Документационное обеспечение управления библиотеки

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевые слова в тексте указания могут быть «Обязываю» или «Предлагаю» - в зависимости от содержания документа.

Процесс документирования (издания) распорядительных документов строго регламентирован. При составлении и оформлении распорядительных документов следует руководствоваться установленными процедурой правилами и нормами.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления библиотекой содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы. Эта система документации выполняет как бы служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой типовой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как, например, распорядительные, а сообщают сведения, побуждающие принимать решения. Иначе говоря, они инициируют управленческие решения, дают право выбора способа действия. Специфика этих документов в том, что в организованном документообороте они идут, как правило, по системе управления «снизу вверх». Отдельные разновидности этих документов (как, например, служебная переписка, деловые письма в том числе) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями (между библиотеками) и должностными лицами или между юридическими и физическими лицами (между читателями и библиотекой).

Условно документы этого типа можно разделить на две подгруппы.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в библиотеке и отправляемых за ее пределы. Например, годовой Отчет о деятельности библиотеки в вышестоящую организацию, заявка в книжный магазин на приобретение литературы и т.п.

Информационно-справочные документы — протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, служебная переписка (содержащая комплекс видов и разновидностей документов, например, деловое письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и т. п.).

Другую подгруппу составляют справочно-аналитические документы: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и пр., которые также имеют место в ДОУ библиотекой в той или иной степени.

В отличие от других учреждений спецификой ведения ДОУ в библиотеке является составление договоров и актов.

Особое место в составе документов данной типовой группы занимают договоры. Договор играет особую роль в процессе управления, отражая одновременно признаки и справочно-информационных, и справочно-аналитических документов. Этот документ сконцентрировал в современных условиях применения его в управленческих целях все признаки документов системы справочно-информационных и справочно-аналитических документов. В настоящее время существуют порядка 15 типовых групп форм договорных документов, включающих более 100 типовых форм.

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Установленная в Российской Федерации периодизация отчетности - год, полугодие, квартал, месяц, декада. Все прочие сроки, устанавливаемые иногда на практике, являются надуманными. ОД состоит из нескольких комплексов документов:

♦     государственная статистическая отчетность;

♦     ведомственная отчетность;

♦    внутриучрежденческая отчетность [26; С.157].

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех организаций, учреждений и предприятий, независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности. Порядок отчетности установлен «Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в РФ».

Каждая библиотека ведет внутреннюю отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений, проведенных мероприятиях. Такого рода отчетные документы составляются в структурных подразделениях библиотеки и подписываются их руководителями. Внутрибиблиотечные отчетные документы могут называться «отчет» или «справка отчетного характера» (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы, предоставляемые в государственные и вышестоящие органы управления, подписываются только руководителем организации или лицом, его замещающим. В заинтересованные органы предоставляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

В определенных случаях отчетные документы о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета. В таком случае отчет утверждается руководителем организации или вышестоящего органа.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции. Порядок отчетности для отдельных типов и видов библиотек устанавливается соответствующими инструктивными документами министерств и ведомств, к которым они принадлежат. Пояснительная записка и другие материалы рассматриваются как приложение к отчету.

Таким образом, в общих чертах отчет представляет собой документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Отчетные документы существуют только в официальной письменной форме.

В целом работа по оформлению, изготовлению и использованию в ДОУ библиотекой управленческих документов относится к вопросам общих правил (общих требований) работы с документами и является областью библиотечного делопроизводства.

 

Глава 2. Документационное обеспечение управления МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

2.1. Основные направления деятельности, структура библиотеки

 

С 1 марта 2008 года библиотеки Щигровского района переведены на местное самоуправление и получили статус самостоятельных юридических лиц. Согласно федеральному закону «Об общих принципах организации местного самоуправления», в районе произошло разграничение бюджетных полномочий по организации библиотечного обслуживания населения.

На территории каждого сельского муниципального образования района есть поселенческая центральная библиотека (Муниципальное учреждение культуры), директор которой является руководителем для заведующих всеми муниципальными библиотеками, находящимися на территории поселения. Учредитель библиотек сельских поселений — администрация сельского поселения.

В настоящее время основными функциями Щигровской межпоселенческой библиотеки являются:

• библиотечное обслуживание населения муниципального района;
• комплектование фонда библиотек поселений; его учёт,
• обработка новых поступлений,
• обслуживание по межбиблиотечному абонементу (МБА);
• ведение учета и предоставление государственной статистической отчетности;
• методическое руководство и оказание методической помощи библиотекам поселений;
• организация повышение квалификации библиотечных кадров района

Приоритетными направлениями межпоселенческой библиотеки стали:

• историко-патриотическое воспитание;
• популяризация краеведческих знаний;
• активизация информационного обслуживания;
• формирование правовой культуры личности;
• возрождение и развитие народных традиций;
• нравственное и духовное становление личности;
• поддержка образовательных процессов.

В процессе преобразований в библиотечном деле района возникло множество различных проблем, сложных вопросов. Главный из них — обеспечение деятельности библиотек района в контексте реформы. Преобразования проводились так, чтобы сохранить централизованное комплектование и обработку литературы, штат квалифицированных сотрудников, методическую функцию центральной библиотеки по отношению к библиотекам поселений.

Первым этапом деятельности Щигровской центральной библиотеки, как межпоселенческой, стало усиление информационной и методической служб посредством создания новых отделов, таких, как информационно-библиографический и инновационно-методический, и разработка соответствующих регламентирующих документов (Устава МУК «Межпоселенческая центральная библиотека», Правил пользования, Положений об отделах, о платных услугах и др.). За отделом организации использования единого фонда были закреплены обязанности по организации внестационарных библиотечных пунктов. В связи с расширением круга обязанностей отдел теперь называется: отдел организации использования единого фонда, межбиблиотечного абонемента, электронной доставки документов и внестационарного обслуживания. На всех сотрудников библиотеки были разработаны новые должностные инструкции.

Итак, с 2008 года «Межпоселенческая библиотека» Щигровского  района Курской области  работала по документам, регламентирующим деятельность библиотек:

• Устав Муниципального казенного районного учреждения культуры «Межпоселенческая библиотека» Щигровского  района Курской области;
• Положение  МУК «Межпоселенческая библиотека» Щигровского района Курской области;
• Положение о детской библиотеке;
• Положение о платных услугах;
• Положение о юношеской кафедре;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Коллективный договор;
• Должностные инструкции;
• Правила пользования библиотекой;
• Штатное расписание;
• Режим работы.

Структура библиотечного обслуживания района: 14 муниципальных библиотек (межпоселенческая библиотека, центральная детская, 12 поселенческих библиотек на правах библиотек-филиалов).

Сельские библиотеки работают по документам, регламентирующим деятельность библиотек:

• Устав сельской библиотеки;
• Положение о библиотеке;
• Положение о юношеской кафедре;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Должностные инструкции;
• Правила пользования библиотекой;
• Штатное расписание;
• Режим работы.

Структура МКРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека":

Организационно методический отдел

Методическая работа библиотеки - это деятельность, направленная на улучшение методов труда для поднятия уровня обслуживания читателей.

 

• Методический отдел собирает фонд печатной продукции по теории и практике библиотечного дела.
• Формирует папки методических рекомендаций, разработок мероприятий, письменных консультаций.
• Является координирующим центром библиотек ЦБС, т.е. составной частью, формой управления библиотечным делом в районе.
• Занимается обучением кадров библиотечных работников системы, повышает их квалификацию через консультации, семинары, конкурсы, деловые игры, практикумы и пр. формы учебы. Издает листки о лучших библиотекарях системы.
• Изучает, обобщает и распространяет опыт работы библиотек ЦБС, области, страны, зарубежья. Издает буклет "Современные тенденции библиотечного дела".
• Разрабатывает сценарии вечеров, утренников, премьер книг, викторин, игр и пр., издает их и выдает по требованию библиотекарей. Имеет тематическую направленность в этой работе - краеведение.
• Принимает участие в исследовательской работе ведущих библиотек страны и ведет самостоятельную региональную исследовательскую деятельность для изучения интересов читателей и направленную на улучшение их обслуживания (телефонные опросы жителей, анкетирование читателей и т.д.

Отдел комплектования и обработки литературы

 В обязанности работников  отдела входит комплектование библиотечного фонда, научная и техническая обработка литературы, редактирование карточных каталогов, систематизация литературы, организация карточных каталогов. Отдел комплектования ведет большую работу по подписке на периодические издания.

Отдел обслуживания

 Одной из самых древних  форм работы библиотек является  абонемент, самый популярный и  наиболее удобный для читателей  отдел. Примерно 50 тысяч книг насчитывает  абонемент в своем фонде. Абонемент  гостеприимно принимает всех, кто  сюда приходит: школьников, студентов, рабочих, служащих, пенсионеров.

  Абонемент для взрослых читателей включает в себя две кафедры:

• молодежная кафедра обслуживает читателей от 14 лет (9 класс) до 21 года включительно
• общая кафедра обслуживает читателей с 22 лет

Читальный зал