересмотр документации – сложное и трудоемкое дело. Поэтому его надо проводить в плановом порядке, в связи с необходимостью отражения в документах существенных изменений.

В современно построенной системе документационного управления используются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- справочно-информационная и справочно-аналитическая;

- отчетная.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

В XXI веке специалисты стали обращать внимание на ведение ДОУ в библиотеке. Появился целый ряд научно-практических, методических пособий. При написании курсовой работы были использованы следующие пособия:

• учебно-практическое пособие под редакцией А.Н. Ванеева, Ж.С.Шадриной «Управление библиотекой», в котором рассмотрены вопросы планирования и документационного обеспечения управления библиотекой; вопросы, связанные с разработкой организационно - регламентирующей библиотечной документации;
• учебно-методическое пособие Т.А. Зайцевой «Современные методики делопроизводства в библиотеке», характеризующее методику делопроизводства и документирования управленческой деятельности в библиотеке;
• в научно-практическом пособии В.Г. Дригайло «Основы управления библиотекой высшего учебного заведения» имеется раздел, посвященный организации делопроизводства в библиотеках.

Целью курсовой работы является раскрытие сущности и значения  документационного обеспечения управления библиотеки.

Задачи написания работы:

• изучить законодательно-нормативную документацию;
• рассмотреть систему документации в библиотеке;
• проанализировать работу с документами МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

Объект – ДОУ.

 Предмет – процесс документационного обеспечения управления библиотеки.

База исследования – Муниципальное районное учреждение культуры "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека".

Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

 

Глава 1. Документационное обеспечение управления библиотеки

1. Документационное обеспечение управления учреждения: основные задачи и направления

 

Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение учреждения, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений

Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском и Трудовом кодексах.

Основу нормативной базы ДОУ составляют Федеральные законы:  «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», «О коммерческой тайне» и др., указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в области информационного и документационного обеспечения, национальные стандарты на документы и ряд других нормативных и методических документов в сфере ДОУ.

В организациях на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.

Любому учреждению при работе с документами потребуются:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов». В нем определен порядок оформления каждого реквизита – составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения».

Учреждение – это форма некоммерческой организации, созданной собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемой полностью или частично этим собственником.

Жизнь любого учреждения связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. В каждом учреждении создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности. Работа с  документацией – важный аспект деятельности любого учреждения.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [7].

ДОУ предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании, данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

          Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, и т.п. Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она есть во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов [29].

ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

          В целом все применяемые в ДОУ документы принято называть управленческой документацией. Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

♦ унифицированная система организационно-распорядительной документации;

♦    унифицированная система банковской документации;

♦  унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

♦  унифицированная система отчетно-статистической документации;

♦ унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

♦    унифицированная система документации по труду;

♦ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

♦  унифицированная система внешнеторговой документации

[26; С.147].          

           Все  документы, входящие в систему  управления  любого учреждения  включены в его документооборот.

          Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [12; С.218].

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная обработка, поступающих в учреждение документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка  исполненных и отправляемых документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

В каждом учреждении можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в учреждение документов;
• потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в учреждении и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [29].

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части ДОУ в  учреждении:

• документирование деятельности;
• организация работы с документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в учреждении они необходимы, причем функционирующие в тандеме.

Таким образом, в каждом учреждении создаются документы, которые отражают различные стороны ее деятельности. Работа с  документами – важный аспект деятельности любого учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документационное обеспечение управления библиотеки: система документации в библиотеке

 

Все документы, применяемые в ДОУ библиотеки, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ предусматривает 29 реквизитов, используемых в российской делопроизводственной практике. Применение положений указанного ГОСТа строго обязательно для учреждений, предприятий и организаций России независимо от их ведомственной принадлежности и отношения к форме собственности. Действие ГОСТа Р 6.30-97 обязательно на всей территории России.

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления. Документы, применяемые в этих целях, принято называть управленческими документами. Создание движение документов и организация работы с ними относятся к области частного документоведения и определяются как делопроизводство и документооборот. Называть принимаемые в процессе управления документы «управленческими» не совсем корректно. В современных условиях управления сложными системами производственной и непроизводственной сфер (в том числе и библиотекой) применяется значительное количество документов и не чисто управленческого характера. Поэтому следует сразу уточнить - в современном процессе управления применяется весь обширный спектр документов, относящихся к различным типам и видам документационных систем.