Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания

Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов).

Существует автоматизация  отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

В итоге сделан следующий  вывод: для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

 

2. Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ

 

Уровень автоматизации  технологических процессов работы с документами сегодня выступает  как важный оценочный критерий, связанный  с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота⁷. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее  время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и "коробочные" варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять  все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДОиВ должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

 

1. функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1. Делопроизводство

1.1. Создание  документов (использование шаблонов)

1.2. Регистрация документов

1.3. Контроль исполнения документов

1.4. Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)

1.5. Ведение номенклатуры дел

1.6. Подготовка статистических данных о документообороте

1.7. Автоматический ввод информации с бумажных носителей

2. Организация электронного архива

2.1. Архивирование  документов

2.2. Полнофункциональный поиск

2.3. Безопасность  хранения документов

2.4. Организация доступа к документам архива

3. Обеспечение задач электронного документооборота

3.1. Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

3.2.Работа с  электронными файлами

3.3. Средства криптозащиты

3.4. Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи

4. Управление документооборотом

4.1. Управление потоками документов внутри организации

4.2. Передача документов на исполнение

4.3. Контроль движения (передачи) документов

4.4. Контроль действий пользователей

4.5. Маршрутизация документов

4.6. Согласование документов

4.7. Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов

5. Управление деловыми процессами

5.1. Совместная работа над документами в режиме реального времени

5.2. Работа с удаленными офисами и подразделениями

5.3. Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах

5.4. Получение уведомлений от системы электронного документооборота

5.5. Работа со справочниками

 

2. Системно-технические требования

^{Системно-технические  требования должны учитывать  соответствие оцениваемых  продуктов используемой системно-технической  платформе.}

^{1. Программная реализация}

^{1.1. Технология клиент-сервер}

^{1.2. Технология интернет/интранет}

^{1.3. Поддержка стандартов открытых систем}

^{1.4. Наличие средств разработки приложений}

^{1.5. Наличие средств сканирования документов}

^{1.6. Удобный интерфейс}

^{2. Сетевая ОС для серверной части}

^{2.1. Windows Server 2008}

^{3. Сетевая ОС для клиентской части}

^{3.1. Windows ХР}

^{4. Эксплуатационные требования}

^{4.1. Надежность автоматизированной системы}

^{4.2. Безопасность системы}

^{4.3. Администрирование системы}

^{4.4. Количество одновременно работающих пользователей – до 100}

^{5. Адаптационные возможности}

^{5.1. Простота и удобство при внедрении системы}

^{5.2. Удобство настройки системы}

^{5.3. Возможность развития системы}

Вывод: Таким  образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.

 

3. Выбор системы  весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки

 

Внедрение уже  разработанного программного продукта или платформы позволяет существенно сократить время и повысить эффективность работы системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. Процесс принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота в каждой организации имеет свои особенности и нюансы. Поэтому для объективного выбора необходимо использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов. Каждые требования будут систематизированы и оценены по 200 бальной шкале. В зависимости от того, насколько важна автоматизация той или иной функции и насколько важно то или иное системное требование, каждому критерию присваивалось максимальное количество баллов – 5, 10, 15, 20. Безусловно, все из критериев немаловажны для анализа, но важность их для автоматизации делопроизводства в учреждении разная. Соответственно 20 баллов присваивалось тем функциям, автоматизация которых имеет первоочередное значение, и тем системно-техническим требованиям, которые имеют первоочередное значение при внедрении системы на предприятии; 10 и 15 – тем функциям и требованиям, которые имеют второстепенное значение; 5 – тем функциям и критериям, которые являются вспомогательными для первых двух групп, их основой. Результаты систематизации оформлены в таблице:

 

Система баллов для экспертной оценки

 

Критерии	Количество  баллов
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 200
Делопроизводство	От 0 до 60
Создание документов (использование шаблонов документов)	От 0 до 5
Регистрация документов	От 0 до 10
Контроль исполнения документов	От 0 до 15
Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)	От 0 до 15
Ведение номенклатуры дел	От 0 до 5
Подготовка статистических данных	От 0 до 5
Автоматический ввод информации с бумажных носителей	От 0 до 5
Организация электронного архива	От 0 до 25
Архивирование документов	От 0 до 5
Полнофункциональный поиск	От 0 до 10
Безопасность хранения документов	От 0 до 5
Организация доступа к документам архива	От 0 до 5
Обеспечение задач электронного документооборота	От 0 до 25
Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)	От 0 до 10
Работа с электронными файлами	От 0 до 5
Средства криптозащиты	От 0 до 5
Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи	От 0 до 5
Управление документооборотом	От 0 до 55
Управление потоками документов внутри организации	От 0 до 10
Передача документов на исполнение	От 0 до 10
Контроль движения (передачи) документов	От 0 до 10
Контроль действий пользователей	От 0 до 5
Маршрутизация документов	От 0 до 5
Согласование документов	От 0 до 5
Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.	От 0 до 10
Управление деловыми процессами	От 0 до 35
Совместная работа над документами в режиме реального времени	От 0 до 10
Работа с удаленными офисами и подразделениями	От 0 до 10
Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах	От 0 до 5
Получение уведомлений от системы электронного документооборота	От 0 до 5
Работа со справочниками	От 0 до 5
Системно-технические требования	От 0 до 200
Программная реализация	От 0 до 70
Технология клиент- сервер	От 0 до 20
Технология интернет/интранет	От 0 до 15
Поддержка стандартов открытых систем	От 0 до 15
Наличие средств разработки приложений	От 0 до 10
Наличие средств сканирования документов	От 0 до 5
Удобный интерфейс	От 0 до 5
Сетевая ОС для серверной части	От 0 до 20
Windows Server 2008	От 0 до 20
Сетевая ОС для клиентской части	От 0 до 20
Windows ХP	От 0 до 20
Эксплуатационные требования	От 0 до 55
Надежность автоматизированной системы	От 0 до 20
Безопасность системы	От 0 до 15
Администрирование системы	От 0 до 10
Количество одновременно работающих пользователей – до 100	От 0 до 10
Адаптационные возможности	От 0 до 35
Простота и удобство при внедрении системы	От 0 до 15
Удобство настройки системы	От 0 до 10
Возможность развития системы	От 0 до 10

 

4. Поиск программных продуктов

 

^{Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, то есть с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности учреждения. Для этого были использованы информационно-рекламные материалы конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов, журналы, публикации, результаты сопоставительного анализа, сайты фирм-разработчиков в Интернете8. Это позволит предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения будут отсеяны еще на предварительной стадии по функциональным соображениям (к примеру, программный продукт не предоставляет возможности документооборота, а этот критерий определен  как один из самых важных), а после ценовым, (цена намного превосходит возможности учреждения). Для выбора АСДОУ были взяты 5 альтернативных вариантов программного обеспечения (Directum, БОСС-Референт, ЗОЛУШКА-Канцелярия, Олимп – Делопроизводство, DocsVision), которые будут оцениваться на первой стадии по назначению и возможностям системы.}

1. ^{Название: Directum}

^{Производитель и распространители в России: Компания DIRECTUM (НПО Компьютер)}

^{Предназначение: Cистема электронного документооборота и управления взаимо-действием}

^{Возможности:}

Управление  электронными документами

- создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.);

- поддержка версий документов и ЭЦП;

- структурирование документов по папкам;

- назначение прав доступа на документы;

- история работы с документами;

- полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

 

Управление  деловыми процессами

- поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow);

- выдача электронных заданий и контроль их исполнения;

- взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;

- поддержка свободных и жестких маршрутов;

- богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

Канцелярия

- регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);