Правила оформления документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра финансов и финансового менеджмента

 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу: «Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

Студент ФФБД

1-й курс, РФМ-2                                ____________            Т.И. Коменда

 

       

 

 

Проверил канд. экон.

наук, доцент ____________ В.В. Паневчик

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2015

 

СОДЕРЖАНИЕ

Теоретический вопрос……………………………....................................	3-4
Правила оформления реквизитов…………………….............................	4-9
Правила подготовки организационно-распорядительных документов........................................................................................................	9-10
Студенческие документы……………………………………...……..…	11
Приказы по основной деятельности……………………………………...	12
Приказы по личному составу……………………………………………..	13-15
Справочно-информационные документы………………………………..	16
Документы, входящие в состав личного дела…………………………...	17-19
Деловое письмо……………………………………………………………	20
Переписка с иностранным корреспондентом……………………………	21
Организация и анализ делопроизводства………………………………..	22
Список использованных источников………………………………………..	23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 1.

Информативность и убедительность делового письма. Служебный речевой этикет. Заимствованные слова.

 

Документ - это память учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке хранится информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому текст должен быть составлен так, чтобы каждый раз требовался минимум времени на ознакомление с ним.

Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Использование сложившихся, стандартных формулировок ("освободить от занимаемой должности"; "контроль за исполнением возложить на..."; "оплата гарантируется"; "ввиду срочности заказа"; "в соответствии с предварительной договоренностью и решением"; "в целях дальнейшей кооперации" и т.д.) облегчает процесс составления делового письма, наполняя его нужной информативностью, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.

Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:

· доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…);

· использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения:

· адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас ). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

 

 

Вопрос 2.

Какие виды печатей применяют при удостоверении документов? Каковы требования, предъявляемые к их изготовлению? Какие существуют варианты проставления оттиска печати на документах? На каких документах ставится гербовая печать? Охарактеризовать лексические ошибки (плеоназмы, тавтология и др.)

 

В зависимости от ряда признаков печати различают:

1) По форме: круглые, овальные, квадратные, прямоугольные и треугольные.

2) По формату клише: простые и  наборные. Простые печати - это печати  с неизменным клише. К наборным  относятся печати, клише которых  собрано из отдельных элементов (знаков и рисунков), их можно  заменить или перегруппировать.

3) По типу оснастки: ручные и автоматические. Ручными печатями считаются те, которые отделены от штемпельной подушки и работают только после промакивания ими штемпельной подушки; автоматическими - печати, совмещенные со штемпельной подушкой и оставляющие оттиск на бумаге после нажатия на подвижную часть печати.

4) По способу изготовления: изготовленные  фотополимерным способом или  методом лазерной гравировки. Отметим, что существуют и иные способы  изготовления печатей предприятий, но на практике они используются  очень редко.

5) По типу защиты:

обычная печать. Не защищена специальными средствами защиты;

печать со скрытым изображением. Содержит сложный графический узор, выполненный с помощью лазерной техники и неразличимый невооруженным глазом. В таких печатях изображение становится видимым только при наложении на оттиск специальной изготовленной вместе с печатью интерференционной сетки;

печать с контрольными метками. Это печать с "брызгами", "кляксами", "непропечатками", деформациями рисунка, растровыми точками, специально размещенными на клише печати в местах, известных владельцу печати;

печать с невидимым изображением. Имеет на клише элемент, который при печати оставляет невидимый отпечаток специальной краской. Такой отпечаток становится видимым только в свете специальной лампы, чаще всего - ультрафиолетовой лампы детектора валют.

6. По присутствию изображения государственного герба: гербовые и простые.

Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается  полное наименование организации. Оттиск такой печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Ее проставление часто оговаривается в специальных нормативных правовых актах.

Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

Простые печати в свою очередь делятся на: 

печати организаций (негосударственных организаций и общественных объединений, которые не имеют права помещать на печати изображение Государственного герба);   

печати структурных подразделений (например, кадровой службы, канцелярии, общего отдела организации или предприятия и т. п.).

 

Требования, предъявляемые к изготовлению печатей:

Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы, диаметром 43 — 45 миллиметров (для центральных органов власти и управления) или 40 — 42 миллиметра (для юридических лиц), печать круглой формы с текстом на одном языке 38 — 40 миллиметров, печать круглой формы с текстом на двух языках 40 — 45 миллиметров. Печать изготавливается в одном экземпляре. В некоторых случаях с разрешения вышестоящего органа допускается изготовление дополнительной печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь с цифрой 2, а учреждениям Национального банка Республики Беларусь, государственным нотариальным конторам более двух печатей с соответствующими цифрами.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на угловых штампах государственных предприятий, организаций и учреждений республиканского и местного подчинения, под ним наименование министерства, главного управления (управления) и наименование юридического лица. Текст, изображаемый на угловом штампе министерства, другого республиканского органа государственного управления, иного юридического лица, должен соответствовать тексту, изображенному на печати субъекта хозяйствования. Если угловой штамп изготавливается на двух языках, то слева пишется текст на белорусском языке, а справа на русском. Юридический адрес и другие реквизиты на штампе указываются на одном языке. Угловые штампы должны изготавливаться по установленным стандартам в соответствии с технологией предприятия и не должны превышать размера 45–75 миллиметров. Не допускаются в тексте угловых штампов такие сокращения организационно-правовых форм юридического лица или индивидуального предпринимателя, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и так далее.

Простая печать представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы без изображения Государственного герба Республики Беларусь. По окружности указывается: Республика Беларусь, юридический адрес (город или район), а в центре — полное наименование юридического лица либо эмблема. Печати с эмблемами (символическими или графическими изображениями) могут быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке и имеется ее описание в уставе юридического лица или положении о нем. Описание текста печатей и угловых штампов должно строго соответствовать официальному наименованию юридического лица или индивидуального предпринимателя, определенному в таких документах, как свидетельстве о регистрации юридического лица, уставе, положении, постановлении, распоряжении, приказе и прочее, свидетельстве о государственной регистрации индивидуального предпринимателя. Не допускаются в тексте печатей и угловых штампов такие сокращения организационно-правовых форм юридического лица или индивидуального предпринимателя, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и так далее.

Официальные названия государственных органов, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей в тексте печатей и штампов выполняются на белорусском и (или) русском языках. В наименования юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не могут включаться слова и символы иных алфавитов. Разрешается изготовление печатей на белорусском и русском языках. При этом все реквизиты указываются на двух языках.

Организация самостоятельно (на основании законодательства) определяет перечень документов, на которых проставляется главная печать. Так установлено ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее ― Инструкция по делопроизводству).

Оттиском главной печати заверяется подпись должностного (ответственного) лица организации, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление главной печати не придает этому документу юридической силы.

Согласно требованиям законодательства оттиск печати должен захватывать часть наименования  должности лица, подписавшего (утвердившего) документ, и его личной подписи.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать. К ним относятся:

- свидетельства о регистрации  актов гражданского состояния;

- паспорта и другие документы, удостоверяющие личность;