Документационное обеспечение управления библиотеки

Сотрудники библиотеки принимаются на работу путем заключения договора (контракта).

Правила внутреннего трудового распорядка

 Все библиотеки обязаны иметь  правила внутреннего трудового  распорядка.  До 1992 года в библиотеках  рекомендовалось использовать отраслевые  правила внутреннего трудового распорядка, разработанные Министерством культуры СССР на основе постановления Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213. Они остаются ориентиром для составления данного документа. В соответствии с требованиями ТК РФ каждое учреждение, предприятие, организация имеет право самостоятельно разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка. Они утверждаются общим собранием (конференцией) работников Библиотеки (ст.68 ТК РФ).

В правила включаются разделы, посвященные процедуре заключения и прекращения трудового договора (контракта), то есть приему и увольнению персонала библиотек, видам рабочего времени и времени отдыха (гл. 15 "Рабочее время", гл. 17 "Время отдыха" ТК РФ). Правила раскрывают порядок поощрения персонала (ТК РФ, ст.191)  закрепляют его обязанности по соблюдению трудовой дисциплины (ТК РФ, ст.192).  В них указываются виды взысканий, применяемые за нарушение трудовой дисциплины (ст. 193 ТК РФ "Порядок применения дисциплинарных взыскания ").

   Правила внутреннего трудового распорядка доступны для всех сотрудников. Новый работник должен быть ознакомлен с ними в момент заключения трудового договора (контракта).

В структуру правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется включать следующие разделы:

1.Общие положения (раскрываются общие права и обязанности персонала, администрации библиотеки).

2.Порядок заключения и прекращения  трудового договора (контракта) администрации  с работниками библиотеки.

3.Основные обязанности персонала.

4.Основные обязанности администрации.

5.Рабочее время и время отдыха.

6.Поощрения за успехи в работе.

7.Ответственность за нарушение  трудовой дисциплины.

Должностные инструкции  (Приложение )

Должностная инструкция - правовой акт, который регламентирует права и обязанности работника, его организационно-правовое положение, обеспечивает условия для его эффективной работы  и определяет меру его возможной ответственности.  Их введением достигается целый ряд целей. Среди них можно выделить общие цели: рациональное разделение труда, правильный подбор кадров, их расстановка и использование, укрепление служебной дисциплины в организации, повышение эффективности деятельности организации и специальные цели: создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников, повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового контракта, обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания, разрешение трудовых споров.

Должностные инструкции составляют на основе квалификационных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (редакция от 25.07.05)  (общеотраслевой). Кроме того, для отдельных отраслей бюджетной сферы утверждены особые тарифно-квалификационные характеристики. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием, носят обезличенный характер и объявляются работникам под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации (учреждения, предприятия) и содержит следующие реквизиты: наименование организации (учреждения, предприятия), гриф утверждения, название вида документа, заголовок к тексту, текст, место составления, подпись, визы. Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения (отдела), утверждает руководитель организации (учреждения, предприятия) или его заместитель, курирующий соответствующее подразделение.

Должностная инструкция должна содержать следующие основные разделы:

1. Общие положения:

2. Должностные   обязанности (устанавливается   конкретное содержание деятельности работника):

3. Права (устанавливаются полномочия  работника, обеспечивающие реализацию  его обязанностей):

4. Ответственность     (указывается,     за     что     конкретно     несет ответственность данный  работник).

5.Взаимоотношения. Указывается:

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: "С инструкцией ознакомлен" (дата, подпись). Инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй - у руководителя структурного подразделения, третий - у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года.

Обязанности сотрудников определяются должностными инструкциями, утвержденными директором библиотеки. (Приложения)

Библиотека ведет документацию и предоставляет отчеты и планы работы и иную информацию о своей деятельности в установленном порядке.

Каждое структурное подразделение библиотеки составляет План работы отдела на календарный год и предоставляет его на утверждение директору библиотеки. По утвержденным Планам всех отделов библиотеки директор  составляет Сводный план работы библиотеки на календарный год. План устанавливает перечень намеченных мероприятий (обзоры, книжные выставки, Дни информации др.), их последовательность, объем, сроки исполнения. Планы оформлены в табличной форме.

 Библиотека ведет внутреннюю  отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений, проведенных мероприятиях. Отчеты составляются руководителями подразделений и передаются директору,  затем она составляет сводный отчет и отсылает его в Курскую областную научную библиотеку, который является методическим центров.

Порядок доступа к фондам, перечень основных услуг и условия их предоставления библиотекой определяются в правилах пользования библиотекой.

Одна из основных задач службы ДОУ – создание нормативной базы, обеспечивающей эффективное функционирование системы документационного обеспечения управления организации.

Разработка нормативных документов по ДОУ – одна из функций службы ДОУ. В крупных организациях в составе службы ДОУ создается специальное подразделение, отвечающее за совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе занимающееся разработкой инструкции по ДОУ и т.д. В организациях, не имеющих такого подразделения в составе службы ДОУ, эту работу выполняют наиболее квалифицированные специалисты службы ДОУ.

В МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" вопросами делопроизводства занимается заместитель директора библиотеки.

Заместитель директора библиотеки подчиняется непосредственно директору и является его личным помощником.

При исполнении должностных обязанностей  заместитель директора библиотеки  руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и   нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.

Заместитель директора библиотеки выполняет следующие должностные обязанности:

- Осуществляет работу по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

- Работает с документами: оформление  документов, направление документов в структурные  подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их   оформления, организация хранения исполненных документов.

- Ведет делопроизводство; формирует  дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

- Организует телефонные переговоры  директора библиотеки.

- Ведет книги приказов.

- Печатает по указанию директора библиотеки различные документы и материалы.

-  Принимает поступающую в адрес библиотеки корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в библиотеке порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению, конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию.

- Формирует дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой, обеспечивает  их сохранность и в установленные  сроки сдает в архив.

Таким образом, разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение библиотечного учреждения, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений. Знание и применение этих документов при разработке положений о службе ДОУ, должностных инструкций, инструкций по документационному обеспечению управления обеспечивает высокое качество этих документов и эффективность функционирования самой системы ДОУ.

Таким образом, Муниципальное районное учреждение культуры "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей.

 

Заключение

 

Реализация управленческого действия без документов невозможна. Документ, участвующий в процессе управления, - это конечная, зафиксированная документально форма управленческого решения. В этом заключается суть информации, отраженной в документе, включенном в ДОУ

библиотеки.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот  и входят в состав документационного обеспечения управления.

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия.

МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" находится в ведомственном подчинении отдела культуры, по делам молодёжи ФК и спорту администрации Щигровского района Курской области. Имеет статус центральной районной библиотеки.

   Центральная библиотека  в пределах обслуживаемой территории  формирует, хранит и предоставляет  пользователям библиотеки наиболее полное универсальное собрание документов, организовывает взаимоиспользование библиотечных ресурсов, в том числе осуществляет функции межбиблиотечного абонемента и обеспечивает ведение сводного каталога, оказывает методическую помощь библиотекам.

Директор библиотеки несет полную ответственность за результаты работы в пределах своей компетенции, издает распоряжения и указания, обязательные для всех работников. Сотрудники библиотеки принимаются на работу путем заключения договора (контракта). Библиотека ведет документацию и предоставляет отчеты и планы работы и иную информацию о своей деятельности в установленном порядке.

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот  и входят в состав системы документационного обеспечения управления.

Особое место в документообороте любой библиотеки занимает унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении документов, обеспечивающих распорядительную и исполнительную деятельность аппарата управления

В отличие от других учреждений спецификой ведения ДОУ в библиотеке является составление таких  документов как договора и акты.

В целом ДОУ библиотеки относится к вопросам общих правил и требований работы с документами и является областью библиотечного делопроизводства.

 

 

Список источников и литературы:

 

1. Гражданский кодекс РФ//Полный сборник кодексов Российской Федерации.-Новосибирск, 2004.-С.3-102.
2. Трудовой кодекс РФ//Полный сборник кодексов Российской Федерации.-Новосибирск, 2004.-С.673-717.
3. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ  // Отечественные архивы.-2005.-№1.-С.3-19.
4. О библиотечном деле: федеральный закон от 29.12.1994г. №78-ФЗ//Собрание законодательства РФ.-1995.-№1.-Ст.2.
5. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27.07.2006г. №149- ФЗ//Собрание законодательства РФ.-2006.-№31(ч.1).-Ст.3448.
6. О библиотечном деле Курской области: Закон Курской области от 01.03.2004г. № 06-ЗКО // Курская правда.- 2004.- 13 марта.- № 45-46.
7. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием разграничения полномочий: Федеральный закон от 31.12.2005 №199-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 2006.-, № 1.- Ст.10.
8. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: федеральный закон от 06.10.03 № 131-ФЗ // Собрание законодательства РФ.- 2003.- №40.- Ст.3822.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.-М.: Изд-во стандартов, 2003.-19с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. -12 с.
11. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003):учебное пособие/М.И.Басаков, М.: Дашков и К,2008.-348с.
12. Бургер, И.П. Управление библиотекой вуза: современные подходы и их реализация/И.П.Бургер // Университетская книга.-2007.-№8.-С.72-75.
13. Ватолина, М.В. Организация работы с документами/ М.В.Ватолина.-Ростов н/Д.: Феникс, 2004.-320с.
14. Воробьева, С. Ужель тот самый «отчет»:[об оформлении отчета за год]/С.Воробьева// Библиотека.-2001.-№12.-С.12-13.
15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.-М.: Главархив СССР, 1991.
16. Делопроизводство: учебник/ под общ. Ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: МЦФЭР, 2004.-544с.
17. Дригайло, В.Г. Основы управления библиотекой высшего учебного заведения: научно-практическое пособие/В.Г.Дригайло, Е.В.Башун, В.Н.Волынец.-М.: ЛИБЕРЕЯ, 2004.-328с.
18. Зайцева, Т.А. Современные методики делопроизводства в библиотеке: учебно-методическое пособие/Т.А.Зайцева.-М.: ЛИБЕРЕЯ, 2004.-128с.
19. Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности /М.П.Илюшенко  // Делопроизводство.-2003.-№3.-С.29-32.
20. Клюев, В.К. Управленческая экономика российской библиотеки[Текст] /В.К.Клюев.- М.: Гранд-Фаир, 2007.- 384с.
21. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие/ И.Н.Кузнецов.-М., 2006.-520с.
22. Митрофанова, С.В. Учет библиотечных фондов: методическое пособие/ С.В.Митрофанова.-М.: Профиздат, 2001.-160с.
23. Научная библиотека Орловского государственного института искусств и культуры: рекламный проспект.-2007.- 8с.
24. Организация работы с документами: учебник/под ред. В.А.Кудряева.-М.: Инфра-м, 2003.-592с.
25. Правовое обеспечение деятельности муниципальных библиотек в Российской Федерации// Библиотечное дело XXI век.- 2009.- №1.- С.53-58.
26. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие /А.В. Пшенко.-М.: Форум: Инфра-М, 2004.-256с.
27. Пшенко, А.В. Особенности работы с отдельными группами документов/А.В.Пшенко // Секретарское дело.-2004.-№8/9.-С.51-55.
28. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство/В.А.Спивак.-СПб.: Питер, 2006.-240с.
29. Суслова, И.М. Условия и факторы эффективного управления библиотекой вуза/И.М.Суслова // НТБ.-2002.-№2.-С.99-105.
30. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005г. №536.
31. Управление библиотекой: учебно-практическое пособие/науч. ред. А.Н.Ванеев, Ж.С.Шадрина.-САб.: Профессия, 2002.-302с.
32. Устав МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"