Документационное обеспечение управления библиотеки

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

Административно-управленческий персонал занимается организацией документооборота. Ответственность за состояние и эффективность системы «документооборот- система документационного обеспечения управления - документационное обеспечение управления» несут непосредственно руководитель библиотеки и руководители структурных подразделений в пределах их компетенции. В целом весь коллектив библиотеки непосредственно или опосредованно участвует в работе с документами (в той или иной степени [26; С.146].

В зависимости от объема деятельности библиотеки, ДОУ осуществляется Службой документационного обеспечения, которая имеет соответствующую структуру и персонал. Служба документационного обеспечения государственного учреждения в России обязана осуществлять свою работу на основе типового «Положения о Службе документационного обеспечения управления».

При организации работы ДОУ используют сложившуюся к настоящему времени систему руководящих документов - ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), ГОСТы, типовые инструкции, методические указания и т. п.

Кроме того, в управлении библиотекой должны использоваться документные материалы типового и ведомственного характера, относящиеся к подзаконным актам (уставы, положения, приказы, инструкции, правила и т. п.). Правовой базой ДОУ является система действующего законодательства Российской Федерации.

Реализация управленческого действия без документов невозможна. Документ, участвующий в процессе управления, - это конечная, зафиксированная документально форма управленческого решения. В этом заключается суть информации, отраженной в документе, включенном в ДОУ

библиотеки.

Современная мировая библиотечная практика ДОУ оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как минимально и максимально допустимые по номенклатуре. Дело в том, что выход за пределы максимально допустимого перечня (номенклатуры, альбома, формуляра) документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки, как правило, приводит к бюрократическому «бумаготворчеству». Создается великое множество документов, которые мешают, затрудняют, резко снижают уровень эффективности процесса управления в целом и управленческого решения по конкретному вопросу в частности.

Реально в процессе управления в целом и, соответственно, в ДОУ используются документы всех известных типов, видов и разновидностей. Номенклатура (перечень) этих документов, естественно, прямо зависит от объема деятельности библиотеки, отчасти от ее типа и вида, формы собственности, ведомственной принадлежности и т. п.

Документооборот библиотек формируется  в результате слияния трех документопотоков:

- входящие документы;

- исходящие документы.

- внутренние документы;

Входящие документы – это документы, поступающие в библиотеку извне по различным каналам связи. Например, партия новой литературы с сопроводительными документами; счета на заказанную литературу; письма, приглашающие на различные конференции.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в библиотеке и отправляемых за ее пределы. Например, годовой Отчет о деятельности библиотеки в вышестоящую организацию, заявка в книжный магазин на приобретение литературы и т.п.

К внутренним документам библиотеки относятся документы, образующиеся в результате внутренней деятельности. Например, Положение о структурном подразделении библиотеки, Должностная инструкция сотрудника библиотеки, Правила пользования библиотекой и т.п.

В зависимости от служебной роли, выполняемой документом в документообороте и ДОУ (в частности, в библиотеке), применяются почти все известные в настоящее время классификационные системы документации. Учитывая, что в настоящее время в мире не сложилось единого представления о классификации документов по признаку их служебной роли в документообороте, остановимся на варианте классификации, принятой в современном российском документоведении.

Следует заметить, что в специальной библиотековедческой литературе и в практике библиотечного дела в России сложилось более упрощенное представление о составе типовых классификационных групп документации, применяемой в ДОУ.

Особое место в документообороте любой библиотеки занимает унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении документов, обеспечивающих распорядительную и исполнительную деятельность аппарата управления. Очевидно, что унифицированная система организационно-распорядительной документации играет особую роль среди всех других систем, фиксируя принятие решений по административным вопросам, в связи с чем такая система создается на всех уровнях управления и во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с организационно-распорядительной документацией работают в основном все специалисты службы документационного обеспечения управления любой библиотеки.

В современно построенной системе документооборота используются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- справочно-информационная и справочно-аналитическая;

- отчетная [13; С.212].

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия. К организационно-правовым документам относятся:

♦    устав библиотеки;

♦  положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах;

♦     регламенты работы персонала;

♦     штатное расписание;

♦     инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др. [26; С.148].

Основная цель разработки организационно-правовой документации - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки. С точки зрения срока действия организационно-правовая документация относятся к бессрочным документам и действуют до их отмены или утверждения новых.

Ведущими, наиболее распространенными видами организационно-правовой документации в библиотеке являются устав (например, Устав ЦБС) и положения (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и пр.)

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения [17; С.6].

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Как устав, так и положение могут разрабатываться на основе типового документа или индивидуально [15; С.8].

Принципиально важное значение для ДОУ библиотекой имеет наличие в ее ДО должностных инструкций, штатного расписания, правил и пр.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Обязательным условием является разработка должностной инструкции на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Наиболее рациональным является следующая структура должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения или дата распорядительного документа, вводящего ее в действие [17; С.12].

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов [17; С.14].

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, а также их подразделений, служб и должностных лиц. В условиях организаций библиотечного типа документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение» (например, Правила пользования библиотекой; Положение о Генеральном алфавитном каталоге и т. п.) [17; С.15].

Планирование деятельности библиотеки - обязательное условие эффективного управления ею. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме.

Для управленческой практики библиотек характерны только некоторые виды этого типа документации: планы (план работы библиотеки на определенный период времени; сводный план, координационный план, перспективный план и т. п.), программы, графики, схемы (например, блок-схема библиотечного технологического процесса или цикла) и пр. ПД всегда имеют определенный срок действия. Чаще всего они взаимосвязаны с распорядительными документами или договорами. По уровню разработки они могут быть федеральными (всероссийскими), отраслевыми, территориальными (региональными) и документами отдельной библиотеки.

План - это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в тех или иных единицах измерения), сроки и ответственных исполнителей. Форма плана бывает, как правило, табличной. План в виде текстового документа чаще всего может рассматриваться только как объяснительная записка к нему.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Программа, как правило, излагается в виде текстового документа и может содержать дополняющие ее материалы в виде приложений. Эти материалы оформляются в виде таблиц, графиков, схем и т. п. Программы могут иметь те же уровни разработки, что и планы.

Независимо от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности. Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления «сверху вниз», поэтому только они реализуют управляемость библиотеки по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С точки зрения сферы своего действия они делятся на:

♦    правовые акты, действующие на федеральном уровне;

♦    правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

♦    правовые акты, действующие в пределах отрасли или ведомства;

♦   правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, учреждения, фирмы [12; С.164].

Издаваться распорядительные документы могут в условиях коллегиальности или единоличного принятия решений, от чего зависит вид распорядительных документов. Так, в коллегиальных органах, управления (правительство, коллегии министерств и пр.) издаются постановления и решения. Во всех случаях единоличного принятия решений издаются приказы, указания и распоряжения.

Важнейшим моментом в издании распорядительных документов данного вида является процедура документирования. Основанием для издания распорядительных документов могут являться различные документы из состава других систем документации: заявления, докладные записки, справки, предложения, заключения, акты, деловые (служебные) письма. Эти документы инициируют решение.

Практика управления библиотечными системами разного уровня оперирует в основном распорядительными документами второго порядка - приказами, указаниями и распоряжениями.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться широкого круга организаций и лиц. Различаются:

♦    приказы по организационным вопросам;

♦    приказы по основной деятельности;

♦    приказы по личному составу (кадровые приказы).

Ключевым словом в тексте приказа является, соответственно, «Приказываю». Подписываются приказы только руководителем библиотеки или лицом, официально его замещающим [12; С.166].

Распоряжение как правовой акт может издаваться руководителем библиотеки только по вопросам частного характера. Распоряжения составляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тексте распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга лиц [12; С.169].

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации [12; С.170].