Составление и оформление документов ПЭВМ

Перекрестная ссылка — это текст, предлагающий читате­лю документа обратиться к другому фрагменту текста или ри­сунку, содержащемуся в тексте. Например:

"Вернитесь к разделу "Базовые функции редактирования текста"

(страница # # #)".

В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции документа по­добный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощ­ные системы подготовки текстов позволяют автоматически от­слеживать процесс изменения за счет организации перекрест­ных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным об­разом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.

Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположен­ный вне основного текста документа на полях печатной страни­цы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно расположен над текстом документа, и нижний (Footer), распо­лагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами.

Стандартными параметрами оформления страниц доку­мента являются:

поля страниц;

размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

расположение колонтитулов;

количество колонок текста (газетный стиль).

Печать документа

Печать документа, как правило, является одной из основ­ных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать "твер­дую" копию разрабатываемого документа, максимально при­ближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редактирования.

Различают подготовку текста документа к печати и соб­ственно печать текста. Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяются конкретной системой подго­товки текстов.

К основным операциям можно отнести процесс разбиения документа на страницы, нумерацию страниц, оформление ко­лонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме.

Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки. Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набо­ра текста, но иногда — по специальной команде системы.

Аналогично существованию "жестких" и " мягких" разде­лителей строк и слов существуют "жесткие" и "мягкие" разде­лители страниц. Установка "мягких" разделителей страниц про­изводится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или фор­матировании текста.

Положение маркера "мягкого" разделителя страниц зави­сит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы — установленных ве­личин полей, формата листа бумаги для печати.

Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по пра­вилам полиграфии. Например, не допускаются так называемые "висячие" строки — одиночные строки абзаца вверху или вни­зу страницы, может автоматически отслеживаться расположе­ние двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п.

"Жесткие" разделители страниц устанавливаются пользо­вателем при необходимости начать новую страницу документа, например, перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение мар­кера "жесткого" разделителя страниц полностью во власти раз­работчика документа и не может быть изменено программой си­стемы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно распо­лагается в области колонтитула слева, справа или в центре стро­ки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы.

Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем но­сителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять про­цедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операци­ей этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сер­висных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати.

Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления, конкретные возможности работы пе­чатающего устройства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации.

Универсальные системы текстовой обработки допускают различные вариации печати текста документа, например, пе­чать нескольких копий, печать в обратном порядке, печать толь­ко некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапа­зона страниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.

2.      Компьютерные технологии подготовки табличных документов

2.1 Понятие, структура и порядок разработки таблицы

Создание и обработка табличных документов — это та об­ласть информационной поддержки управленческой деятель­ности, в которой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

Подготовка табличных документов базируется на двух основных категориях:

форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);

программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент об­работки).

Диапазон применения современных табличных процессо­ров невероятно широк — от операций над числами в столбцах и строках до построения на основе табличных данных диаграмм, выполнения сложного финансово-экономического анализа, ав­томатизирования различных сфер бухгалтерской и экономиче­ской деятельности.

Существует несколько определений понятия "таблица": таблица — это организованный в вертикальные колон-и (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца, и графы;

таблица (от польск. fablica, от лат. tabula — доска, табли­ца) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в из­вестном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппи­рованный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих само­стоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графи­ческая смысловая связь между понятием, объединяющим ма­териал в строку, и понятием, объединяющим материал в стол­бец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в сло­весную форму и существенно облегчить усвоение и анализ ор­ганизованных в таблицу данных.

Организация материала в таблицу не имеет смысла если:

включаемые в таблицу данные не носят справочного ха­рактера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре за­головочную часть, занимающую много места и требующую зна­чительных усилий при ее восприятии;

целесообразнее заменить таблицу графиком или диа­граммой с целью наглядной демонстрации характера протека­ния процесса, выявления структуры и соотношения ее частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее — это наименование того явления или объек­та, которые рассмотрены в таблице.

Сказуемое — это совокупность характеристик объектов, от­носящихся к подлежащему.

Чтобы построить таблицу, необходимо:

сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего;

сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить дан­ные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего;

определить место показателей подлежащего и сказуемо­го. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется раз­мещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, го­ловке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп по­казателей подлежащего), а наименования показателей сказуе­мого — в головке;

построить в соответствии с намеченным планом разме­щения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способ­ствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, пред­варительному выбору стилевого оформления таблицы;

определить тему таблицы и сделать ее тематическим за­головком.

2.2 Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности. Логичность построения таблицы означает:

расположение логического сказуемого таблицы в про-графке (не в головке или боковике);

правильную, логическую соподчиненность элементов та­блицы: данных графы — ее заголовку, данных строки — показа­телю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса голов­ки — объединяющему их заголовку верхнего яруса;

—              логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением

следующих требований:

расположение сопоставляемых числовых данных по вер­тикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке).

Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном-двух показателях сказуемого очень много по­казателей подлежащего; когда велико число показателей сказу­емого, а число показателей подлежащего невелико (рекоменду­ется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив про­должение под начальной частью и повторив в боковике продол­жения таблицы показатели подлежащего, когда требуется со­поставлять числа и по вертикали, и по горизонтали;

расположение рядом сопоставляемых граф и строк;

системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкрет­ным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и тре­бования простоты нахождения графы или строки; по принято­му порядку в государственном или ином документе; по нарас­тающему или ниспадающему признаку и т. д.);

расположение в головке сначала (на первом уровне) наи­менований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего;

равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);

6)              преимущественное использование продольных таблиц.
Получающиеся поперечными таблицы можно сделать про-
дольными:

перевернуть таблицу — превратить боковик в головку, головку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки;

перенести из головки и боковика в прографку одну из не­скольких групп показателей подлежащего;

вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

разделить таблицу по вертикали на две части и поме­стить продолжение с повторным боковиком;

комбинировать указанные приемы;

минимально возможное число ярусов в головке и макси­мальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

избегать деления головки на ярусы, если можно объеди­нить заголовки двух ярусов в один;

объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один за­головок, используя перекомпоновку граф;

образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

устранять необязательные заголовки типа "Страны" над названиями стран, "Год" над обозначениями годов;

переносить в примечания под таблицей или в тематиче­ский заголовок таблицы из заголовков граф многократно повто­ряемые пояснительные и уточняющие слова;

заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке;

максимальный лаконизм данных прографки, для чего ре­комендуется:

выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов про­графки слова или числа — в тематический заголовок;

ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, округляя числа или переводя единицы величин в более круп­ные с помощью приставок;

объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

заменять слова условными математическими обозначе­ниями: < (не более), > (не менее), > (более), < (менее) и т. п.;

9) размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.