Документационное обеспечение

1. Перечислите  основные государственные структуры,  которые регламентируют процесс  делопроизводства и сферу документации  в нашей стране.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое  осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения  в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и  методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

2. Дайте  определение нормативно-методической  базе делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

3. Какой  основной федеральный закон, который  определяет политику в сфере  документации; год его издания.

Федеральный закон  «Об информации, информационных технологиях  и защите информации» от 08.06.2006 г.

4. Какой  ГОСТ, определяющий правила оформления организационно-распорядительной документации.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введен в действие с 1 июля 2003 г.

5. Что  следует понимать под унификацией  и стандартизацией документов? Дайте  определения.

Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов приведение к единообразию их форм, структуру, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация  документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Суть стандартизации в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

6. Каковы  цели и задачи службы делопроизводства?

Цели службы ДОУ:

- организация  работы;

- руководство  документационным потоком;

- координация  видов работ с документами;

- контроль за  последовательностью работы с  документами;

- организация  работ по документационному обеспечению  управления.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование  форм и методов работы с  документами;

- обеспечение  единого порядка документирования;

- обеспечение  единого порядка работы с документами; 

- контроль за  исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение  по возможности документооборота;

- методическая  работа по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации;

- внедрение  прогрессивных технологий на  базе применения вычислительной  и организационной техники.

7. Какие названия могут иметь подразделения, занимающиеся документацией на предприятиях?

Возможное название специального структурного подразделения  ДОУ:

- управление  делами;

- общий отдел;

- канцелярия;

- секретариат;

8. Перечислите  пакет необходимых документов, создаваемых в организации для подразделения делопроизводства.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные  акты Российской Федерации в  сфере документации и информации;

- указы и  распоряжения Президента Российской  Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

- законодательные  акты субъектов Российской Федерации  и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной  власти  субъектов Российской Федерации  (учитываются при организации  делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);

- нормативные  правовые акты федеральных органов  исполнительной власти (министерств,  комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- технические  регламенты и национальные стандарты  в области документационного  обеспечения управления;

- общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

- унифицированные  системы документации;

- нормативные  правовые акты, издаваемые руководством  учреждений, организаций и предприятий.

9. Назовите  основные разделы инструкции  по делопроизводству.

К числу обязательных разделов инструкции по делопроизводству можно отнести следующие:

- Общие положения;

- Подготовка  и оформление документов;

- Организация  документооборота и исполнения  документов;

- Контроль исполнения  документов;

- Формирование  дел и хранение документов.

10. Что  понимается под номенклатурой дел?

Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заводимых в организации  дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

11. Определите  роль и значение должностной  инструкции. Какова ее структура?

Должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Должностная инструкция позволяет оценить работу того или иного сотрудника позиции качества. Вы не сможете уволить работника за систематическое невыполнение должностных обязанностей, если причиной вашего недовольства является качество его работы. В трудовом контракте этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: «Что сотрудник должен делать на работе?». Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим контракт, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы. На вопрос: «Как?» отвечает должностная инструкция.

Унифицированная структура текста согласно УСОРД  включает следующие разделы:

1) Общие положения.

2) Функции.

3) Должностные обязанности.

4) Права.

5) Ответственность.

6) Взаимоотношения.  Связи по должности.

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. Определяются направления деятельности специалиста. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе; руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее. Определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

12. Оформите  общий бланк Вашего предприятия  (продольный вариант). (Приложение 1).

13. Подготовьте  бланк конкретного вида документа (угловой вариант). (Приложение 2).

14. Оформите  бланк приказа департамента образования  администрации г. Кемерово (продольный  вариант). (Приложение 3).

15. Подготовьте  бланк распоряжения ОАО «Сибэлектромотор». (Приложение 4).

16. Подготовьте  бланк письма генерального директора ЗАО «Сибнефть». (Приложение 4).

17. Оформите  общий бланк бухгалтерии любого  предприятия. (Приложение 5).

18. Подготовьте  бланк письма (любого предприятия). (Приложение 6).

19. Составить  приказ.

От имени  генерального директора фирмы «Юнион» Кузнецова К. П. от 24.05.2009 № 12 в связи с мероприятиями по улучшению пожарной безопасности на предприятии. Приказ издается на основании докладной записки начальника технического отдела Касаткина В. Л. от 18,05.2009 и в связи с производственной необходимостью. Директор требует, чтобы начальник технического отдела принял меры по улучшению пожарной безопасности, т. е. надо завести песок, приобрести необходимый инвентарь, провести инструктаж работников. Главному бухгалтеру Зуевой В. Т. подготовить отчет о необходимых расходах. Контроль поручен гл. инженеру Кустову М. М. Имеется отметка об исполнителе и направлении в дело № 44. (Приложение 7).

20. Составить распоряжение.

Декана горного  факультета Адамкова А. В. по распределению  гуманитарной помощи нуждающимся студентам от восьмого сентября 2009 г. за № 15. Необходимо определить критерии отбора нуждающихся студентов, составить список таких студентов в каждой группе. Определить сроки выдачи гуманитарной помощи (назначить ответственных и возложить контроль за исполнением). Имеется приложение: положение о правилах распределения гуманитарной помощи на 4 листах в 1 экз. Документ направлен зам. декана по социальным вопросам Л. Б. Макушкину. Имеется отметка об исполнителе и направлении в дело № 24. (Приложение 8).

21. Составить указание.

По механическому  заводу в г. Кемерово об установлении единого режима работы центральных  складов. В констатирующей части  отметить, что отпуск цехам материалов со складов предприятий в течение  рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части указать конкретные часы отпуска материалов со складов, назвать должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части, и другие реквизиты указать самостоятельно. (Приложение 9).

22. Составить распоряжение.

От имени  начальника управления образования  г. Кемерово Горбачева К. Д. от 18 декабря 2009 г. за № 35, о нормативах непосещения  школы детьми разного возраста в морозные дни. В тексте предусмотреть, при какой температуре без ветра и с ветром могут посещать школу учащиеся начальных, средних и старших классов. Довести до сведения учителей, через директоров школ, а также родителей и школьников с помощью средств СМИ. Назначить ответственных и срок исполнения. Документ согласован главным врачом детской городской больницы и направлен в учебные заведения города. (Приложение 10).

23. Подготовить справку.

Об итогах работы цеха № 5 инструментального завода в первом квартале 2010 г. от имени мастера данного цеха Красулина А. Л. на имя заместителя директора Тогущакова Н. Н. от 2 апреля 2010 г. В документе указать, что цех полностью справился с планом, однако имеются недостатки (укажите какие) Отметить передовиков цеха. Исполнитель Кирсанова А. П. (Приложение 11).

 

 

24. Составить справку.

От имени  начальника отдела кадров Шевцовой Т. Ф. о том, что Кромина Т. Я. работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела Кемеровского производственного  объединения «Азот». Указать оклад и место требования данной справки, и недостающие реквизиты. (Приложение 12).

25. Составить докладную записку.

От имени  директора Северского зоопарка Некрасовой К. А. от 27.11.2009 за №2 председателю шефствующего совхоза «Заря» Козлову П. Г. о  том, что с наступлением зимы поставка сена осуществляется нерегулярно, зоопарк испытывает дефицит кормов для травоядных животных. Директор просит в ближайшее время положительно решить эту проблему и вносит ряд предложений. (Приложение 13).